REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Kiedy adres e-mail może być daną osobową?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawnicza Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp.k.
Czy adresy e-mail są danymi osobowymi?
Czy adresy e-mail są danymi osobowymi?

REKLAMA

REKLAMA

Korzystanie z poczty elektronicznej to zjawisko powszechne. Adres e-mail często sami tworzymy lub otrzymujemy np. od pracodawcy. Adres pocztowy może jednak być daną osobową, podobnie jak adres zamieszkania, czy nazwisko. Wiążą się z tym pewne obowiązki administratorów danych osobowych, o których przeczytasz poniżej. Są to podmioty, które dane te od nas zbierają oraz podejmują inne działania związane z ich przetwarzaniem. Czy wiesz jaki wpływ na twoje prawa ma uznanie adresu za daną osobową?

Czym są dane osobowe?

Definicja danych osobowych ujęta została w art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych („Ustawa”). Zgodnie z tym przepisem za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jak wynika z przytoczonego przepisu, konkretna informacja nie będzie jednakże stanowić danej osobowej (nie będzie uważana za informację umożliwiającą określenie tożsamości osoby), jeżeli zidentyfikowanie osoby na podstawie tej informacji wymagałoby nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Jednocześnie wskazano, iż osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny, albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

REKLAMA

Kiedy adres pocztowy staje się nośnikiem tych danych?

REKLAMA

Nie ma przeszkód, aby za informację umożliwiającą zidentyfikowanie konkretnej osoby uznać adres e-mail. W jakiej jednak sytuacji adres taki spełni przesłanki do uznania go za daną osobową w rozumieniu przepisów Ustawy? Analizując zacytowany art. 6, oczywistym jest, że nie każdy adres e-mail pozwala nam szybko i bez specjalnych wysiłków zidentyfikować osobę, do której jest przypisany. Nie ulega wątpliwości, iż często znacznie łatwiej będziemy w stanie wskazać osobę posługującą się adresem e-mail zbudowanym w oparciu o imię i nazwisko oraz domenę internetową znanej spółki (imię.nazwisko@nazwa-spolki.pl) aniżeli osobę posługującą się adresem wykorzystującym pseudonim i utworzonym na przykład w domenie internetowej serwisu oferującego darmowe konta poczty elektronicznej (pseudonim@nazwa-serwisu.pl). Może się jednak zdarzyć, iż adres e-mail wskazywać będzie na przysłowiowego „Jana Kowalskiego”, który jest jednym z kilku „Janów Kowalskich” pracujących w danej spółce. Bywają również takie sytuacje, w których konkretny adres e-mail, utworzony w domenie internetowej serwisu oferującego darmowe konta pocztowe, zawiera mało popularne imię, czy nazwisko.

Interpretując treść powołanego powyżej przepisu Ustawy należy zwrócić uwagę, że przy uznaniu adresu e-mail za daną osobową, brak nadmiernych kosztów, czasu lub działań wydaje się mieć zasadnicze znaczenie. Ustalenie tożsamości osoby, do której przypisany jest konkretny adres poczty elektronicznej, nie może bowiem być procesem długotrwałym, skomplikowanym i kosztownym.

Trzeba mieć także na uwadze, że zgodnie z zamysłem ustawodawcy tożsamość „osoby możliwej do zidentyfikowania” wystarczy określić jedynie pośrednio. Podejmując zatem próbę określenia, czy konkretny adres e-mail może być uznany za daną osobową, konieczne jest uwzględnienie zarówno przedstawionych powyżej przesłanek ustawowych, jak i budowy danego adresu e-mail. W rezultacie, o ile na podstawie analizy budowy adresu e-mail możemy stosunkowo szybko i bez podejmowania szczególnie skomplikowanych działań zidentyfikować osobę, do której ów adres jest przypisany, wówczas można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, iż taki adres e-mail stanowi daną osobową.

Polecamy serwis: Przedsiębiorca w sądzie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązki podmiotu gromadzącego adresy e-mail stanowiące dane osobowe

Z uwagi na fakt, iż adres poczty elektronicznej może być (lecz nie zawsze jest) daną osobową, podmioty gromadzące adresy e-mail osób fizycznych i decydujące o dalszym wykorzystaniu tych adresów, mogą być uznane za administratorów danych osobowych (definicję administratora danych osobowych zawiera art. 7 pkt 4 Ustawy). Konsekwencją tegoż jest konieczność spełnienia przez te podmioty obowiązków przewidzianych w Ustawie. Wspomnieć trzeba, że jednym z podstawowych obowiązków administratorów danych osobowych jest zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie to jest o tyle istotne, iż warunkuje ono – co do zasady – dopuszczalność przetwarzania danych osobowych (czyli wykonywania jakichkolwiek operacji na danych osobowych, w tym ich zbierania, utrwalania, przechowywania, zmieniania, udostępniania czy usuwania) przez administratorów.

Kto jest administratorem danych osobowych?

Za administratorów danych osobowych można uznać bez wątpienia podmioty zbierające informacje, których zakwalifikowanie jako dane osobowe nie jest tak dyskusyjne jak w przypadku adresów e-mail (do tych informacji można chociażby zaliczyć imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer telefonu). Powstaje jednak pytanie czy podmioty gromadzące tylko i wyłącznie „cudze” adresy e-mail z pominięciem innych informacji (np. spółki prowadzące serwisy internetowe, w których użytkownicy Internetu mogą się zarejestrować poprzez podanie wyłącznie swego adresu e-mail i wymyślonego przez siebie hasła) będą administratorami danych osobowych zobligowanymi do wypełnienia obowiązków wskazanych w Ustawie? Do rozstrzygnięcia tej kwestii niezbędne może okazać się ustalenie czy wśród zebranych adresów e-mail znajdują się adresy, które choćby pośrednio mogą prowadzić do zidentyfikowania osób posługujących się tymi adresami. Dokonanie takich ustaleń może być jednak skomplikowanym logistycznie przedsięwzięciem, zwłaszcza w przypadku obszernej bazy adresowej. Dużo trafniejsze, zdaniem autora niniejszego artykułu, jest zatem rozstrzyganie o możliwości nadania konkretnemu podmiotowi statusu administratora danych z punktu widzenia oceny rodzaju zbieranych (przetwarzanych) przez ten podmiot informacji oraz możliwości określenia, czy te informacje stanowić mogą dane osobowe. Jeśli zatem dany podmiot przetwarza adresy e-mail i decyduje o sposobach dalszego wykorzystania tych adresów, to podmiot taki będzie mógł być uznany za administratora danych osobowych niezależnie od tego, czy w bazie umieszczone będą adresy e-mail spełniające warunki uznania ich za dane osobowe, czy też adresy nie spełniające tych warunków.

Zobacz także: Kiedy przedawniają się roszczenia w prawie autorskim

Jakie uprawnienia przysługują posiadaczowi takiego adresu?

REKLAMA

Jeżeli adres e-mail, którym się posługujemy, spełniać będzie kryteria uznania go za daną osobową, będziemy mogli także skorzystać z prawa do kontroli przetwarzania naszego adresu e-mail. Administrator danych osobowych przetwarzający ten adres zobowiązany będzie z kolei umożliwić nam realizację wspomnianego prawa. Prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych (w naszym przypadku konkretnego adresu e-mail będącego daną osobową) składa się z poszczególnych uprawnień, których otwarty katalog został wskazany w Ustawie. Do najbardziej istotnych spośród nich zaliczyć można m.in. prawo do uzyskania informacji o celu i sposobie przetwarzania naszego adresu e-mail, o podmiotach, którym nasze dane osobowe są udostępniane, czy prawo do żądania usunięcia naszych danych osobowych.

Mając na uwadze powyższe rozważania trzeba na koniec wyraźnie wskazać, że oceny czy adres e-mail może być daną osobową należy każdorazowo dokonywać w odniesieniu do konkretnego adresu poczty elektronicznej. Ustalenie, iż adres e-mail jest daną osobową ma natomiast doniosłe znaczenie. Taka kwalifikacja adresu e-mail powoduje bowiem, iż zastosowanie znajdują przepisy Ustawy, które chronią interesy osób posługujących się konkretnymi adresami e-mail, dając tym osobom możliwość skorzystania z uprawnień określonych w Ustawie.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
System kaucyjny od 1 października wchodzi w życie, co dla firm oznacza prawdziwą zmianę paradygmatu w obsłudze klientów

Większość Polaków uważa, że system kaucyjny to najlepszy sposób na odzyskiwanie opakowań po napojach – społeczna akceptacja jest ogromna, a oczekiwania klientów rosną. Dla sklepów i producentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także nowe wyzwania logistyczne, technologiczne i edukacyjne. Firmy będą musiały nauczyć klientów prostych, ale ważnych zasad – jak prawidłowo zwracać butelki i puszki, by otrzymać kaucję, jak zorganizować punkt zwrotów i jak zintegrować systemy sprzedaży, aby proces był szybki i intuicyjny. To moment, w którym codzienne zakupy przestają być tylko rutyną – stają się gestem odpowiedzialności, a dla firm szansą na budowanie wizerunku nowoczesnego, ekologicznego biznesu, który rozumie potrzeby klientów i dba o środowisko.

Fundacja rodzinna bez napięć - co powinien zawierać dobry statut?

Pomimo że fundacja rodzinna jest w polskim prawie stosunkowo nowym rozwiązaniem, to zdążyła już wzbudzić zainteresowanie przedsiębiorców. Nic dziwnego – pozwala bowiem uporządkować proces sukcesji, ochronić majątek przed rozdrobnieniem i stworzyć ramy współpracy między pokoleniami, przekazując jednocześnie wartości i wizję fundatora jego sukcesorom.

Co trzecia polska firma MŚP boi się upadłości. Winne zatory płatnicze

Choć inflacja wyhamowała, a gospodarka wysyła sygnały poprawy, małe i średnie firmy wciąż zmagają się z poważnymi problemami. Z najnowszego raportu wynika, że niemal 30% z nich obawia się, iż w ciągu dwóch lat może zniknąć z rynku – głównie przez opóźnione płatności od kontrahentów.

System kaucyjny od 1 października zagrożeniem dla MŚP? Rzecznik apeluje do rządu o zmiany

Od 1 października w Polsce ma ruszyć system kaucyjny, jednak przedsiębiorcy alarmują o poważnych problemach organizacyjnych i finansowych. Rzecznik MŚP apeluje do rządu o zmiany, ostrzegając przed chaosem i nierównymi warunkami dla małych sklepów.

REKLAMA

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być 33-40% kobiet [Dyrektywa Women on Board]

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być odpowiednia reprezentacja płci. W związku z tym, że przeważają mężczyźni, nowe przepisy wprowadzają de facto obowiązek zapewnienia 33-40% kobiet ogólnej liczby osób zasiadających w radach nadzorczych i zarządach przedsiębiorstw. Czy Polskie firmy są na to gotowe? Jak wdrożyć dyrektywę Women on Boards?

Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego?

Wiek średni nie musi oznaczać zawodowego spowolnienia. Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego? Raport ACCA 2025 pokazuje, że doświadczenie, rozwinięta inteligencja emocjonalna i neuroplastyczność mózgu pozwalają po 40. wzmocnić swoją pozycję na rynku pracy.

Zmiany w amortyzacji aut od 2026 r. – jak nie stracić 20 tys. zł na samochodzie firmowym?

Od 1 stycznia 2026 r. nadchodzi rewolucja dla przedsiębiorców. Zmiany w przepisach sprawią, że auta spalinowe staną się znacznie droższe w rozliczeniu podatkowym. Nowe, niższe limity amortyzacji i leasingu mogą uszczuplić kieszeń firmy o nawet 20 tys. zł w ciągu kilku lat. Co zrobić jeszcze w 2025 r., żeby uniknąć dodatkowych kosztów i utrzymać maksymalne odliczenia? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik.

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]. W pierwszej połowie br. 21,5 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej wpłynęło do rejestru CEIDG od osób, które mają obywatelstwo innego państwa. To 14,4% wszystkich zgłoszeń w tym zakresie.

REKLAMA

Hossa na giełdzie w 2025 r. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają zagraniczni inwestorzy

Na warszawskiej giełdzie trwa hossa. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają u nas zagraniczni inwestorzy. Co musi się w Polsce zmienić, aby ludzie zaczęli inwestować na giełdzie?

Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

REKLAMA