Kategorie

Czy raporty kasowe można archiwizować na elektronicznych nośnikach

Anna Potocka
inforCMS
Jesteśmy spółką z o.o. Wystawiamy kilka tysięcy faktur sprzedaży miesięcznie. Każda z wystawionych faktur jest fiskalizowana na kasie fiskalnej. Do rozliczenia VAT bierzemy miesięczny wydruk z kasy fiskalnej. Drukujemy również dzienne rejestry sprzedaży fakturowanej. Czy jest obowiązek drukowania i przechowywania rejestrów sprzedaży w formie papierowej, jeśli cała sprzedaż jest fiskalizowana? Czy wystarczy zapisać rejestry na innym nośniku informacji z możliwością wydruku rejestru?

RADA

Proponowany przez firmę sposób archiwizowania dokumentów kasowych w aktualnym stanie prawnym nie jest możliwy, gdy firma nie posiada odpowiednich kas rejestrujących. Przepisy uzależniają sposób przechowywania tych dokumentów od rodzaju stosowanych kas. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podatnicy stosujący do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego kasy rejestrujące są zobowiązani m.in. do:

• ewidencjonowania każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydania oryginału wydrukowanych dokumentów nabywcy,

• sporządzania dobowych raportów fiskalnych - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

• sporządzania miesięcznych raportów fiskalnych - za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,

• prowadzenia bieżącej kontroli prawidłowości i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku zastosowania kas z elektronicznym zapisem kopii.

Przepisy nie określają innych zasad sporządzania raportów kasowych w zależności od tego, czy podatnik ewidencjonuje całą sprzedaż z zastosowaniem tych kas, czy tylko sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jak również od tego, czy faktury są emitowane bezpośrednio z kasy czy wystawiane poza nią. Celem takiego wydruku jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto w każdej ze stawek VAT oraz kwoty podatku należnego od dokonanej w danym dniu (miesiącu) sprzedaży zarejestrowanej w pamięci operacyjnej kasy fiskalnej w celu sporządzenia deklaracji VAT.

W aktualnym stanie prawnym sposób archiwizowania dokumentów emitowanych z kasy fiskalnej zależy od rodzaju stosowanej kasy lub dodatkowych urządzeń do elektronicznego ich odczytu.

Dokumenty kasowe na nośniku papierowym

Reklama

Do dokumentów kasowych, które emituje kasa rejestrująca pracująca w trybie fiskalnym, należą: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT. Zasadniczo kopie tych dokumentów powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości, co wynika z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas.

Reklama

Oznacza to, że istnieje obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zasadniczo z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przepisy rozporządzenia dopuszczają jednak krótszy okres przechowywania dokumentów kasowych. Na podstawie § 19 rozporządzenia w sprawie warunków stosowania kas kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Skrócony okres przechowywania nie dotyczy jednak kopii faktur wystawianych za pośrednictwem kas, do których ma zastosowanie regulacja § 21 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Należy je przechowywać tak jak inne faktury VAT, w każdej sytuacji - do okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie warunków stosowania kas nie uwzględnia kryteriów określonych w § 6 obowiązującego do 30 listopada 2008 r. rozporządzenia z 4 lipca 2002 r., dotyczących specjalnego rodzaju kas, których konstrukcja przewidywała równoległe drukowanie kopii dokumentów kasowych na nośniku papierowym oraz ewidencjonowanie i przechowywanie ich treści na informatycznym nośniku jednokrotnego trwałego zapisu (§ 6 ust. 1 poprzedniego rozporządzenia). Do ich stosowania uprawnieni byli podatnicy spełniający określone warunki. Przepis przejściowy § 17 ust. 4 obecnie obowiązującego rozporządzenia utrzymuje jedynie możliwość dalszego stosowania tych kas przez podatników, którzy je nabyli pod rządami poprzedniego rozporządzenia. Mają oni obowiązek przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów na takich samych zasadach jak poprzednio, czyli przez okres co najmniej sześciu miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Ponadto mają oni obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych.

Ta opcja w przypadku przedstawionym w pytaniu nie może mieć jednak zastosowania, jeżeli firma dotąd jej nie stosowała.

Dokumenty fiskalne w formie elektronicznej

Na podstawie § 6 obowiązującego aktualnie rozporządzenia możliwe jest również stosowanie do ewidencjonowania kas z elektronicznym zapisem kopii, które muszą spełniać określone tym przepisem warunki. Muszą to być kasy dostosowane konstrukcyjnie do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Muszą mieć możliwość transmisji danych między kasą a systemem wykonywania kopii na informatycznych nośnikach danych w postaci zaszyfrowanej. Oprócz kryteriów i warunków technicznych dotyczących innych kas rejestrujących muszą spełniać dodatkowe wymogi, m.in.:

• paragon fiskalny i raport fiskalny dobowy, faktura VAT powinny zawierać numer kontrolny,

• w przypadku wystawiania przez kasę faktur VAT powinna ona drukować również kopie tych faktur,

• wszystkie ewidencje wykonane w kasie muszą podlegać zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków do momentu wykonania dobowego raportu fiskalnego,

• należy w niej wydzielić odrębny (od programu kasy) program archiwizujący, który dodatkowo powinien być objęty autoryzacją przez podmiot wprowadzający kasę do obrotu; ma on zapewnić szybki odczyt kopii dokumentów kasowych i realizację określonych funkcji sortujących.

Kasy z elektronicznym zapisem kopii mogą być stosowane pod warunkiem:

• posiadania i stosowania określonego przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizującego i informatycznego nośnika danych oraz

• stosowania zgodnie z kartą kasy autoryzowanego przez producenta krajowego lub importera programu archiwizującego.

WAŻNE!

Kasy z elektronicznym zapisem kopii muszą drukować kopie faktur VAT w formie papierowej. Należy je przechowywać w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie jest możliwe archiwizowanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

• § 6, § 7 ust. 1 pkt 1-8 i ust. 5, § 17 ust. 4, § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

 

Źródło: Biuletyn VAT
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    25 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Czy można zobaczyć nagranie z egzaminu na prawo jazdy?

    Czy można zobaczyć nagranie z egzaminu na prawo jazdy? Jak najbardziej. Niestety tylko w przypadku, w którym kandydat... nie zda egzaminu.

    Bezrobocie. Dane lepsze od oczekiwanych

    Główny Urząd Statystyczny zaprezentował dane o poziomie bezrobocia rejestrowanego w końcu maja 2021. Liczba zarejestrowanych bezrobotnych wyniosła 1026,7 tys. osób i była o 27,1 tys. osób niższa niż w końcu kwietnia oraz o 15,0 tys. osób wyższa niż przed rokiem.

    Magdalena Foremska (PAH): 7 zł to pomoc 1 osobie w obozie w Iraku przez miesiąc [PODCAST]

    Mimo, że konflikt zbrojny w Iraku zakończył się w 2017 roku, to nadal prawie 1,5 miliona osób przebywa w obozach. Dlaczego nie mogą wrócić do domu? Zapraszamy do wysłuchania podcastu

    77% firm chce wdrożyć na stałe hybrydowy model pracy [BADANIE]

    Wprowadzenie na stałe hybrydowego modelu pracy planuje 77 proc. firm, najczęściej przy utrzymaniu pracy zdalnej przez 2 lub 3 dni w tygodniu – wynika z badań ankietowych wśród prawie 200 najemców powierzchni biurowych w największych miastach w Polsce. Jakie są pozostałe wnioski z badania?

    Roczne wstrzymanie podwyżki płacy minimalnej - przedsiębiorcy apelują do Gowina

    Przedsiębiorcy piszą do Jarosława Gowina z apelem o roczne wstrzymanie podwyżki płacy minimalnej. Chcemy uniknąć zwolnień - apelują.

    Restrukturyzacja to najtańsza opcja dla zadłużonego rolnika

    Jak powinni postępować zadłużeni rolnicy? Eksperci podpowiadają możliwe scenariusze działania. Jednym z nich jest restrukturyzacja. Ile kosztuje takie postępowanie?

    Fotowoltaika - nadchodzą zmiany

    Fotowoltaika. Według prognoz Instytutu Energii Odnawialnej, moc zainstalowana w fotowoltaiki w Polsce podwoi się w ciągu najbliższych dwóch lat. W 2025 roku może osiągnąć nawet 15 GW. Rynek OZE swój dynamiczny wzrost zawdzięczał dotąd przede wszystkim prosumentom, którzy korzystali z programu „Mój Prąd”. Jednak proporcje zaczynają się zmieniać – miejsce mikroinstalacji zajmują farmy, a energia słoneczna „goni” wiatrową.

    Kurs reedukacyjny: co to jest?

    Kurs reedukacyjny: co to jest i w jakich przypadkach jest konieczny? Dziś opowiemy o szkoleniach organizowanych przez WORD-y.

    6 trendów nowej rzeczywistości - co się zmieniło w firmach? [RAPORT]

    Z badania przeprowadzonego przez GfK wynika, że firmy stały się bardziej online, ale początkowy entuzjazm związany z pracą zdalną nieco opadł. Sprawdź 6 trendów nowej rzeczywistości widocznych w Raporcie #RegionyNEXERY2021.

    Polski Ład - czy będą zmiany podatkowe dla przedsiębiorców?

    Rzecznik MŚP postuluje do Premiera o korzystne zmiany dla przedsiębiorców w rządowym planie „Polskiego Ładu”. O jakie zmiany wystąpił Adam Abramowicz?

    Jest stanowisko Rzecznika Finansowego na zapytanie SN w sprawie tzw. kredytów frankowych

    Rzecznik Finansowy uznał, zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, że bieg przedawnienia roszczenia banku o zwrot kwot wypłaconych z tytułu kredytu frankowego, rozpoczyna się od chwili, w której umowa kredytu stała się trwale bezskuteczna.

    Ile kosztuje licencja taxi?

    Ile kosztuje licencja taxi? Kierowca musi spełnić parę wymogów formalnych. Na jaki wydatek musi się przygotować? Kilkaset złotych.

    Czy wejście na giełdę będzie łatwiejsze? MF chce zmian

    Resort finansów chce zmian w “Polskim Ładzie” i proponuje pakiet nowych ulg. Będą ulgi wspierające wejście polskich firm na giełdę, będą też ulgi na inwestowanie przez fundusze vc i zwolnienie podatkowe dla alternatywnych spółek inwestycyjnych. Czy to ułatwi wejście na giełdę?

    Sektor ubezpieczeniowy podwaja wydatki na cyberbezpieczeństwo

    Przyśpieszona transformacja cyfrowa sektora zmieniła priorytety branży w zakresie inwestycji technologicznych. Najważniejsze z nich to cyberbezpieczeństwo i migracja do chmury.

    Czy strategia multicloud w firmie ma wady?

    Tylko 32% firm korzysta z jednej platformy chmurowej. Decydując się na wdrożenie chmur od różnych dostawców firmy jednak często nie zdają sobie sprawy z wyzwań jakie taki proces przed nimi stawia.

    Jak zostać kierowcą Ubera? To w pewnym sensie proste...

    Jak zostać kierowcą Ubera? Choć wymogi nie są zaporowe, jest kilka punktów, które musi wypełnić kandydat. Zaraz opowiemy o procesie autoryzacji.

    Jak obniżyć rachunki za energię - zmiana sprzedawcy w 24 h i porównywarka cen

    Jak obniżyć rachunki za energię. Ministerstwo Klimatu i Środowiska informuje, że dobiegają końca konsultacje publiczne i uzgodnienia międzyresortowe projektu nowelizacji ustawy – Prawo energetyczne oraz ustawy o odnawialnych źródłach energii, który proponuje szereg rozwiązań na rzecz dalszego wzmocnienia pozycji odbiorcy energii elektrycznej. Zawarte w nim regulacje dotyczą m.in. możliwości: zmiany sprzedawcy w ciągu 24h, nabywania energii elektrycznej po cenach dynamicznych, korzystania z usług agregatorów czy dostępu do darmowej porównywarki cen, która będzie prowadzona przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.

    Qashqai zostaje w Wielkiej Brytanii. Sunderland zaczyna produkcję

    Qashqai zostaje w Wielkiej Brytanii. Pomimo brexitu Nissan nie zdecydował się na przeniesienie produkcji z Wysp Brytyjskich.

    Mieszkanie wynajmuje 4 proc. gospodarstw domowych

    Sektor mieszkań na wynajem w Polsce jest mały i zdominowany przez indywidualnych właścicieli; prywatnie swoje mieszkanie wynajmuje 4 proc. gospodarstw domowych, a wśród nich niecałe 1 proc. korzysta z najmu instytucjonalnego - wynika z raportu firmy CBRE.

    Wartość sprzedaży kredytów hipotecznych

    Kredyty hipoteczne. Wartość sprzedaży kredytów hipotecznych przez liderów rynku pośrednictwa finansowego przekroczyła 9 mld zł - informuje Związek Firm Pośrednictwa Finansowego.

    Chipy płatnicze - czy to nieuniknione?

    Technologie cyfrowe, chociaż powszechne w naszym codziennym życiu, wciąż wzbudzają wiele pytań i kontrowersji, zwłaszcza w kontekście tego, jak daleko jesteśmy skłonni przesuwać granicę ich akceptacji. Czy takim novum będą właśnie chipy płatnicze?

    Kryzys na rynku najmu mieszkań

    Rynek najmu. Jeszcze do niedawna inwestycje w lokale na wynajem były uznawane za żyłę złota. Rentowność nie spadała poniżej 4%, wartość nieruchomości ciągle wzrastała. Wydawało się, że ten segment jest bezpieczny i przyszłościowy. Wraz z wprowadzonymi obostrzeniami z powodu pandemii COVID-19, popyt wycofał się z rynku, co spowodowało katastrofalne skutki dla indywidualnych inwestorów.

    Przed jakimi wyzwaniami stoi sektor data center?

    Centra danych w pandemicznej rzeczywistości stały się kluczowe dla funkcjonowania globalnej gospodarki. Można powiedzieć, że zapotrzebowanie na dane i zabezpieczenie ciągłości działania obiektów data center jeszcze nigdy w historii nie było tak wielkie. Możemy wskazać Polskę jako jeden ze „wschodzących” rynków, gdzie sektor w ostatnim czasie rozwija się bardzo dynamicznie.

    Zgoda na nadanie numeru VIN. Kiedy jest wydawana?

    Zgoda na nadanie numeru VIN jest wydawana przez wydział komunikacji w określonych przypadkach. Jakich? O tym opowiemy za chwilę.

    Prezydent podpisał ustawę o e-doręczeniach

    Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych (e-Doręczeniach). Główna zmiana to przesunięcie terminu wdrożenia e-Doręczeń. Jaki jest cel tej ustawy?