Do końca 2009 r. trzeba sprawdzić numery PESEL w programie Płatnik

ZUS zaleca uzupełnienie kartotek ubezpieczonych w programie Płatnik o poprawny numer PESEL oraz zweryfikowanie kartotek w celu wykrycia i scalenia kartotek z identycznym numerem PESEL do końca grudnia 2009 r. Odpowiednio wczesne podjęcie takich działań pozwoli na uniknięcie problemów z wysyłką dokumentów do ZUS po zainstalowaniu nowej wersji programu Płatnik.

W celu umożliwienia odpowiedniej weryfikacji danych przekazywanych do ZUS, do kartoteki ubezpieczonego dodano pole Obywatelstwo. Pole to powinno być wypełniane w kartotece ubezpieczonych, którzy nie są obywatelami Polski. Gdy są to obywatele Unii Europejskiej, trzeba będzie podawać również serię i numer paszportu lub innego dokumentu tożsamości. Jeśli w kartotece ubezpieczonego pole Obywatelstwo zostanie puste albo będzie zawierać określenia: „polskie”, „Polska”, „Polak” lub „Polka”, ZUS uzna, że ubezpieczony ma polskie obywatelstwo.

W trakcie pracy z programem Płatnik pole Obywatelstwo będzie uzupełniane na podstawie dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA przekazanych do ZUS. Będzie można również dokonać odpowiednich zmian przez edycję kartoteki.

Podczas pierwszego uruchamiania nowej wersji programu Płatnik konieczne będzie wykonanie konwersji bazy danych. W trakcie konwersji program zweryfikuje kartoteki ubezpieczonych. W wyniku weryfikacji zostaną wykryte powielone kartoteki, tj. kartoteki dla ubezpieczonych z identycznym numerem PESEL.

W przypadku gdy program wykryje kilka kartotek z tym samym numerem PESEL, wyświetli komunikat informujący o wystąpieniu takiego zdarzenia. Wówczas należy:

• scalić kartoteki, gdy dotyczą tej samej osoby,

• zmienić numer PESEL na właściwy przez edycję kartoteki, jeśli kartoteki dotyczą różnych osób.

Dodatkowo w nowej wersji programu Płatnik Kreator scalania kartotek ubezpieczonych będzie umożliwiał wyszukanie i porządkowanie danych ubezpieczonych, którzy posiadają te same identyfikatory PESEL.

Weryfikacja rejestru ubezpieczonych pod względem unikalności i poprawności numeru PESEL będzie ponadto wykonywana w innych operacjach na kartotekach, takich jak manualne zakładanie kartoteki lub import danych.

W trakcie wczytywania dokumentów do programu Płatnik z plików KEDU, dane identyfikacyjne wszystkich osób ubezpieczonych są sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych płatnika (obecnie nie jest weryfikowany numer PESEL). Jeśli w importowanym pliku KEDU znajdują się dokumenty ubezpieczeniowe osób, które jeszcze nie występują w Rejestrze ubezpieczonych, wówczas powstaną nowe kartoteki.

Kartoteki zostaną założone tylko dla tych osób, dla których został podany numer PESEL lub numer paszportu dla obcokrajowców. Kartoteka nie zostanie założona dla ubezpieczonego, którego numer PESEL będzie identyczny z numerem innej osoby, która ma już kartotekę w Rejestrze ubezpieczonych.

WAŻNE!

Program Płatnik będzie tworzył kartoteki tylko dla ubezpieczonych, których numer PESEL zostanie podany poprawnie, w przypadku obcokrajowców - zostanie podany poprawny numer paszportu.

Po wczytaniu dokumentów program Płatnik poinformuje o:

• przebiegu importu,

• liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych,

• liczbie ubezpieczonych odrzuconych z powodu braku minimum identyfikacyjnego, braku numeru PESEL bądź numeru PESEL z niepoprawną sumą kontrolną.