Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy raporty kasowe można archiwizować na elektronicznych nośnikach

Anna Potocka
inforCMS
Jesteśmy spółką z o.o. Wystawiamy kilka tysięcy faktur sprzedaży miesięcznie. Każda z wystawionych faktur jest fiskalizowana na kasie fiskalnej. Do rozliczenia VAT bierzemy miesięczny wydruk z kasy fiskalnej. Drukujemy również dzienne rejestry sprzedaży fakturowanej. Czy jest obowiązek drukowania i przechowywania rejestrów sprzedaży w formie papierowej, jeśli cała sprzedaż jest fiskalizowana? Czy wystarczy zapisać rejestry na innym nośniku informacji z możliwością wydruku rejestru?

RADA

Proponowany przez firmę sposób archiwizowania dokumentów kasowych w aktualnym stanie prawnym nie jest możliwy, gdy firma nie posiada odpowiednich kas rejestrujących. Przepisy uzależniają sposób przechowywania tych dokumentów od rodzaju stosowanych kas. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podatnicy stosujący do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego kasy rejestrujące są zobowiązani m.in. do:

• ewidencjonowania każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydania oryginału wydrukowanych dokumentów nabywcy,

• sporządzania dobowych raportów fiskalnych - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

• sporządzania miesięcznych raportów fiskalnych - za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,

• prowadzenia bieżącej kontroli prawidłowości i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku zastosowania kas z elektronicznym zapisem kopii.

Przepisy nie określają innych zasad sporządzania raportów kasowych w zależności od tego, czy podatnik ewidencjonuje całą sprzedaż z zastosowaniem tych kas, czy tylko sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jak również od tego, czy faktury są emitowane bezpośrednio z kasy czy wystawiane poza nią. Celem takiego wydruku jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto w każdej ze stawek VAT oraz kwoty podatku należnego od dokonanej w danym dniu (miesiącu) sprzedaży zarejestrowanej w pamięci operacyjnej kasy fiskalnej w celu sporządzenia deklaracji VAT.

W aktualnym stanie prawnym sposób archiwizowania dokumentów emitowanych z kasy fiskalnej zależy od rodzaju stosowanej kasy lub dodatkowych urządzeń do elektronicznego ich odczytu.

Dokumenty kasowe na nośniku papierowym

Do dokumentów kasowych, które emituje kasa rejestrująca pracująca w trybie fiskalnym, należą: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT. Zasadniczo kopie tych dokumentów powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości, co wynika z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas.

Oznacza to, że istnieje obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zasadniczo z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przepisy rozporządzenia dopuszczają jednak krótszy okres przechowywania dokumentów kasowych. Na podstawie § 19 rozporządzenia w sprawie warunków stosowania kas kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Skrócony okres przechowywania nie dotyczy jednak kopii faktur wystawianych za pośrednictwem kas, do których ma zastosowanie regulacja § 21 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Należy je przechowywać tak jak inne faktury VAT, w każdej sytuacji - do okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie warunków stosowania kas nie uwzględnia kryteriów określonych w § 6 obowiązującego do 30 listopada 2008 r. rozporządzenia z 4 lipca 2002 r., dotyczących specjalnego rodzaju kas, których konstrukcja przewidywała równoległe drukowanie kopii dokumentów kasowych na nośniku papierowym oraz ewidencjonowanie i przechowywanie ich treści na informatycznym nośniku jednokrotnego trwałego zapisu (§ 6 ust. 1 poprzedniego rozporządzenia). Do ich stosowania uprawnieni byli podatnicy spełniający określone warunki. Przepis przejściowy § 17 ust. 4 obecnie obowiązującego rozporządzenia utrzymuje jedynie możliwość dalszego stosowania tych kas przez podatników, którzy je nabyli pod rządami poprzedniego rozporządzenia. Mają oni obowiązek przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów na takich samych zasadach jak poprzednio, czyli przez okres co najmniej sześciu miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Ponadto mają oni obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych.

Ta opcja w przypadku przedstawionym w pytaniu nie może mieć jednak zastosowania, jeżeli firma dotąd jej nie stosowała.

Dokumenty fiskalne w formie elektronicznej

Na podstawie § 6 obowiązującego aktualnie rozporządzenia możliwe jest również stosowanie do ewidencjonowania kas z elektronicznym zapisem kopii, które muszą spełniać określone tym przepisem warunki. Muszą to być kasy dostosowane konstrukcyjnie do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Muszą mieć możliwość transmisji danych między kasą a systemem wykonywania kopii na informatycznych nośnikach danych w postaci zaszyfrowanej. Oprócz kryteriów i warunków technicznych dotyczących innych kas rejestrujących muszą spełniać dodatkowe wymogi, m.in.:

• paragon fiskalny i raport fiskalny dobowy, faktura VAT powinny zawierać numer kontrolny,

• w przypadku wystawiania przez kasę faktur VAT powinna ona drukować również kopie tych faktur,

• wszystkie ewidencje wykonane w kasie muszą podlegać zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków do momentu wykonania dobowego raportu fiskalnego,

• należy w niej wydzielić odrębny (od programu kasy) program archiwizujący, który dodatkowo powinien być objęty autoryzacją przez podmiot wprowadzający kasę do obrotu; ma on zapewnić szybki odczyt kopii dokumentów kasowych i realizację określonych funkcji sortujących.

Kasy z elektronicznym zapisem kopii mogą być stosowane pod warunkiem:

• posiadania i stosowania określonego przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizującego i informatycznego nośnika danych oraz

• stosowania zgodnie z kartą kasy autoryzowanego przez producenta krajowego lub importera programu archiwizującego.

WAŻNE!

Kasy z elektronicznym zapisem kopii muszą drukować kopie faktur VAT w formie papierowej. Należy je przechowywać w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie jest możliwe archiwizowanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

• § 6, § 7 ust. 1 pkt 1-8 i ust. 5, § 17 ust. 4, § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

 

PODATKI 2023
PODATKI 2023

Praktyczny komplet wiedzy dla księgowych i biur rachunkowych dotyczący wszystkich zmian w podatkach w 2023 r. Na pakiet składa się jedenaście publikacji prezentujących kompleksową informację prawną na temat podatków w 2023 r. oraz rozliczenia PIT za 2022 r. Dodatkowym atutem wersji PREMIUM jest webinarium VAT 2023.

Teraz komplet kupisz z rabatem 100 zł i e-bookiem w PREZENCIE!
Źródło: Biuletyn VAT
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wiceprezes ZPP: są warunki, by polskie i ukraińskie firmy wspólnie odbudowywały Ukrainę
    Polskie i ukraińskie firmy powinny już dziś nawiązywać kontakty, by wspólnie uczestniczyć w odbudowie Ukrainy ze zgliszcz wojennych; istnieją do tego odpowiednie instrumenty finansowe – powiedział PAP w Kijowie Marcin Nowacki, wiceprezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.
    „Poznaj Dobrą Żywność” - ważna zmiana dla producentów
    Zmiana ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych wprowadziła możliwość umieszczania znaku jakości „Poznaj Dobrą Żywność” bez konieczności uzyskania decyzji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi na niektórych produktach.
    e-commerce - nadchodzą istotne zmiany w modelu dostaw
    Zbliżający się szczyt zakupowy może być ostatnią szansą na detalistów na maksymalizację sprzedaży przed zapowiadanym ochłodzeniem gospodarki. W kryzysie nieco łatwiej mogą mieć firmy sprzedające dużo w sieci, bo to do internetu skieruje się konsument szukający oszczędności. Pomoże to operatorom logistycznym obsługującym rynek e-commerce, ale rosnące koszty obsługi zamówień wywołają uboczny efekt racjonalizacji doświadczeń zakupowych, z czego zapewne nie ucieszy się klient. Pod naporem kosztów logistycznych najwięksi gracze już teraz podnoszą minimalne kwoty zamówień lub rezygnują z niektórych opcji dostaw, w tym z darmowych zwrotów.
    Ataki wykorzystujące szyfrowanie pokonują ochronę 70% organizacji
    Dzisiejsze organizacje borykają się z olbrzymim obciążeniem ruchu w sieci i słabą widocznością niebezpieczeństw – w przypadku 45% kończy się to wieloma naruszeniami zabezpieczeń.
    Wsparcie dla firm energochłonnych w Polsce bez zgody Komisji Europejskiej?
    Minister rozwoju i technologii wskazał 28 listopada 2022 r., że program wsparcia dla firm energochłonnych będzie wprowadzany raczej bez formalnej zgody Komisji Europejskiej. Proces notyfikacji może potrwać nawet 2 miesiące, a tyle nie możemy czekać - dodał.
    Tani prąd dla firm. Ostatnie dni na oświadczenie!
    Tani prąd dla firm. Mikro, małe oraz średnie firmy mogą skorzystać z zamrożenia cen prądu od grudnia aż do końca 2023 r. Muszą jednak złożyć oświadczenie do 30 listopada!
    Czy kolumna natryskowa jest wyrobem budowlanym?
    Czy kolumna natryskowa jest wyrobem budowlanym w myśl ustawy o wyrobach budowlanych?
    Usługi pośrednika nieruchomości - co trzeba wiedzieć
    Chcąc sprzedać czy też kupić nieruchomość, można to zrobić samemu lub skorzystać z profesjonalnej pomocy pośrednika nieruchomości. Decydując się na tę drugą opcję, należy wybrać odpowiedniego agenta, który pomoże nam jak najkorzystniej spieniężyć mieszkanie lub dom. Sprawdź, na co należy zwrócić uwagę podczas współpracy z pośrednikiem nieruchomości.
    Sprawozdawczość przedsiębiorstw dot. zrównoważonego rozwoju - dyrektywa
    Rada UE ostatecznie zatwierdziła 28 listopada 2022 r. dyrektywę o sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD). Oznacza to, że przedsiębiorstwa wkrótce będą musiały publikować szczegółowe informacje o kwestiach związanych ze zrównoważonym rozwojem.
    Czy kolumna natryskowa prysznica jest wyrobem budowlanym?
    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień, czy kolumna natryskowa (prysznic), wprowadzana do obrotu bez baterii mechanicznej, w myśl ustawy o wyrobach budowlanych jest wyrobem budowlanym?
    Złoto czy Bitcoin? Alternatywne inwestycje w czasach inflacji
    Kryptowaluty od lat elektryzują społeczeństwo. Każdy większy spadek i wzrost na giełdzie jest szeroko komentowany w mediach. Jednak, czy Polacy rzeczywiście wiedzą, czym jest Bitcoin? Które aktywa zyskują popularność? Złoto i Bitcoin zabiegają o względy inwestorów
    Rynki biurowe w regionie Europy Środkowo-Wschodniej w czasach turbulencji
    Efektywność energetyczna nieruchomości to obecnie jedna z kluczowych pozycji na liście deweloperów i najemców biurowych oraz inwestorów poszukujących atrakcyjnych aktywów do zakupu. To właśnie ona, w dobie rozwoju trendu ESG i gwałtownego wzrostu cen energii, w dużej mierze decyduje o rentowności i obłożeniu budynku – wynika z najnowszego raportu Colliers pt. „ExCEEding Borders: CEE-15 Office Markets in Turbulent Times”, analizującego stan rynku w 15 krajach Europy Środkowo-Wschodniej .
    Sieć dróg szybkiego ruchu się rozrasta. Wyższy standard, większe koszty
    Standard istniejących polskich autostrad jest wysoki. Porównując do krajów Europy Zachodniej, możemy pochwalić się nowymi technologiami, przede wszystkim w kontekście ochrony środowiska. Większość tras szybkiego ruchu wciąż powstaje jako drogi dwujezdniowe, wpływa na ograniczoną przepustowość.
    Duży Fiat skończył 55 lat
    Duży Fiat. W czasach PRL synonim luksusu i komfortu, marzenie wszystkich Polaków, w okresie rozwoju kapitalizmu pogardzany symbol minionych czasów. Duży Fiat, kant, kredens, czyli po prostu Fiat 125p, 55 lat temu po raz pierwszy wyjechał z fabryki na warszawskim Żeraniu.
    Rynek ubezpieczeń: większe szkody w rolnictwie z powodu zjawisk pogodowych
    Rok 2022 był trudny dla rolników pod względem szkód wyrządzonych przez zjawiska pogodowe – silne deszcze czy grad, huragany, burze, spowodowane suszą pożary. Szkody objęły uprawy, lasy, budynki i urządzenia.
    Ropa w poniedziałek rano tanieje o prawie 3 proc.
    Ceny ropy na giełdzie. W poniedziałek rano 28 listopada ropa Brent tanieje o 2,82 proc. do 81,27 dolarów za baryłkę, a cena amerykańskiej ropy WTI spada o 2,69 proc. do 74,23 dolarów za baryłkę.
    Ceny miedzi w Londynie w dół z powodu protestów covidowych w Chinach
    Ceny miedzi. Miedź na giełdzie metali LME w Londynie tanieje w reakcji na doniesienia o protestach covidowych w Chinach. Metal w dostawach 3-miesięcznych na LME w Londynie jest wyceniany niżej wobec 8.008,00 USD za tonę - informują maklerzy.
    Jak wybrać agenta nieruchomości?
    Co sprawia, że jesteśmy zadowoleni ze współpracy z agentem nieruchomości? Jakie praktyczne rozwiązania powodują, że współpraca na linii agent i klient przebiega efektywnie? Na te i wiele innych pytań odpowiada Kodeks Agenta Pro
    Gaz ziemny w poniedziałek rano tanieje
    Gaz ziemny. W poniedziałek rano 28 listopada gaz ziemny w holenderskim hubie TTF w kontraktach grudniowych tanieje do 122,37 euro za MWh. Spadają też ceny gazu z dostawą w styczniu - do ok. 126,87 euro za MWh oraz lutym - do 128,44 MWh.
    Inflacja obniżyła poziom ekonomiczny większości konsumentów
    Inflacja a kondycja finansowa konsumentów w Polsce pod koniec 2022 r. Nie widać optymizmu. Wzrost cen wpływa negatywnie na finanse aż 87% osób w naszym kraju, ale nie tylko na nie. Koszty życia, które rosną szybciej niż nasze pensje, źle wpływają na ogólne samopoczucie Polaków (70%).
    Jak oszczędzać prąd (energię elektryczną) i energię cieplną?
    Rządowy serwis cieplo.gov.pl wskazuje praktyczne przykłady i sposoby na oszczędzanie energii elektrycznej i cieplnej w naszych domach i mieszkaniach.
    Prawo budowlane 2023 - pełna cyfryzacja procedur budowlanych
    Do Sejmu trafi wkrótce projekt ustawy wprowadzającej pełną cyfryzację procesu inwestycyjno-budowlanego i zmieniającej Prawo budowlane. Według założeń ustawy w połowie 2023 roku ma już obowiązywać wyłącznie elektroniczny obieg wszystkich dokumentów - wskazuje Główny Urząd Nadzoru Budowlanego.
    Przychody europejskich banków wzrosną w 2023 r. o 8 proc.
    Banki europejskie w 2023 roku. Wzrost europejskiego sektora bankowego wyniesie w przyszłym roku 8 proc. - informuje w najnowszej analizie bank inwestycyjny Morgan Stanley. Analitycy oceniają, że przychody banków będą rosły niezależnie od geopolitycznych zawirowań.
    Nowe przepisy i obowiązki dla właścicieli nieruchomości
    Sejm przegłosował nowelizację prawa budowlanego oraz ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. W efekcie, od kwietnia 2023r. na właścicielach polskich nieruchomości będzie spoczywał nowy obowiązek - posiadanie ważnego świadectwa energetycznego. Brak wymaganego dokumentu może prowadzić do konieczności uiszczenia wysokiej kary pieniężnej.
    Podłoża do upraw - jakie wymogi?
    Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa przypomina, iż podłoża do upraw muszą być legalnie wprowadzone do obrotu. Jak wybrać odpowiednie podłoże?