Jak należy prowadzić ewidencję VAT w przypadku wystawiania faktur i paragonów fiskalnych

RADA

Paragonów fiskalnych nie należy ujmować w ewidencji VAT i w pkpir. Podstawą zapisów w ewidencji VAT i pkpir są dobowe lub miesięczne raporty fiskalne (§ 2 pkt 18 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania; dalej: rozporządzenie w sprawie warunków technicznych stosowania kas). Nie ma przy tym znaczenia, czy do paragonów fiskalnych została wystawiona faktura VAT. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podatnik, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ma obowiązek ewidencjonować obrót oraz kwoty podatku należnego za pomocą kasy rejestrującej (art. 111 ustawy o VAT). Taka sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym. Prowadzenie ewidencji z zastosowaniem kasy rejestrującej nakłada na podatnika obowiązek ewidencjonowania każdej sprzedaży oraz wydrukowania paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydania nabywcy oryginału wydrukowanego dokumentu (§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych stosowania kas).

W przypadku dokonania sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT. Taki obowiązek powstanie dopiero wtedy, gdy osoba fizyczna zażąda wystawienia faktury (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Jeżeli wystawiona faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej uprzednio z użyciem kasy fiskalnej, sprzedawca jest obowiązany dołączyć paragon fiskalny do kopii wystawionej faktury, która dokumentuje tę sprzedaż (§ 7 ust. 3 rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług; dalej: rozporządzenie w sprawie faktur). Wymóg dołączenia paragonu fiskalnego do kopii faktury VAT nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną z zastosowaniem kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur).

Sposób ujęcia transakcji w ewidencji sprzedaży VAT

Ustawa o VAT oraz rozporządzenia wykonawcze do niej nie precyzują określonej formy i sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży VAT. Nie zawierają również jednolitego, powszechnie obowiązującego wzoru tej ewidencji. Określają natomiast warunki, jakim powinna ona odpowiadać, i cel, któremu ma służyć. Z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wynika, że podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję zawierającą:

• kwoty określone w art. 90 (czyli obrotów, które dają prawo do odliczenia VAT naliczonego, oraz obrotów, które nie dają prawa do odliczenia VAT naliczonego w sposób, który umożliwi pełne lub częściowe odliczenie VAT naliczonego),

• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

• wysokość podatku należnego,

• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,

• kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ewidencja VAT ma więc zapewniać podatnikowi prawidłowe wypełnienie deklaracji VAT. W przypadku sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej dokumentami, które stanowią podstawę zapisów w ewidencji sprzedaży VAT, są dobowe raporty fiskalne lub miesięczny raport fiskalny. Raporty te zawierają dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Tym samym spełniają warunki do ujęcia ich w ewidencji sprzedaży VAT.

Istotne jest przy tym, że podstawę ujęcia sprzedaży w ewidencji VAT stanowią okresowe raporty fiskalne (dobowe lub miesięczny), a nie np. paragony fiskalne, które dokumentują poszczególne transakcje (§ 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych stosowania kas). Potwierdza to również interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 marca 2009 r., nr ILPP2/443-23/09-4/ISN. Dyrektor IS stwierdził w niej:

W przypadku podatników prowadzących ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku od towarów i usług są raporty fiskalne.

(...) dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku VAT w świetle art. 112 ustawy są przede wszystkim oryginały faktur zakupowych oraz kopie faktur sprzedaży, jak również raporty fiskalne, o których mowa w § 2 pkt 18 ww. rozporządzenia.

Wobec powyższego tut. Organ stwierdził, iż paragony fiskalne nie są dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku VAT w świetle art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług.

Jak wspomniano, transakcja sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wymaga udokumentowania paragonem fiskalnym (§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych stosowania kas). Niezależnie od zarejestrowania tej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej klient może wystąpić o wystawienie faktury VAT. Spełnienie żądania wystawienia faktury VAT nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku ewidencji sprzedaży w kasie fiskalnej. Sprzedaż udokumentowaną jednocześnie paragonem fiskalnym i wystawioną fakturą VAT należy ująć w ewidencji sprzedaży tylko raz. Jeżeli podatnik wystawił fakturę VAT, która dokumentuje sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej w kasie fiskalnej, to wystawionej faktury nie ujmuje ponownie w ewidencji sprzedaży VAT. Kwoty, które wynikają z faktury, znajdą się bowiem odpowiednio w dobowym oraz miesięcznym raporcie fiskalnym, które stanowią podstawę ujęcia dokonanej transakcji w ewidencji sprzedaży VAT.

WAŻNE!

Jeżeli podatnik wystawił fakturę VAT, która dokumentuje sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej w kasie fiskalnej, to wystawionej faktury nie ujmuje ponownie w ewidencji sprzedaży VAT.

Podatek dochodowy - zapisy w pkpir

Sposób ujęcia sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej w pkpir wskazuje § 20 i 21 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z wymienionymi przepisami podatnik, który ewidencjonuje obrót z zastosowaniem kasy rejestrującej, dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z:

• raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji - na koniec dnia, lub

• miesięcznych zestawień raportów dobowych - na koniec każdego miesiąca, lub

• ewidencji sprzedaży VAT - na koniec każdego miesiąca, łączną kwotą (czyli jednym zapisem) wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z ewidencji VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 i 3 ustawy o VAT.

Do podatnika należy decyzja o wyborze sposobu ujmowania sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej w pkpir. Może on zdecydować o ujmowaniu przychodów ze sprzedaży na podstawie raportów dobowych. Wówczas powinien dokonać zapisów w pkpir po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Jeżeli natomiast podatnik zdecyduje się na ujmowanie sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej na przykład na podstawie miesięcznych zestawień raportów fiskalnych, to zapisów w księdze powinien dokonać po zakończeniu miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Podstawę ujęcia w pkpir przychodów z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej stanowią generalnie okresowe raporty fiskalne - dobowe lub miesięczne. Jeżeli jednak sprzedaż zarejestrowana w kasie fiskalnej zostanie dodatkowo udokumentowana fakturą VAT, należy ją ująć w pkpir w sposób wskazany w § 20 ust. 4 rozporządzenia w sprawie pkpir. Zgodnie z tym przepisem podatnik nie wpisuje do księgi kwot wynikających z faktury dokumentującej dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej z zastosowaniem kasy rejestrującej (kwoty te wynikają bowiem z raportu fiskalnego). W takim przypadku podatnik ma obowiązek połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

Wartość netto sprzedaży wynikającą z raportów fiskalnych należy ująć w kolumnie 7 pkpir jako „Wartość sprzedanych towarów i usług”, zarówno w przypadku gdy sprzedaż towarów i usług jest udokumentowana wyłącznie paragonami fiskalnymi, jak i wówczas, gdy do paragonów fiskalnych zostały wystawione faktury VAT.

• art. 106 ust. 4, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1540

• § 19, 20, 21 i 30 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

• § 7 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

• § 2 pkt 18 i § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Aneta Szwęch

konsultant podatkowy