REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy raporty kasowe można archiwizować na elektronicznych nośnikach

Anna Potocka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jesteśmy spółką z o.o. Wystawiamy kilka tysięcy faktur sprzedaży miesięcznie. Każda z wystawionych faktur jest fiskalizowana na kasie fiskalnej. Do rozliczenia VAT bierzemy miesięczny wydruk z kasy fiskalnej. Drukujemy również dzienne rejestry sprzedaży fakturowanej. Czy jest obowiązek drukowania i przechowywania rejestrów sprzedaży w formie papierowej, jeśli cała sprzedaż jest fiskalizowana? Czy wystarczy zapisać rejestry na innym nośniku informacji z możliwością wydruku rejestru?

RADA

REKLAMA

Proponowany przez firmę sposób archiwizowania dokumentów kasowych w aktualnym stanie prawnym nie jest możliwy, gdy firma nie posiada odpowiednich kas rejestrujących. Przepisy uzależniają sposób przechowywania tych dokumentów od rodzaju stosowanych kas. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podatnicy stosujący do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego kasy rejestrujące są zobowiązani m.in. do:

• ewidencjonowania każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydania oryginału wydrukowanych dokumentów nabywcy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sporządzania dobowych raportów fiskalnych - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

• sporządzania miesięcznych raportów fiskalnych - za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,

• prowadzenia bieżącej kontroli prawidłowości i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku zastosowania kas z elektronicznym zapisem kopii.

Przepisy nie określają innych zasad sporządzania raportów kasowych w zależności od tego, czy podatnik ewidencjonuje całą sprzedaż z zastosowaniem tych kas, czy tylko sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jak również od tego, czy faktury są emitowane bezpośrednio z kasy czy wystawiane poza nią. Celem takiego wydruku jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto w każdej ze stawek VAT oraz kwoty podatku należnego od dokonanej w danym dniu (miesiącu) sprzedaży zarejestrowanej w pamięci operacyjnej kasy fiskalnej w celu sporządzenia deklaracji VAT.

W aktualnym stanie prawnym sposób archiwizowania dokumentów emitowanych z kasy fiskalnej zależy od rodzaju stosowanej kasy lub dodatkowych urządzeń do elektronicznego ich odczytu.

Dokumenty kasowe na nośniku papierowym

REKLAMA

Do dokumentów kasowych, które emituje kasa rejestrująca pracująca w trybie fiskalnym, należą: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT. Zasadniczo kopie tych dokumentów powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości, co wynika z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas.

REKLAMA

Oznacza to, że istnieje obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zasadniczo z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przepisy rozporządzenia dopuszczają jednak krótszy okres przechowywania dokumentów kasowych. Na podstawie § 19 rozporządzenia w sprawie warunków stosowania kas kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Skrócony okres przechowywania nie dotyczy jednak kopii faktur wystawianych za pośrednictwem kas, do których ma zastosowanie regulacja § 21 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Należy je przechowywać tak jak inne faktury VAT, w każdej sytuacji - do okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie warunków stosowania kas nie uwzględnia kryteriów określonych w § 6 obowiązującego do 30 listopada 2008 r. rozporządzenia z 4 lipca 2002 r., dotyczących specjalnego rodzaju kas, których konstrukcja przewidywała równoległe drukowanie kopii dokumentów kasowych na nośniku papierowym oraz ewidencjonowanie i przechowywanie ich treści na informatycznym nośniku jednokrotnego trwałego zapisu (§ 6 ust. 1 poprzedniego rozporządzenia). Do ich stosowania uprawnieni byli podatnicy spełniający określone warunki. Przepis przejściowy § 17 ust. 4 obecnie obowiązującego rozporządzenia utrzymuje jedynie możliwość dalszego stosowania tych kas przez podatników, którzy je nabyli pod rządami poprzedniego rozporządzenia. Mają oni obowiązek przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów na takich samych zasadach jak poprzednio, czyli przez okres co najmniej sześciu miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Ponadto mają oni obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych.

Ta opcja w przypadku przedstawionym w pytaniu nie może mieć jednak zastosowania, jeżeli firma dotąd jej nie stosowała.

Dokumenty fiskalne w formie elektronicznej

Na podstawie § 6 obowiązującego aktualnie rozporządzenia możliwe jest również stosowanie do ewidencjonowania kas z elektronicznym zapisem kopii, które muszą spełniać określone tym przepisem warunki. Muszą to być kasy dostosowane konstrukcyjnie do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Muszą mieć możliwość transmisji danych między kasą a systemem wykonywania kopii na informatycznych nośnikach danych w postaci zaszyfrowanej. Oprócz kryteriów i warunków technicznych dotyczących innych kas rejestrujących muszą spełniać dodatkowe wymogi, m.in.:

• paragon fiskalny i raport fiskalny dobowy, faktura VAT powinny zawierać numer kontrolny,

• w przypadku wystawiania przez kasę faktur VAT powinna ona drukować również kopie tych faktur,

• wszystkie ewidencje wykonane w kasie muszą podlegać zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków do momentu wykonania dobowego raportu fiskalnego,

• należy w niej wydzielić odrębny (od programu kasy) program archiwizujący, który dodatkowo powinien być objęty autoryzacją przez podmiot wprowadzający kasę do obrotu; ma on zapewnić szybki odczyt kopii dokumentów kasowych i realizację określonych funkcji sortujących.

Kasy z elektronicznym zapisem kopii mogą być stosowane pod warunkiem:

• posiadania i stosowania określonego przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizującego i informatycznego nośnika danych oraz

• stosowania zgodnie z kartą kasy autoryzowanego przez producenta krajowego lub importera programu archiwizującego.

WAŻNE!

Kasy z elektronicznym zapisem kopii muszą drukować kopie faktur VAT w formie papierowej. Należy je przechowywać w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie jest możliwe archiwizowanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

• § 6, § 7 ust. 1 pkt 1-8 i ust. 5, § 17 ust. 4, § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn VAT
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Sztuczna inteligencja a programy lojalnościowe. Co się sprawdzi w 2024 r.?

    Czy programy lojalnościowe w 2024 r. mają rację bytu? Klientowi kojarzą się przede wszystkim z rabatami i bonusami, a tak naprawdę są wielką bazą wiedzy o konsumentach i ich potrzebach. Mądre wykorzystanie to korzyści dla obu stron. Na co zwrócić uwagę w 2024 r.? 

    Kobiety w Polsce mają własne firmy częściej niż w większości krajów UE. W naszym kraju 8% Polek prowadzi działalność gospodarczą

    Kobiety w Polsce mają własne firmy częściej niż w większości krajów Unii Europejskiej – w naszym kraju 8% Polek prowadzi działalność gospodarczą, co stanowi drugi wynik europejski.

    Pieniądze na koncie w 10 sekund. Kto najbardziej zyska na przelewach natychmiastowych?

    Czy nowe przepisy dotyczące przelewów natychmiastowych wstrząsną rynkiem płatności? Banki będą musiały je realizować w ciągu maksymalnie 10 sekund. Co z weryfikacją odbiorcy przelewu w tak krótkim czasie? 

    Czy powrót aktywności fuzji i przejęć pomoże rynkom w Europie?

    Jakie są perspektywy dla rynku fuzji i przejęć w 2024 r.? Jaka branża cieszy się największą popularnością? Czy inwestorzy mają powody do zadowolenia? 

    REKLAMA

    Rolnicy ruszyli do skupów. Czy da się jeszcze zarobić na zbożu?

    W obliczu obaw o dalszy spadek cen, rolnicy postanowili sprzedać zboża ze swoich magazynów. Już w styczniu, punkty skupu zakupiły 538,8 tys. ton zbóż, co stanowi wzrost o 10% w porównaniu z analogicznym okresem w roku 2023 i o 17% w stosunku do grudnia poprzedniego roku. 

    Dojście do niskiej inflacji wymaga kontraktu społecznego, który jest jak umowa widmo

    Niska inflacja to kontrakt społeczny. Taki kontrakt jest jak umowa widmo, ale osiągany jest głównie wysiłkiem banku centralnego, bo NBP jest odpowiedzialny za stabilność cen w gospodarce.

    Sektor MŚP chętniej sięga po kredyty, a banki zaostrzają kryteria ich przyznawania

    Popyt na kredyty długoterminowe ze strony małych przedsiębiorców jest najwyższy od lat. Jedocześnie banki przyznają, że zaostrzają kryteria kredytowe. Czy alternatywna forma finansowania, czyli faktoring, będzie przeżywał ożywienie?  

    Przedsiębiorcy mają obawy czy uda się wydać pieniądze z KPO. Polska ma na to o połowę mniej czasu niż inne kraje

    Pieniądze z Krajowego Planu Odbudowy – KPO dla Polski to doskonała wiadomość, ale trzeba się pospieszyć, by je efektywnie wydać, apelują przedsiębiorcy. Kraje, które dostały pieniądze europejskie bez opóźnień aktualnie są już w połowie drogi w ich wydatkowaniu. Polska będzie musiała wdrożyć wysokie tempo, by żadne dotacje nie przepadły.

     

    REKLAMA

    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    REKLAMA