Czy organy podatkowe muszą mieć dostęp on-line do faktur elektronicznych

rada

Urząd skarbowy nie musi mieć dostępu on-line do e-faktur. Udostępnienie stanowiska komputerowego, na którym kontrolujący mogą przeglądać faktury zapisane na płycie CD, spełnia te warunki.

uzasadnienie

Zasady przechowywania i udostępniania faktur elektronicznych określa § 6 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Wynikają z niego następujące zasady przechowywania i udostępniania faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej:

• przechowuje się je na terytorium kraju lub na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu);

• podatnik ma obowiązek zapewnić, zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności musi zapewnić możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, oraz zapewnić czytelności tych faktur;

• powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania;

• dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Jak z tego wynika, podatnik wystawiający faktury elektroniczne jest zobowiązany zapewnić tym organom dostęp do tych faktur. Obowiązek taki istnieje, ale tylko na żądanie organów podatkowych. Żądanie organów podatkowych musi wynikać z odrębnych przepisów. Będą to przepisy Ordynacji podatkowej, które określają, kiedy i na jakich warunkach organ podatkowy może żądać od podatnika wglądu w jego dokumentację. Będzie to kontrola podatkowa lub czynności sprawdzające. Przepisy określają dodatkowo, że dostęp ten ma być natychmiastowy, pełny i ciągły, drogą elektroniczną. Nie oznacza to jednak, że organ podatkowy ma mieć dostęp do dokumentów 24 godziny na dobę. Dostęp ma być pełny i ciągły, ale na zasadach przewidzianych dla udostępniania innych dokumentów w trakcie kontroli lub postępowania sprawdzającego.

Przepisy nie określają jednak, że ma to być dostęp on-line i w siedzibie organu podatkowego. W przypadku kontroli podatkowej art. 285b Ordynacji podatkowej wprost określa, że kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, ale tylko za zgodą kontrolowanego. Kontrolowany ma obowiązek zapewnić dostęp w swojej siedzibie lub miejscu przechowywania dokumentacji, a nie w siedzibie organu podatkowego. Przepisy określają również czasowe ramy przeprowadzania kontroli w danym dniu, gdy kontrola nie jest przeprowadzana w siedzibie organu podatkowego. Kontrola może być przeprowadzona w godzinach prowadzenia działalności, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez osiem godzin dziennie.

Jak z tego wynika, zasady udostępniania faktur nie są dowolne i niczym nieograniczone, tak jak sugerował to § 6 rozporządzenia, regulujący zasady udostępniania faktur elektronicznych organom podatkowym.

Stanowisko organów podatkowych nie jest jednolite. Pojawiają się prawidłowe stanowiska, gdy organy podatkowe uznają, że (...) stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku, iż „natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur” nie oznacza dostępu „on line” 24 godziny na dobę bez ograniczeń oraz, że dostęp ten można zapewnić w sposób bezpieczny dla obu stron - np. poprzez nagranie wskazanych faktur na dysk CD lub inny nośnik elektroniczny w formie czytelnej i umożliwiającej ich analizę oraz druk wraz z oprogramowaniem umożliwiającym ich odczytanie w formacie, w jakim zostały wystawione w obecności kontrolującego należy uznać za prawidłowe (pismo z 8 maja 2008 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPP1-443-281/08-7/BS).

Niestety, nadal pojawiają się także interpretacje, w których organy podatkowe uznają: W świetle powyższego stwierdzić należy, iż przepis § 6 ust. 1 cyt. rozporządzenia interpretować należy w ten sposób, iż podatnik obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, pełny i ciągły dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa ww. rozporządzeniu. Dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru (pismo z 9 stycznia 2009 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, nr IBPP2/443-994/08/ICz).

Na nieprawidłowość tego stanowiska wskazał NSA w wyroku z 26 lutego 2009 r., sygn. akt I FSK 1612/07. Jest to ważny wyrok, który wyznacza kierunek interpretacyjny przepisów. Przede wszystkim sąd zwrócił uwagę, że: Nałożenie na podatnika obowiązku zapewnienia organom podatkowym (kontroli skarbowej) - na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami - dostępu do przechowywanych e-faktur, w ich siedzibie, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. Internet, wymagałoby zmiany stosownych unormowań ustawy Ordynacja podatkowa (również ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) w zakresie jednoznacznego zobowiązania podatników stosujących e-faktury do stworzenia - dla celów kontrolnych - na swój koszt takiego kanału dostępu dla tych organów za pośrednictwem określonego co do parametrów systemu teleinformatycznego, oraz zezwolenia na przeprowadzanie czynności kontrolnych (sprawdzających) odnośnie tych faktur w siedzibie organu pod nieobecność podatnika.

Organy podatkowe, jak to zostało wskazane w cytowanej interpretacji, mimo że nie wynika to z przepisów, uznają, iż musi to być dostęp on-line. Na to również sąd zwrócił uwagę: Nieprawidłowym jest także użycie w ramach wykładni tegoż przepisu terminu on-line, niezdefiniowanego przez prawodawcę oraz przez żaden z organów, którym nie posłużono się w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133, poz. 1119). Nie jest także prawdą, że natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do e-faktur zapewnia organowi wyłącznie dostęp np. za pośrednictwem Internetu, gdyż wymogi te spełnia również udostępnienie stanowiska komputerowego przez podatnika w jego siedzibie, z pełnym dostępem do bazy e-faktur podatnika za okres dokonywanych czynności kontrolnych.

• § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT