Wystarczy jeden odpis z KRS

Poświadczanie zgodności kopii dokumentów z oryginałem
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Każdy, kto szuka sprawiedliwości w sądzie, będzie mógł w procesie cywilnym samodzielnie poświadczać zgodność odpisów składanych dokumentów z ich oryginałem. Dotyczyć to będzie zarówno pełnomocnictw, jak i dokumentów będących dowodami w sprawie. Takie rozwiązanie zawiera projekt nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego, który trafi do drugiego czytania w Sejmie.

Ułatwienia dla spółek

Proponowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości rozwiązanie ma istotne znaczenie dla przedsiębiorstw, które prowadzą wiele procesów, jak banki czy firmy dostawcze. Muszą one w każdej sprawie przedstawiać wierzytelny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), wykazujący organ uprawniony do działania w ich imieniu oraz udzielenia pełnomocnictwa, chyba że reprezentuje ich adwokat lub radca prawny. Jeśli nie - muszą oni w każdej sprawie poświadczać kopie odpisów z KRS u notariusza. Mogą też każdorazowo wystąpić o odpis aktualny lub pełny do KRS. Pierwszy kosztuje 30, drugi 60 zł.

- Większość postępowań sądowych, których jesteśmy stroną, prowadzona jest w trybie uproszczonym. Opiera się on na dokumentach, dlatego możliwość samodzielnego poświadczania odpisów dokumentów stanowić będzie bardzo duże ułatwienie dla naszej spółki - podkreśla Przemysław Kałek, główny menedżer obsługi prawnej RWE Stoen.

- Zmiany przyczynią się do usprawnienia postępowania. Strony będą mogły zaoszczędzić na kosztach związanych z koniecznością wielokrotnego składania oryginałów lub urzędowo poświadczonych odpisów dokumentów - uzasadnia Piotr Matczuk z Ministerstwa Sprawiedliwości.

- Do tej pory takie uprawnienia posiadali jedynie notariusze lub profesjonalni pełnomocnicy, czyli osoby mające świadomość skutków procesowych poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem. Przyznanie takiej możliwości stronom prowadzić może do różnego rodzaju nadużyć - ostrzega radca prawny Anna Durbas z Kancelarii Prawnej Frączyk & Frączyk z Krakowa.

Samodzielne poświadczenie

Obecnie organ osoby prawnej (np. zarząd spółki) ma obowiązek wykazać swoje pełnomocnictwo do działania w jej imieniu dokumentem przy pierwszej czynności procesowej. Jeśli nie działa osobiście, może ustanowić pełnomocnika. Nienależyte umocowanie pełnomocnika oraz brak zdolności procesowej organu powoduje nieważność postępowania oraz może stanowić podstawę jego wznowienia. Tylko wierzytelny odpis z KRS wskazuje bezsprzecznie, kto może działać i udzielić pełnomocnictwa w imieniu osoby prawnej. Zgodnie z projektem dopuszczalne będzie dołączenie tego odpisu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez samą stronę.

- Ostatnio dużo kontrowersji wzbudza dopuszczalność składania odpisów dokumentów legitymujących daną osobę do występowania jako organ osoby prawnej. Wprowadzenie wyraźnych regulacji w tej kwestii jest zatem zasadne - podkreśla Piotr Matczuk.

- Praktyka sądów jest niejednolita. Czasami wystarcza samo poświadczenie za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika, a czasami sądy żądają oryginału lub poświadczenia urzędowego - mówi sędzia Marcin Łochowski z Sądu Okręgowego Warszawa-Praga.

Podkreśla on, że w prostych sprawach, np. o zapłatę rachunku, poświadczone odpisy zajmują często większość akt sprawy.

Poświadczony odpis oznacza, że nie może być to zwykła kopia na ksero.

Sędzia zażąda oryginału

Jeśli teraz strona powołuje się w piśmie na dokument, obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał tego dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Projekt przewiduje, że strona jako dowód będzie mogła złożyć odpis oryginału dokumentu poświadczony za zgodność przez nią samą.

- Sędzia zawsze będzie mógł jednak zażądać oryginału dokumentu, na przykład w sytuacji gdy strona przedstawi kopię umowy, a druga zażąda przedstawienia oryginału. Jeśli strona oryginału nie dostarczy, nie udowodni powoływanej okoliczności - twierdzi sędzia Marcin Łochowski.

- Zmianę tę oceniamy wyjątkowo pozytywnie. Samodzielne poświadczanie kopii rachunków czy kopii odpisów z KRS stanowić będzie bardzo duże ułatwienie dla spółki - mówi Przemysław Kałek.

Niektórzy prawnicy zwracają uwagę na możliwość pojawienia się w praktyce skutków ubocznych. Ich zdaniem nowe rozwiązania mogą przedłużyć postępowanie w sądzie oraz generować dodatkowe koszty.

- W sprawach gospodarczych możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdy wyrok wydany zostanie na podstawie dokumentów niemających odpowiedników w oryginałach. Jeśli sąd sam nie poweźmie wątpliwości co do prawdziwości złożonego przez jedną ze stron dokumentu, a przeciwnik nie zakwestionuje jego autentyczności, to nie będzie miał takiej możliwości przed wydaniem wyroku - mówi Anna Durbas.

- Uwierzytelnianie dokumentacji przez samą stronę może prowadzić do wykorzystywania takiego zabiegu w celu osiągnięcia korzystnego wyniku procesu. W mojej ocenie nowe przepisy powinny wyraźnie przewidywać konieczność przedłożenia oryginalnego dokumentu na żądanie strony przeciwnej - twierdzi Joanna Agacka-Indecka, wiceprezes Naczelnej Rady Adwokackiej (NRA).

Można uzupełnić opłaty

Zgodnie z obecnymi rozwiązaniami każde pismo procesowe przedsiębiorcy, które nie zostało należycie opłacone, podlega zwrotowi lub odrzuceniu bez możliwości uzupełnienia tej opłaty. Według projektu nieopłacony należycie pozew podlegał będzie wprawdzie zwrotowi, jednakże powód - przedsiębiorca, który występuje w sprawie bez profesjonalnego pełnomocnika, będzie mógł w ciągu tygodnia uiścić brakującą opłatę. W takim przypadku pozew wywoła skutek od daty pierwotnego wniesienia.

- Oczywiście popieramy tę propozycję, gdyż idzie w kierunku odwrotnym niż większość ostatnich zmian w kodeksie postępowania cywilnego, które stawiają na nadmierną formalizację procesu. W połączeniu z możliwością samodzielnego poświadczania odpisów pozwoli to na uproszczenie postępowania i obniżenie kosztów - twierdzi mecenas Ambrozik.

- Fakt, że dany podmiot profesjonalnie działa w obrocie prawnym, nie oznacza bowiem jeszcze, iż równocześnie wykazuje się doskonałą znajomością procedury cywilnej, a w zasadzie ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - mówi mecenas Anna Durbas.

Jak podkreśla jednak sędzia Łochowski - nadal postępowanie w sprawach gospodarczych jest bardzo sformalizowane, a przedsiębiorca, który upora się z opłatami, ze względu na ten formalizm i tak może przegrać sprawę.

1zł wynosi opłata za każdą stronę kopii dokumentu z akt sprawy sądowej

Piotr trocha

piotr.trocha@infor.pl