Utrata dokumentacji podatkowej

Kataklizmy, które mogą dotknąć firmę, są różne: pożar, katastrofa budowlana z powodu np. trąby powietrznej, powódź. I właśnie powódź dotknęła ostatnio południe Polski. Ucierpiały z tego powodu nie tylko osoby fizyczne, ale i przedsiębiorstwa. Majątek stracili i jedni, i drudzy. Przedsiębiorcy będą dodatkowo musieli uporać się ze stratą dokumentów, które nierozerwalnie wiążą się z prowadzoną działalnością - dokumentów finansowych związanych m.in. z rozliczeniami podatkowymi.

W uproszczeniu dokumenty podatników można podzielić na następujące grupy:

• księgi lub ewidencje prowadzone na podstawie właściwych przepisów;

• dowody źródłowe stanowiące podstawę dokonywania wpisów w księgach lub ewidencjach, m.in. takie jak: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne;

• deklaracje lub zeznania złożone w organach podatkowych w związku z dokonywaniem rozliczeń podatkowych.

Brak dokumentacji księgowej na skutek zdarzenia losowego

Ze wskazanych grup dwie pierwsze mają istotne znaczenie przy wywiązywaniu się w sposób terminowy z obowiązków podatkowych. W przypadku zniszczenia w wyniku zdarzenia losowego dokonanie rozliczeń jest na dobrą sprawę niewykonalne. Obowiązujące przepisy nie zawierają jednak żadnych rozwiązań pozwalających w takich sytuacjach na ulgowe potraktowanie podatników. W świetle obowiązujących przepisów podatnicy są zobowiązani przechowywać dokumentację księgową (księgi oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty źródłowe) do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy dokumentacja. Co do zasady okres przedawnienia wynosi pięć lat od końca roku, w którym upływał termin podatku.

Przepisy nie przewidują wyjątków od obowiązku przechowywania dokumentacji. Nie określają również sposobów postępowania w przypadku, kiedy dojdzie do zniszczenia dokumentacji z powodów losowych. Co istotne, przepisy nie wskazują również na zasady, jakich należy dochować przy odtwarzaniu dokumentacji niezbędnej z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Niemniej jednak organy podatkowe przyjmują, że podatnicy są zobowiązani do jej odtworzenia.

Zniszczenie dokumentacji a rozliczenia podatkowe

Brak dokumentacji podatkowej powoduje olbrzymie utrudnienia w rozliczeniach podatkowych i może być źródłem wielu komplikacji także w przyszłości. Wskazać bowiem należy, że:

• W przypadku braku ksiąg podatkowych i innych niezbędnych dowodów źródłowych organy podatkowe mogą dokonać oszacowania podstawy opodatkowania i wyliczenia podatku, jaki winien zostać przez podatnika zapłacony. Ponieważ trudno jest odtworzyć w pełni warunki, w jakich dany podatnik prowadził działalność, a szacowanie podstawy opodatkowania najczęściej sprowadza się do poszukiwania danych porównywalnych, ale uśrednionych, stąd w konkretnym przypadku dokonany szacunek może być dla podatnika krzywdzący.

• Zgodnie z regułą dowodową w zakresie kosztów uzyskania przychodów w podatkach dochodowych, to podatnik winien prawidłowo udokumentować poniesienie kosztu. Stąd brak dowodów źródłowych może spowodować zakwestionowanie wykazanych kosztów uzyskania przychodu lub ich uwzględnienie w bieżących rozliczeniach.

• Komplikacje powstają również z uwagi na obowiązujące zasady odliczeń podatku naliczonego w podatku VAT. Zgodnie bowiem z ustawą o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego co do zasady powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Podstawą do odliczenia podatku VAT jest zatem dokument źródłowy. Mogą pojawić się wątpliwości co do istnienia prawa do odliczenia w sytuacji, gdy faktury zostały zniszczone. Wydaje się, że w takiej sytuacji należy uznać, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia. Odrębną natomiast kwestią jest dysponowanie dowodami potwierdzającymi nabycie tego prawa oraz jego zakres.

• W przypadku utraty dokumentacji prowadzonej bieżąco, powstaje problem z dokonaniem bieżących rozliczeń podatkowych, tj. zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, rozliczenia podatku od wypłacanych pensji pracownikom, a w szczególności rozliczeń w zakresie podatku VAT. W przypadku zniszczenia całości dokumentacji, np. dotyczącej sprzedaży opodatkowanej oraz podatku naliczonego, wykazanie prawidłowej wielkości podatku VAT w terminie składania deklaracji może okazać się niemożliwe.

Czy trzeba powiadomić urząd skarbowy?

W prasie podatkowej pojawia się bardzo często stwierdzenie, że w przypadku, gdy dojdzie do zniszczenia ksiąg, należy o tym powiadomić urząd skarbowy. Jednakże ani ustawa o rachunkowości, ani ordynacja podatkowa, ani rozporządzenie o podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wskazuje na istnienie takiego obowiązku. Naczelnika urzędu skarbowego należy powiadomić o:

• założeniu księgi przychodów i rozchodów;

• przekazaniu prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów do biura rachunkowego;

• zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zawiadomienia tego należy dokonać w formie pisemnej w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

 

Obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o zniszczeniu ksiąg nie wynika zatem z przytoczonych przepisów. Jeżeli zatem podatnik nie dokonałby zawiadomienia urzędu skarbowego, trudno znaleźć podstawy do nałożenia sankcji z tego tytułu. Mając jednak na uwadze, że kwestia zniszczenia ksiąg oraz zakres tego zniszczenia może mieć znaczenie w przyszłości, dokonanie takiego zawiadomienia leży w interesie podatnika. Dodatkowo należy zalecać, aby w takim przypadku, niezależnie od tego, czy zawiadomienie zostanie dokonane, sporządzić szczegółowy protokół dokumentujący fakt zniszczenia ksiąg. Tego rodzaju protokół będzie miał w przyszłości istotne znaczenie dowodowe, np. w trakcie ewentualnej kontroli, stąd też powinien wskazywać:

• kiedy doszło do zniszczenia ksiąg;

• w jakich okolicznościach;

• jaki jest zakres zniszczeń i rodzaje zniszczonych dokumentów, np. faktury sprzedaży za okres maj-czerwiec. Zakres opisanych zniszczeń będzie wskazywał automatycznie, jakie dokumenty będą wymagały odtworzenia,

• osoby obecne przy sporządzaniu protokołu i dokonujące oceny stanu ksiąg.

Ponadto, o ile to możliwe (brak przeciwwskazań, np. sanitarnych), warto zachować tę część dokumentacji, która jest uszkodzona, ale możliwe jest jej częściowe odczytanie.

Termin złożenia deklaracji można przedłużyć

W sytuacji utraty dokumentacji, nawet częściowej, przygotowanie rozliczenia z podatku, rozumiane jako obliczenie podatku oraz sporządzenie i wypełnienie deklaracji, jest z reguły niewykonalne w ustawowych terminach, zwłaszcza w przypadku rozliczeń z zakresu podatku od towarów i usług dokonywanych w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Niezależnie od powyższego, bezpośrednio po przejściu fali powodziowej, kiedy konieczne jest wykonanie szeregu prac porządkowych, wypełnienie obowiązków podatkowych trudno uznać za kwestię najbardziej palącą, nawet jeśli za niezłożenie deklaracji w terminie można ponieść odpowiedzialność karno-skarbową. Przepisy podatkowe zawierają jednak w tym zakresie rozwiązania, które mogą stanowić ułatwienie w sytuacjach losowych. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, naczelnicy urzędów skarbowych mogą na wniosek podatników, a także płatników i inkasentów odroczyć terminy wynikające z przepisów prawa podatkowego. W szczególności wskazany przepis dotyczy możliwości odraczania terminów do złożenia deklaracji podatkowych, np. VAT-7. Warunkiem odroczenia terminu jest złożenie wniosku. Naczelnik urzędu skarbowego nie może dokonać odroczenia terminu z własnej inicjatywy, nawet jeżeli ma świadomość, że podatnicy z danego terenu nie są w stanie ich złożyć w terminie. Wniosek musi być złożony przed upływem daty złożenia deklaracji oraz wskazywać, że odroczenie jest uzasadnione ważnym interesem podatnika, płatnika lub inkasenta. Jako uzasadnienie należy wskazać np. brak możliwości złożenia deklaracji z powodu zalania pomieszczeń, w których była przechowywane dokumentacja podatkowa. Uzupełniająco warto wskazać, że odroczenie terminu do złożenia deklaracji może mieć zastosowanie we wszelkich innych przypadkach losowych, np. w razie pożaru.

Niektórzy podatnicy w przypadkach losowych, aby nie doprowadzić do powstania odpowiedzialności za nieterminowe złożenie deklaracji, stosują metodę składania deklaracji „zerowych”, które w późniejszym okresie są korygowane i wskazują prawidłową kwotę podatku do zapłaty. Taką metodę odradzamy, ponieważ może być uznana nawet za przestępstwo karno-skarbowe, polegające na podaniu nieprawdy w składanej deklaracji i narażenie w ten sposób podatku na uszczuplenie (art. 56 k.k.s). Metoda ta sprowadza się bowiem do popełnienia większego przewinienia, w celu uniknięcia przewinienia relatywnie mniejszej wagi, polegającego na złożeniu deklaracji po terminie.

Odtwarzanie dowodów źródłowych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych oraz innych ewidencjach są dowody źródłowe. Najważniejsze z tych dokumentów to faktury i rachunki, czyli dowody źródłowe zewnętrzne, które tylko w ograniczonym zakresie mogą zostać zastąpione dowodami wewnętrznymi, czyli dokumentami sporządzanymi przez samego podatnika. Odtwarzanie dokumentacji podatkowej będzie zatem w głównej mierze sprowadzać się do odtworzenia dowodów zewnętrznych. Na ich podstawie odtworzenie zapisów, np. księgi przychodów i rozchodów, nie będzie stanowić większej trudności. Większych komplikacji nie powinno się również mieć przy uzyskaniu kopii dokumentów składanych przez podatników do urzędów skarbowych. Jakkolwiek przepisy nie zawierają w tym zakresie wyraźnych postanowień, trudno jednak uznać, aby urząd skarbowy mógł odmówić przekazania kopii deklaracji lub zeznań, które zgodnie z obowiązującymi przepisami zostały złożone przez podatnika.

W przypadku odtwarzania dowodów źródłowych należy zwrócić się do kontrahentów o przekazanie kopii dokumentów dotyczących wzajemnych transakcji. Przepisy rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT wskazują, że jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej zostanie zniszczony albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Przepisy jednoznacznie rozstrzygają obowiązki związane z wystawianiem duplikatów przez sprzedawcę. Brak jest natomiast wskazań, jak należy postąpić w sytuacji, kiedy zostaną zniszczone dokumenty sprzedawcy i nie dysponuje on oryginałami wystawionych faktur wskazującymi na wysokość sprzedaży. W takim przepadku nie ma żadnych przeszkód prawnych, aby uzyskać kopie tych dokumentów od nabywcy. Dokumenty te nie będą miały charaktery duplikatu w rozumieniu rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT, niemniej jednak stanowią dowód, że oryginał o określonej treści został przez sprzedawcę wystawiony.

W przypadku operacji gospodarczych, w stosunku do których przepisy bezwzględnie nie wymagają udokumentowania fakturą VAT, można również rozważać uzyskanie lub wykorzystanie dowodów zastępczych, np. kopii przelewów bankowych lub wyciągów bankowych. Sytuacja taka może wystąpić w przypadku wydatków kwalifikowanych jako koszt uzyskania przychodu. Przy braku możliwości uzyskania kopii faktur, zapisy z wyciągu bankowego można uznać za dowód poniesienia kosztu, jeśli będzie z niego wynikało, jakiej operacji gospodarczej operacja dotyczyła.

Prezentowane stanowisko organów podatkowych wskazujące na obowiązek odtworzenia dokumentów nie uwzględnia jednej istotnej okoliczności. Mianowicie tego, że zakres zniszczeń może objąć tak znaczną grupę przedsiębiorców z danego terenu, że nie będzie możliwości zwrócenia się do kogokolwiek o przekazanie kopii dokumentów, ponieważ u wszystkich podmiotów znajdujących się we wzajemnych relacjach gospodarczych będzie ta sama sytuacja - u każdego dojdzie do zniszczenia dokumentacji.

Tu niezbędne wydaje się stanowisko Ministerstwa Finansów, które określi ścieżkę postępowania.

Filip Siwek

Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna

www.sws.com.pl