Czy faktura wystawiona na wpłatę należności powinna mieć formę faktury zaliczkowej

rada

Faktura wystawiona na podstawie zapłaty przez klienta należności wynikającej z uprzednio wystawionej faktury proformy powinna mieć nazwę i charakter faktury zaliczkowej, pod warunkiem że usługa nie została wykonana lub towar nie został wydany. Brak informacji na fakturze, że jest to faktura zaliczkowa, nie zmienia jej charakteru, ale może być niekorzystny dla kontrahenta, który na podstawie takiej faktury będzie odliczał VAT.

Wystawienie ostatecznej faktury VAT z adnotacją, że zapłacono przelewem, jest niekorzystne dla podatnika z punktu widzenia podatków dochodowych, gdy usługa nie została wykonana lub towar nie został wydany. Bywa też niekorzystne dla kontrahenta, gdyż może być potraktowane jako zapłata dokonana „z góry”. Kontrahent może być zmuszony w takiej sytuacji do opóźnienia odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury do momentu, gdy towar zostanie wydany lub usługa zostanie wykonana. Lepiej więc unikać takich wątpliwości, wyraźnie podając na fakturze, że jest to faktura zaliczkowa.

uzasadnienie

Ustawodawca wprowadził obowiązek odprowadzenia VAT od zaliczek otrzymanych na poczet dostaw towarów i usług (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Gdy na konto podatnika wpłynie zaliczka na poczet przyszłej usługi lub dostawy towaru, ma on więc obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Podatnik powinien ją wystawić w ciągu 7 dni, licząc od dnia otrzymania zaliczki. Przy czym, niezależnie od daty wystawienia faktury dokumentującej zaliczkę, obowiązek podatkowy od otrzymanej zaliczki powstanie w dniu jej otrzymania.

Zasady dokumentowania fakturami wpłaconych zaliczek reguluje § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: „rozporządzenie w sprawie faktur”. W przepisie tym brak jest regulacji dotyczących nazewnictwa faktur zaliczkowych. Teoretycznie więc faktura nie musi się nazywać „fakturą zaliczkową”. Z przepisów też nie wynika, aby na fakturze należało wpisywać, że dokumentuje ona zaliczkę na poczet dostawy towaru (wykonania usługi). Przepis ten stanowi tylko, że faktura dokumentująca otrzymaną zaliczkę musi zawierać (oprócz danych identyfikacyjnych sprzedawcy i nabywcy): datę wystawienia, numer kolejny faktury, otrzymaną kwotę należności brutto, stawkę VAT, kwotę należnego VAT (wyliczoną metodą „w stu”), dane dotyczące zamówienia, datę otrzymania wpłaty (jeżeli jest ona inna niż data wystawienia faktury). Faktycznie więc faktura zaliczkowa w swej treści nie różni się od „zwykłej” faktury VAT. Dlatego, jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje całą cenę towaru (usługi), nie ma już potrzeby wystawiania faktury „końcowej” dokumentującej wydanie towaru (wykonanie usługi). Brak obowiązku wystawienia faktury końcowej w tym przypadku wynika z § 10 ust. 6 rozporządzenia w sprawie faktur.

Tylko gdy zaliczka (lub kolejne zaliczki dokumentowane fakturami) nie obejmuje całej kwoty należności, podatnik powinien po wydaniu towaru wystawić fakturę końcową. Należy ją wówczas wystawić najpóźniej do siedmiu dni od daty wykonania usługi lub wydania towaru i powinna ona wskazywać numery poprzednio wystawionych faktur dokumentujących otrzymane zaliczki (§ 10 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur).

W konsekwencji faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki wystawiona jako faktura „zwykła” z adnotacją „zapłacona przelewem” może być uznana za fakturę zaliczkową tak samo jak faktura oznaczona jako „faktura zaliczkowa” dokumentująca „zaliczkę na poczet dostawy towaru (wykonania usługi)”. Jednak w praktyce zarówno dla wystawiającego fakturę, jak i dla jego kontrahenta korzystniejsze jest takie oznaczenie faktury, aby bez wątpliwości można ją było uznać za fakturę zaliczkową. Gdy z faktur nie wynika wprost, że jest to faktura zaliczkowa, organy podatkowe często uznają takie wpłaty za zapłatę „z góry”, która ma niekorzystne podatkowo skutki.

Odliczenie VAT naliczonego

Kontrahent otrzymujący fakturę dokumentującą wpłatę zaliczki w formie faktury zwykłej może być zmuszony do opóźnienia odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury na podstawie art. 86 ust. 12 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku otrzymania faktury, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a) lub c) przed wydaniem towaru albo przed wykonaniem usługi, prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero po wydaniu towaru (wykonaniu usługi), z wyjątkami określonymi w art. 86 ust. 12a. Reguła ta nie odnosi się też do faktur zaliczkowych wymienionych w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT. Dlatego wskazanie na fakturze, że jest to faktura zaliczkowa, ułatwi kontrahentowi odliczenie VAT naliczonego. Nie będzie on musiał udowadniać organowi podatkowemu, że faktura ta dokumentuje zaliczkę. Będzie to bowiem wskazane przez wystawcę faktury bezpośrednio w samej treści faktury.

Podatek dochodowy

Warto też zwrócić uwagę, że podatek od towarów i usług opodatkowuje otrzymanie zaliczki, natomiast podatki dochodowe wyłączają opodatkowanie zaliczek.

W myśl art. 14 ust. 1c updof oraz art. 12 ust. 3a updop za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi (także częściowego wykonania usługi), jednak nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo

• uregulowania należności.

Zatem wystawianie faktury końcowej przed wykonaniem usługi czy wydaniem towaru, jak sugeruje podatnik w pytaniu, jest niekorzystne z punktu widzenia podatków dochodowych, gdyż prowadzi do wcześniejszego opodatkowania. Wątpliwości w interpretacji opisanych przepisów budzi zapis „uregulowania należności”. Czy w przypadku otrzymania zaliczki w wysokości 100% należy opodatkować uzyskanie przychodu? Ustawodawca w art. 14 ust. 3 updof oraz art. 12 ust. 4 updop nie zalicza bowiem do przychodów pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Gdy więc faktura dokumentuje zaliczkę, nie powstaje przychód w podatku dochodowym z tytułu otrzymania zaliczki. Natomiast w przypadku faktury „zwykłej” z adnotacją „zapłacono przelewem” brak zaliczenia otrzymanej kwoty do przychodu może spowodować spór z organami podatkowymi, które są skłonne uznawać przychód z tego tytułu w dacie wystawienia faktury lub uregulowania należności (w zależności od tego, która data wystąpiła wcześniej).

PRZYKŁAD

W lipcu podatnik otrzymał od swojego kontrahenta zaliczkę w wysokości 1220 zł na poczet przyszłej usługi. W dniu otrzymania zaliczki wystawił fakturę zaliczkową dokumentującą otrzymanie zaliczki. Następnie usługa została wykonana w sierpniu i 7 dni po wykonaniu usługi została wystawiona faktura rozliczeniowa.

Faktura zaliczkowa wystawiona w lipcu:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Faktura rozliczeniowa wystawiona w sierpniu:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W lipcu podatnik odprowadza więc tylko podatek od towarów i usług w wysokości 220,00 zł, natomiast w sierpniu podatek należny od pozostałej kwoty należności. Podatek dochodowy od przychodu ze sprzedaży jest w tej sytuacji rozliczany dopiero w sierpniu. Z kolei kontrahent nabywający usługę ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zaliczkowej w lipcu oraz podatku naliczonego wynikającego z faktury końcowej w sierpniu. W sierpniu może też ująć zakupioną usługę w kosztach uzyskania przychodu.

• art. 19 ust. 4 i ust. 11, art. 29 ust. 2, art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 107, poz. 679

• art. 14 ust. 1c i ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

• art. 12 ust. 3a i ust. 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

Anna Adamiec

doradca podatkowy