Jak należy prowadzić ewidencję w salonie fryzjerskim

ODPOWIEDŹ

Przedstawiony sposób ewidencjonowania utargów jest prawidłowy. Podatnik (właściciel salonu fryzjerskiego) sporządza bowiem każdego dnia zestawienie sprzedaży (nieudokumentowanej fakturami). Nie ma przeszkód, aby na podstawie takiego zestawienia biuro rachunkowe wystawiło dowód wewnętrzny i zaewidencjonowało sprzedaż w ewidencji sprzedaży VAT.

WYJAŚNIENIE

Z pytania wynika, że osoba prowadząca salon fryzjerski jest czynnym podatnikiem VAT. Podatnik VAT czynny jest obowiązany prowadzić ewidencję zawierającą wszystkie dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. Są to dane dotyczące przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę VAT należnego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT). Podstawę do wpisów w ewidencji stanowią zwykle dokumenty źródłowe. W zdecydowanej większości są to faktury VAT (wystawiane przez sprzedawcę lub nabywcę). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podatnik VAT czynny - sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury. Jest tak, gdy nabywcą jest konsument (czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) - art. 106 ust. 4 ustawy o VAT. Gdy nabywcą jest konsument, który nie żąda wystawienia faktury (dotyczy to przypadku opisanego w pytaniu), podatnik - sprzedawca (w tym przypadku wykonawca usługi) nie ma obowiązku wystawienia dokumentu źródłowego (faktury). Ma jedynie obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży.

Ewidencje prowadzone na potrzeby VAT są czym innym niż podatkowa księga przychodów i rozchodów. Na potrzeby VAT powinna być prowadzona ewidencja sprzedaży oraz ewidencja zakupów. Przepisy nie wskazują wprost, kiedy w tych ewidencjach podatnik powinien dokonywać zapisów. W przedstawionym stanie najwłaściwsze jest sporządzanie przez Czytelniczkę każdego dnia zestawienia sprzedaży „bezfakturowej”. Prawidłowe jest też ewidencjonowanie sprzedaży przez biuro rachunkowe na podstawie tych zestawień w ewidencji sprzedaży VAT. Dzienne zestawienia sprzedaży stanowią podstawę wpisów w ewidencji sprzedaży VAT. Powinny być więc także archiwizowane i przechowywane razem z tą ewidencją. Ważne jest, aby cała sprzedaż podatnika z danego okresu rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał) została ujęta w deklaracji składanej na potrzeby VAT.

Czytelniczka powinna się zastanowić, czy pomimo braku obowiązku nie zainstalować kasy rejestrującej i za jej pomocą ewidencjonować sprzedaż (obrót) dokonywaną w salonie fryzjerskim. W praktyce ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy rejestrującej ułatwiłoby prowadzenie ewidencji wymaganych przepisami ustawy o VAT.

Piotr Florys

PODSTAWA PRAWNA

• art. 106 ust. 4, art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).