REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Kiedy adres e-mail może być daną osobową?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawnicza Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp.k.
Czy adresy e-mail są danymi osobowymi?
Czy adresy e-mail są danymi osobowymi?

REKLAMA

REKLAMA

Korzystanie z poczty elektronicznej to zjawisko powszechne. Adres e-mail często sami tworzymy lub otrzymujemy np. od pracodawcy. Adres pocztowy może jednak być daną osobową, podobnie jak adres zamieszkania, czy nazwisko. Wiążą się z tym pewne obowiązki administratorów danych osobowych, o których przeczytasz poniżej. Są to podmioty, które dane te od nas zbierają oraz podejmują inne działania związane z ich przetwarzaniem. Czy wiesz jaki wpływ na twoje prawa ma uznanie adresu za daną osobową?

Czym są dane osobowe?

Definicja danych osobowych ujęta została w art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych („Ustawa”). Zgodnie z tym przepisem za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jak wynika z przytoczonego przepisu, konkretna informacja nie będzie jednakże stanowić danej osobowej (nie będzie uważana za informację umożliwiającą określenie tożsamości osoby), jeżeli zidentyfikowanie osoby na podstawie tej informacji wymagałoby nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Jednocześnie wskazano, iż osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny, albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

REKLAMA

Kiedy adres pocztowy staje się nośnikiem tych danych?

REKLAMA

Nie ma przeszkód, aby za informację umożliwiającą zidentyfikowanie konkretnej osoby uznać adres e-mail. W jakiej jednak sytuacji adres taki spełni przesłanki do uznania go za daną osobową w rozumieniu przepisów Ustawy? Analizując zacytowany art. 6, oczywistym jest, że nie każdy adres e-mail pozwala nam szybko i bez specjalnych wysiłków zidentyfikować osobę, do której jest przypisany. Nie ulega wątpliwości, iż często znacznie łatwiej będziemy w stanie wskazać osobę posługującą się adresem e-mail zbudowanym w oparciu o imię i nazwisko oraz domenę internetową znanej spółki (imię.nazwisko@nazwa-spolki.pl) aniżeli osobę posługującą się adresem wykorzystującym pseudonim i utworzonym na przykład w domenie internetowej serwisu oferującego darmowe konta poczty elektronicznej (pseudonim@nazwa-serwisu.pl). Może się jednak zdarzyć, iż adres e-mail wskazywać będzie na przysłowiowego „Jana Kowalskiego”, który jest jednym z kilku „Janów Kowalskich” pracujących w danej spółce. Bywają również takie sytuacje, w których konkretny adres e-mail, utworzony w domenie internetowej serwisu oferującego darmowe konta pocztowe, zawiera mało popularne imię, czy nazwisko.

Interpretując treść powołanego powyżej przepisu Ustawy należy zwrócić uwagę, że przy uznaniu adresu e-mail za daną osobową, brak nadmiernych kosztów, czasu lub działań wydaje się mieć zasadnicze znaczenie. Ustalenie tożsamości osoby, do której przypisany jest konkretny adres poczty elektronicznej, nie może bowiem być procesem długotrwałym, skomplikowanym i kosztownym.

Trzeba mieć także na uwadze, że zgodnie z zamysłem ustawodawcy tożsamość „osoby możliwej do zidentyfikowania” wystarczy określić jedynie pośrednio. Podejmując zatem próbę określenia, czy konkretny adres e-mail może być uznany za daną osobową, konieczne jest uwzględnienie zarówno przedstawionych powyżej przesłanek ustawowych, jak i budowy danego adresu e-mail. W rezultacie, o ile na podstawie analizy budowy adresu e-mail możemy stosunkowo szybko i bez podejmowania szczególnie skomplikowanych działań zidentyfikować osobę, do której ów adres jest przypisany, wówczas można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, iż taki adres e-mail stanowi daną osobową.

Polecamy serwis: Przedsiębiorca w sądzie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązki podmiotu gromadzącego adresy e-mail stanowiące dane osobowe

Z uwagi na fakt, iż adres poczty elektronicznej może być (lecz nie zawsze jest) daną osobową, podmioty gromadzące adresy e-mail osób fizycznych i decydujące o dalszym wykorzystaniu tych adresów, mogą być uznane za administratorów danych osobowych (definicję administratora danych osobowych zawiera art. 7 pkt 4 Ustawy). Konsekwencją tegoż jest konieczność spełnienia przez te podmioty obowiązków przewidzianych w Ustawie. Wspomnieć trzeba, że jednym z podstawowych obowiązków administratorów danych osobowych jest zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie to jest o tyle istotne, iż warunkuje ono – co do zasady – dopuszczalność przetwarzania danych osobowych (czyli wykonywania jakichkolwiek operacji na danych osobowych, w tym ich zbierania, utrwalania, przechowywania, zmieniania, udostępniania czy usuwania) przez administratorów.

Kto jest administratorem danych osobowych?

Za administratorów danych osobowych można uznać bez wątpienia podmioty zbierające informacje, których zakwalifikowanie jako dane osobowe nie jest tak dyskusyjne jak w przypadku adresów e-mail (do tych informacji można chociażby zaliczyć imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer telefonu). Powstaje jednak pytanie czy podmioty gromadzące tylko i wyłącznie „cudze” adresy e-mail z pominięciem innych informacji (np. spółki prowadzące serwisy internetowe, w których użytkownicy Internetu mogą się zarejestrować poprzez podanie wyłącznie swego adresu e-mail i wymyślonego przez siebie hasła) będą administratorami danych osobowych zobligowanymi do wypełnienia obowiązków wskazanych w Ustawie? Do rozstrzygnięcia tej kwestii niezbędne może okazać się ustalenie czy wśród zebranych adresów e-mail znajdują się adresy, które choćby pośrednio mogą prowadzić do zidentyfikowania osób posługujących się tymi adresami. Dokonanie takich ustaleń może być jednak skomplikowanym logistycznie przedsięwzięciem, zwłaszcza w przypadku obszernej bazy adresowej. Dużo trafniejsze, zdaniem autora niniejszego artykułu, jest zatem rozstrzyganie o możliwości nadania konkretnemu podmiotowi statusu administratora danych z punktu widzenia oceny rodzaju zbieranych (przetwarzanych) przez ten podmiot informacji oraz możliwości określenia, czy te informacje stanowić mogą dane osobowe. Jeśli zatem dany podmiot przetwarza adresy e-mail i decyduje o sposobach dalszego wykorzystania tych adresów, to podmiot taki będzie mógł być uznany za administratora danych osobowych niezależnie od tego, czy w bazie umieszczone będą adresy e-mail spełniające warunki uznania ich za dane osobowe, czy też adresy nie spełniające tych warunków.

Zobacz także: Kiedy przedawniają się roszczenia w prawie autorskim

Jakie uprawnienia przysługują posiadaczowi takiego adresu?

REKLAMA

Jeżeli adres e-mail, którym się posługujemy, spełniać będzie kryteria uznania go za daną osobową, będziemy mogli także skorzystać z prawa do kontroli przetwarzania naszego adresu e-mail. Administrator danych osobowych przetwarzający ten adres zobowiązany będzie z kolei umożliwić nam realizację wspomnianego prawa. Prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych (w naszym przypadku konkretnego adresu e-mail będącego daną osobową) składa się z poszczególnych uprawnień, których otwarty katalog został wskazany w Ustawie. Do najbardziej istotnych spośród nich zaliczyć można m.in. prawo do uzyskania informacji o celu i sposobie przetwarzania naszego adresu e-mail, o podmiotach, którym nasze dane osobowe są udostępniane, czy prawo do żądania usunięcia naszych danych osobowych.

Mając na uwadze powyższe rozważania trzeba na koniec wyraźnie wskazać, że oceny czy adres e-mail może być daną osobową należy każdorazowo dokonywać w odniesieniu do konkretnego adresu poczty elektronicznej. Ustalenie, iż adres e-mail jest daną osobową ma natomiast doniosłe znaczenie. Taka kwalifikacja adresu e-mail powoduje bowiem, iż zastosowanie znajdują przepisy Ustawy, które chronią interesy osób posługujących się konkretnymi adresami e-mail, dając tym osobom możliwość skorzystania z uprawnień określonych w Ustawie.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

REKLAMA