Czy należy odtworzyć dokumenty zniszczone przez powódź

Podatnik ma obowiązek odtworzenia zniszczonej przez powódź dokumentacji podatkowej, która dotyczy zobowiązań podatkowych nieprzedawnionych.

Podatnicy prowadzący księgi podatkowe są zobowiązani do ich przechowywania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych z nimi związanych (art. 86 § 1 ordynacji podatkowej). Wraz z księgami należy przechowywać dokumenty związane z ich prowadzeniem. Obowiązek ten obciąża podatników. To podatnicy są odpowiedzialni za przechowanie dokumentów w należytym stanie, który umożliwi ich kontrolę. W razie zaginięcia lub zniszczenia dokumentów przed upływem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych podatnicy są zobowiązani do odtworzenia tych dokumentów. Nie inaczej jest w przypadku zniszczenia dokumentów przez powódź. Również w tych trudnych okolicznościach podatnicy muszą odtworzyć dokumentację podatkową. Stanowisko takie potwierdza komunikat MF z 25 maja 2010 r. zamieszczony na stronie internetowej ministerstwa (www.mofnet.gov.pl). Z komunikatu wynika, że o zniszczeniu dokumentacji przez powódź podatnicy powinni jak najszybciej zawiadomić właściwy dla siebie urząd skarbowy. W celu odtworzenia dokumentacji podatnik może m.in.:

• zwrócić się do kontrahentów o wystawienie duplikatów zaginionych faktur oraz przesłanie kopii umów, zamówień czy innych dokumentów dotyczących jego zobowiązań, które mogą się znajdować w posiadaniu kontrahentów,

• zwrócić się do urzędu skarbowego o przekazanie danych ze złożonych deklaracji podatkowych, które zostały u podatnika zniszczone przez powódź,

• zwrócić się do inspektoratu ZUS o przekazanie danych ze złożonych deklaracji i raportów, które zostały u podatnika zniszczone przez powódź,

• skorzystać z dokumentacji banku, który prowadzi konta podatnika.

Nie bez znaczenia mogą być również wyjaśnienia osób związanych z firmą, np. pracowników, którzy mogą pamiętać wiele faktów związanych z przedsiębiorstwem, a czasami posiadać kopie dokumentów firmowych. Podatnik musi dołożyć wszelkiej możliwej staranności w odtworzeniu tej dokumentacji. Inaczej organ podatkowy określi podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak będzie ksiąg podatkowych i innych danych niezbędnych do jej określenia (art. 23 § 1 ordynacji podatkowej).

Edward Żurański

Podstawa prawna:

• art. 21 ust. 1 pkt 26 i 26a, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 5 i 48 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn.zm.),

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 5 i 50 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.),

• rozporządzenie Ministra Finansów z 28 grudnia 2009 r. sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od niektórych dochodów (przychodów) podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 226, poz. 1819).