Czy raporty kasowe można archiwizować na elektronicznych nośnikach

RADA

Proponowany przez firmę sposób archiwizowania dokumentów kasowych w aktualnym stanie prawnym nie jest możliwy, gdy firma nie posiada odpowiednich kas rejestrujących. Przepisy uzależniają sposób przechowywania tych dokumentów od rodzaju stosowanych kas. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podatnicy stosujący do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego kasy rejestrujące są zobowiązani m.in. do:

• ewidencjonowania każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydania oryginału wydrukowanych dokumentów nabywcy,

• sporządzania dobowych raportów fiskalnych - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

• sporządzania miesięcznych raportów fiskalnych - za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,

• prowadzenia bieżącej kontroli prawidłowości i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku zastosowania kas z elektronicznym zapisem kopii.

Przepisy nie określają innych zasad sporządzania raportów kasowych w zależności od tego, czy podatnik ewidencjonuje całą sprzedaż z zastosowaniem tych kas, czy tylko sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jak również od tego, czy faktury są emitowane bezpośrednio z kasy czy wystawiane poza nią. Celem takiego wydruku jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto w każdej ze stawek VAT oraz kwoty podatku należnego od dokonanej w danym dniu (miesiącu) sprzedaży zarejestrowanej w pamięci operacyjnej kasy fiskalnej w celu sporządzenia deklaracji VAT.

W aktualnym stanie prawnym sposób archiwizowania dokumentów emitowanych z kasy fiskalnej zależy od rodzaju stosowanej kasy lub dodatkowych urządzeń do elektronicznego ich odczytu.

Do dokumentów kasowych, które emituje kasa rejestrująca pracująca w trybie fiskalnym, należą: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT. Zasadniczo kopie tych dokumentów powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości, co wynika z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas.

Oznacza to, że istnieje obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zasadniczo z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przepisy rozporządzenia dopuszczają jednak krótszy okres przechowywania dokumentów kasowych. Na podstawie § 19 rozporządzenia w sprawie warunków stosowania kas kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Skrócony okres przechowywania nie dotyczy jednak kopii faktur wystawianych za pośrednictwem kas, do których ma zastosowanie regulacja § 21 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Należy je przechowywać tak jak inne faktury VAT, w każdej sytuacji - do okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie warunków stosowania kas nie uwzględnia kryteriów określonych w § 6 obowiązującego do 30 listopada 2008 r. rozporządzenia z 4 lipca 2002 r., dotyczących specjalnego rodzaju kas, których konstrukcja przewidywała równoległe drukowanie kopii dokumentów kasowych na nośniku papierowym oraz ewidencjonowanie i przechowywanie ich treści na informatycznym nośniku jednokrotnego trwałego zapisu (§ 6 ust. 1 poprzedniego rozporządzenia). Do ich stosowania uprawnieni byli podatnicy spełniający określone warunki. Przepis przejściowy § 17 ust. 4 obecnie obowiązującego rozporządzenia utrzymuje jedynie możliwość dalszego stosowania tych kas przez podatników, którzy je nabyli pod rządami poprzedniego rozporządzenia. Mają oni obowiązek przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów na takich samych zasadach jak poprzednio, czyli przez okres co najmniej sześciu miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Ponadto mają oni obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych.

Ta opcja w przypadku przedstawionym w pytaniu nie może mieć jednak zastosowania, jeżeli firma dotąd jej nie stosowała.

Na podstawie § 6 obowiązującego aktualnie rozporządzenia możliwe jest również stosowanie do ewidencjonowania kas z elektronicznym zapisem kopii, które muszą spełniać określone tym przepisem warunki. Muszą to być kasy dostosowane konstrukcyjnie do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Muszą mieć możliwość transmisji danych między kasą a systemem wykonywania kopii na informatycznych nośnikach danych w postaci zaszyfrowanej. Oprócz kryteriów i warunków technicznych dotyczących innych kas rejestrujących muszą spełniać dodatkowe wymogi, m.in.:

• paragon fiskalny i raport fiskalny dobowy, faktura VAT powinny zawierać numer kontrolny,

• w przypadku wystawiania przez kasę faktur VAT powinna ona drukować również kopie tych faktur,

• wszystkie ewidencje wykonane w kasie muszą podlegać zapisowi w pamięci podręcznej kopii wydruków do momentu wykonania dobowego raportu fiskalnego,

• należy w niej wydzielić odrębny (od programu kasy) program archiwizujący, który dodatkowo powinien być objęty autoryzacją przez podmiot wprowadzający kasę do obrotu; ma on zapewnić szybki odczyt kopii dokumentów kasowych i realizację określonych funkcji sortujących.

Kasy z elektronicznym zapisem kopii mogą być stosowane pod warunkiem:

• posiadania i stosowania określonego przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizującego i informatycznego nośnika danych oraz

• stosowania zgodnie z kartą kasy autoryzowanego przez producenta krajowego lub importera programu archiwizującego.

WAŻNE!

Kasy z elektronicznym zapisem kopii muszą drukować kopie faktur VAT w formie papierowej. Należy je przechowywać w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie jest możliwe archiwizowanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

• § 6, § 7 ust. 1 pkt 1-8 i ust. 5, § 17 ust. 4, § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT