Zasady dostępu do akt sądowych

Kto ma dostęp do akt sądowych?

Akta sądowe (oprócz akt KRS) dostępne są jedynie dla stron (uczestników, interwenientów ubocznych i głównych itp.) postępowania i ich pełnomocników. Osoba postronna nie ma co liczyć na możliwość ich przejrzenia (pewne wyjątki dotyczą studentów prawa i doktorantów- tu wymagane są jednak dokumenty uwierzytelniające wystawione przez uczelnię).

Możliwe jest również upoważnienie do przeglądania akt wystawione na rzecz osoby fizycznej (nie jest to pełnomocnictwo, nie podlega więc opłacie sądowej).

Jak i kogo upoważnić do przeglądania akt?

Jak to było wspomniane, uprawnienie do przeglądania akt przysługuje stronom i pełnomocnikom procesowym z racji samego udziału w sprawie (i udzielonego pełnomocnictwa). Każda osoba chcąca przejrzeć akta sprawy musi wykazać swoje uprawnienie. Można to zrobić poprzez:

• przedstawienie samego dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego naszą tożsamość (paszport, prawo jazdy) - jeśli stroną jest osoba fizyczna,
• odpisem z akt rejestrowych (jeśli przeglądać akta ma członek zarządu spółki, czy spółdzielni, lub wspólnik spółki osobowej),
• odpisem pełnomocnictwa w przypadku pełnomocników procesowych (znajduje się także w aktach).

W przypadku upoważnienia do przeglądania akt wydanemu na rzecz innej osoby należy zwrócić uwagę na kilka elementów:

• sądy różnie podchodzą do charakteru upoważnienia,
• często uzależniają możliwość przeglądania akt, od tego czy osoba może być pełnomocnikiem procesowym na gruncie przepisów postępowania cywilnego.

Zobacz: Kto może być pełnomocnikiem procesowym?

• upoważniając osobę do przeglądania akt, należy co do zasady dodatkowo upoważnić tę osobę do odbierania odpisów i kopii z akt sprawy (jeśli jest to potrzebne),
• warto wyposażyć osobę mającą przeglądać akta w (w miarę aktualny) odpis z KRS spółki, w celu uwierzytelnienia upoważniającego.

Aby być pewnym jakie dokumenty będą niezbędne (praktyka jest różna nie tylko w różnych sądach, ale niejednokrotnie także w różnych wydziałach tego samego sądu) warto zadzwonić do sekretariatu.

Jak uzyskać kopię dokumentów z akt strony?

Chcąc poza notatkami, uzyskać faktyczne kopie dokumentów z akt (niezależnie od przyczyn)- należy, wskazać w sekretariacie właściwe karty akt do skserowania. Każda strona A4 kosztuje 1 zł, opłacany w znakach sądowych (w które warto zaopatrzyć się odpowiednio wcześniej).

Odpis dokumentu wydanego przez sąd jest droższy (6 zł/strona). Odpis ma tę samą moc jak oryginał dokumentu. Do uzyskania odpisu dokumentu (tym bardziej wyposażonego w klauzulę wykonalności) zazwyczaj trzeba wykazać się mocniejszym upoważnieniem niż w przypadku samego przeglądania akt (tu zazwyczaj musi istnieć możliwość bycia pełnomocnikiem w rozumieniu kpc).

Odrębności w KRS i w księgach wieczystych

Akta rejestrowe są ogólnie dostępne, nie trzeba mieć żadnego interesu prawnego w ich przeglądaniu, można być osobą zupełnie postronną. Akta trzeba (zazwyczaj) zamówić dzień przed planowaną wizytą- dzwoniąc do czytelni akt, podając numer KRS podmiotu, który chcemy zweryfikować. Nie ma potrzeby wystawiania żadnych upoważnień (także do uzyskiwania kopii).

W księgach wieczystych jest już inaczej, tam wgląd do akt sprawy może uzyskać jedynie osoba będąca w stanie wykazać interes prawny m.in.:

• właściciel/użytkownik wieczysty nieruchomości, czy spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego,
• kupujący (jeśli przedstawi umowę przedwstępną lub zgodę właściciela),
• najemca/dzierżawca (przedstawiając odpowiednią umowę).

Osoba, która nie jest w stanie przedstawić interesu prawnego w przeglądaniu dokumentów nie uzyska dostępu do akt księgi wieczystej. Jest to o tyle uzasadnione, że większość najważniejszych informacji na temat nieruchomości można uzyskać z wypisu z KW.

Zobacz serwis: Przedsiębiorca w sądzie

Fotografowanie akt

W dobie popularności cyfrowych aparatów fotograficznych (w tym tych wbudowanych w telefony komórkowe) kwestia uzyskiwania kopii dokumentów (płatnych) schodzi na drugi plan. Zazwyczaj można wykonywać fotografie dokumentów znajdujących się w aktach sądowych- ZAWSZE należy jednak uzyskać wcześniej zgodę osób zatrudnionych w sekretariacie sądu (czy czytelni akt). Dotyczy to zwłaszcza możliwości używania wykonywania zdjęć z fleszem.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA