Jakie dokumenty należy składać za pracownika, który pobiera zasiłek macierzyński

RADA

Za pracownicę, która urodziła dziecko 6 marca br., powinni Państwo rozliczać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jeżeli nie ma ona innego tytułu do tych ubezpieczeń i nie ma prawa ani do emerytury, ani do renty. ZUS nadal powinien rozliczać składki za pracownicę, która pobiera zasiłek macierzyński od grudnia 2007 r.

UZASADNIENIE

Osoby pobierające zasiłek macierzyński podlegają z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli w czasie pobierania zasiłku nie spełniają warunków do objęcia tymi ubezpieczeniami z innego tytułu oraz nie mają prawa do emerytury ani renty. Składki za te osoby mają obowiązek rozliczać płatnicy zasiłku macierzyńskiego.

Uprawnienia pracodawcy do wypłacania zasiłków z ubezpieczenia społecznego (w tym zasiłku macierzyńskiego) są ustalane na każdy rok na podstawie liczby osób zgłaszanych przez płatnika składek do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku. Jeśli w tym dniu ubezpieczonych było mniej niż 21, przez cały kolejny rok ZUS jest płatnikiem zasiłków dla osób zatrudnionych u płatnika. Jeżeli płatnik zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 ubezpieczonych, w kolejnym roku sam wypłaca te zasiłki. Nie dotyczy to jednak zasiłków, które ZUS zaczął wypłacać w poprzednim roku kalendarzowym, gdy płatnik nie miał jeszcze uprawnień do wypłacania zasiłków. W takiej sytuacji ZUS wypłaca zasiłki macierzyńskie do końca okresu nieprzerwanej niezdolności do pracy.

Płatnikiem zasiłku macierzyńskiego dla Państwa pracownicy, która urodziła dziecko w grudniu 2007 r., jest cały czas ZUS. Zatem to ZUS powinien rozliczać za pracownicę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Składki za pracownicę, która urodziła dziecko w marcu br., powinni rozliczać Państwo, jeżeli poza tym zasiłkiem nie ma ona innych tytułów do objęcia ubezpieczeniami społecznymi (np. innego zatrudnienia, z którego nie nabyła prawa do zasiłku macierzyńskiego), ani nie ma uprawnień do emerytury lub renty. Pracownica powinna złożyć oświadczenie o tym, czy ma inne tytuły do objęcia ubezpieczeniami lub uprawnienia do emerytury bądź renty. Do czasu złożenia oświadczenia nie można rozliczać za nią składek z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Za pracownicę, której zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, nadal mają Państwo obowiązek składać raporty miesięczne ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego), wykazując w nim okres przerwy w opłacaniu składek z powodu pobierania zasiłku macierzyńskiego; w raporcie nie należy wpisywać liczby dni zasiłkowych, a pole „Kwota” należy zostawić puste lub wpisać w nim „0,00”.

Natomiast za pracownicę, której sami Państwo będą wypłacać zasiłek macierzyński, należy składać raporty miesięczne:

• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego), wykazując w nim okres przerwy w opłacaniu składek, liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,

• ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx (osoba pobierająca zasiłek macierzyński), rozliczając w nim składki na ubezpieczenia emerytalne (19,52%) i rentowe (6%) od kwoty wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Pierwszy raport ZUS RCA, jaki Państwo złożą za pracownicę, której będą Państwo wypłacać zasiłek macierzyński, będzie równocześnie zgłoszeniem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Dlatego nie należy dodatkowo zgłaszać pracownicy do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA.

• art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• § 1 ust. 1 pkt 7, pkt 10 rozporządzenia z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 149, poz. 982 ze zm.).

Joanna Kalinowska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych