Jak rozliczyć VAT po rezygnacji z metody kasowej

rada

O zmianie sposobu rozliczania VAT muszą Państwo zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego na formularzu aktualizacyjnym VAT-R. Zawiadomienie trzeba złożyć do końca kwartału, w którym będą Państwo rozliczać się metodą kasową. Szczegóły zakończenia kasowego rozliczenia VAT w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Podmioty posiadające status małego podatnika mają możliwość rozliczania VAT na trzy różne sposoby:

• za okresy kwartalne z zastosowaniem metody kasowej, tj. rozliczając podatek należny i naliczony po uprzednim uregulowaniu należności (art. 21 ust. 1 ustawy o VAT),

• za okresy kwartalne bez stosowania metody kasowej, tj. składając kwartalne deklaracje VAT przy jednoczesnym rozliczaniu VAT na zasadach ogólnych (art. 99 ust. 3 ustawy),

• za okresy miesięczne, tj. składając deklaracje podatkowe za okresy miesięczne i rozliczając VAT na zasadach ogólnych (art. 99 ust. 1 ustawy).

Status małego podatnika (na potrzeby VAT) posiada podatnik:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w 2008 r. kwoty 4 053 000 zł,

• wynagradzany prowizyjnie (z wyjątkiem komisu), u którego kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w 2008 r. kwoty 152 000 zł.

Rozliczanie VAT metodą kasową

Kasowa metoda rozliczania VAT jest szczególną formą rozliczania. Przejawia się ona przede wszystkim obowiązkiem składania deklaracji VAT-7K za okresy kwartalne. Ponadto obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli zatem nabywca nie ureguluje należności wskazanej w wystawionej fakturze w ciągu 90 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - obowiązek podatkowy wyznacza 90 dzień liczony od tych zdarzeń. Wcześniejsze uregulowanie całości lub części należności powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Kwotę należnego VAT wykazuje się w rozliczeniu za ten kwartał, w którym powstał obowiązek podatkowy od wykonanej czynności, a nie w tym kwartale, w którym została wystawiona faktura.

PRZYKŁAD

Firma stosuje kasową metodę rozliczania VAT. 25 września wystawiła fakturę na sprzedaż towaru o wartości 14 640 zł, w tym VAT - 2640 zł. Należność z tej faktury otrzymała dopiero 12 października. Obowiązek podatkowy powstanie w październiku. Obrót z tej sprzedaży firma wykaże w deklaracji składanej za IV kwartał, a nie w rozliczeniu za kwartał, w którym wystawiła fakturę, tj. w III kwartale.

Przy stosowaniu metody kasowej podatnik dokumentuje sprzedaż fakturą oznaczoną VAT-MP i dodatkowo określa na niej termin płatności. Dla małych podatników rozliczających się metodą kasową nie są przewidziane specjalne terminy wystawiania faktur. Podatnicy rozliczający się metodą kasową stosują terminy przewidziane dla wszystkich podatników.

Należy przy tym mieć na uwadze, że powyższa zasada kasowego ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego nie ma zastosowania do czynności wymienionych w art. 14 ust. 6, art. 19 ust. 7-9, 12 i 17-21 oraz art. 20-20b ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy powstanie na zasadach ogólnych. Dotyczy to:

• importu towarów i usług,

• importu towarów objętych procedurą celną,

• zaliczki z tytułu eksportu towarów (jeżeli ich wywóz nastąpi w ciągu sześciu miesięcy od dnia jej otrzymania),

• dostawy towarów za pośrednictwem automatów,

• świadczenia usług telekomunikacyjnych,

• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

• wewnątrzwspólnotowego nabycia i dostawy towarów,

• przemieszczenia towarów do i ze składów konsygnacyjnych,

• rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

Szczególne zasady rozliczania dotyczą również podatku naliczonego. U podatników rozliczających się metodą kasową podatek naliczony podlega odliczeniu w rozliczeniu za ten kwartał, w którym:

• uregulowana została cała należność wynikająca z otrzymanej od kontrahenta faktury,

• nastąpiła zapłata podatku wynikającego z dokumentu celnego - z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji celnych.

Odliczenie nie może jednak nastąpić wcześniej niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego. Nieuregulowanie należności za nabyte towary i usługi nie daje zatem możliwości odliczenia podatku naliczonego za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (wraz z towarem lub usługą). Uprawnienia tego nie daje również częściowa zapłata.

Przez uregulowanie należności należy rozumieć wszelkie formy powodujące wygaśnięcie zobowiązania, w tym np. wzajemną kompensatę czy potrącenie.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że firma z części faktur otrzymanych we wrześniu ureguluje należność dopiero w październiku albo jeszcze później. Nie może zatem uwzględnić wykazanego w nich VAT w rozliczeniu za III kwartał, mimo że posiada fakturę i towar. Będzie mogła uwzględnić podatek naliczony dopiero w rozliczeniu za ten kwartał, w którym ureguluje należność w całości.

Stosując kasową metodę rozliczania VAT, należy składać deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale, którego rozliczenie dotyczy. Formularzem właściwym dla tego rozliczenia jest druk deklaracji VAT-7K.

Zawiadomienie o rezygnacji z metody kasowej

Mały podatnik, który wybrał kasową metodę rozliczania VAT, może z niej zrezygnować. Po rezygnacji z kasowego rozliczania VAT ma możliwość wyboru rozliczenia:

• za okresy miesięczne - na ogólnych zasadach (art. 99 ust. 1 ustawy), lub

• za okresy kwartalne - również na ogólnych zasadach, tj. bez stosowania kasowej metody rozliczania (art. 99 ust. 3 ustawy).

Rezygnacja z kasowej metody rozliczania VAT może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy jej stosowania. Jeżeli firma spełnia ten warunek, tj. rozlicza VAT metodą kasową dłużej niż rok, ma prawo do rezygnacji z niej. Warunkiem rezygnacji jest pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie w terminie do końca kwartału, w którym podatnik będzie stosował metodę kasową. Jednocześnie firma powinna wskazać, jaki sposób rozliczenia przyjmuje po tej rezygnacji. Firma w dalszym ciągu zachowuje status małego podatnika, aż do momentu, w którym wartość jej sprzedaży przekroczy określoną kwotę limitu. Ma wówczas możliwość wyboru jednego z omówionych wyżej sposobów rozliczania.

PRZYKŁAD

Firma rozlicza VAT metodą kasową od III kwartału 2008 r. Najwcześniej może z niej zrezygnować od października 2009 r. i przejść na rozliczanie kwartalne. Zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z metody kasowej powinna złożyć najpóźniej do końca września 2009 r. Zawiadomienia o rezygnacji z metody kasowej i o przejściu na kwartalne rozliczanie VAT (bez jej stosowania) firma powinna złożyć na formularzu aktualizacyjnym VAT-R, wypełniając w nim następujące pozycje:

• w polu 4 kwadrat 2 „aktualizacja danych” oraz odpowiednio

• w polu 38 kwadrat 3 „podatnik rezygnuje (zrezygnował) z metody kasowej”,

• w polu 39 należy wpisać kwartał i rok, od którego firma rezygnuje z metody kasowej (np. III kwartał 2009 r.),

• w polu 43 kwadrat 1 „podatnik wybiera (wybrał) możliwość rozliczania się za okresy kwartalne”.

Jak rozliczyć VAT po rezygnacji z metody kasowej

Przyjęcie przez małego podatnika kwartalnego sposobu rozliczania VAT bez stosowania metody kasowej polega na tym, że deklaracje podatkowe składane są za okresy kwartalne, na formularzu deklaracji VAT-7K, przy jednoczesnym rozliczaniu podatku należnego i naliczonego na zasadach ogólnych, tj. takich samych jak przy rozliczaniu miesięcznym, z tą jedynie różnicą, że rozliczenia należy dokonywać co kwartał, a nie co miesiąc. Firma będzie wykazywała podatek należny w rozliczeniu za ten kwartał, w którym na zasadach ogólnych powstał obowiązek podatkowy dla wykonanej w danym okresie czynności.

PRZYKŁAD

Firma stosuje kwartalne rozliczanie VAT od IV kwartału 2009 r. 2 października wydała towar nabywcy i również w tym dniu wystawiła fakturę VAT dokumentującą tę sprzedaż, na łączną wartość netto 15 000 zł plus należny VAT w kwocie 3300 zł. Obowiązek podatkowy od sprzedaży powstanie w październiku. Kwartalne rozliczenie VAT spowoduje natomiast, że rozliczenie podatku nastąpi dopiero w deklaracji składanej za IV kwartał, której termin złożenia upłynie 25 stycznia 2010 r.

Podobnie jest z rozliczeniem podatku naliczonego. Firma będzie rozliczała podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur lub dokumentów celnych w rozliczeniu za ten kwartał, w którym je otrzyma (tj. będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia), bez konieczności spełnienia innych dodatkowych warunków odnośnie do regulowania wynikających z nich należności, lub w dwóch następnych kwartałach.

Trzeba jednak pamiętać, że powyższa zasada ma zastosowanie tylko do kwot podatku należnego i naliczonego powstałych od zakupów i sprzedaży, zaistniałych w trakcie jej stosowania. Nie ma natomiast zastosowania do tych zdarzeń, które zaistniały w trakcie stosowania metody kasowej i nie zostały rozliczone w okresie jej stosowania.

Sposób rozliczenia VAT po rezygnacji z kasowej metody rozliczeń określają szczegółowo regulacje art. 21 ust. 5 oraz art. 86 ust. 18 ustawy, zgodnie z którymi:

• obowiązek podatkowy od czynności wykonanych w okresie stosowania metody kasowej powstaje na takich samych zasadach jak podczas jej stosowania - czyli z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi;

• prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur lub dokumentów celnych otrzymanych w okresie jej stosowania i nieodliczonego do końca okresu jej stosowania podlega odliczeniu na takich samych zasadach jak podczas jej stosowania, czyli dopiero w rozliczeniu za ten okres, w którym cała należność z faktury zostanie uregulowana kontrahentowi albo podatek wynikający z dokumentu celnego i decyzji określonej w art. 33 ust. 2 i 3 oraz w art. 34 ustawy zostanie zapłacony.

Zatem po zmianie sposobu rozliczania VAT nierozliczone przed tą zmianą faktury potwierdzające dokonane zakupy oraz sprzedaż firma jest zobowiązana rozliczyć na zasadach właściwych dla stosowanej uprzednio metody kasowej. Kwoty podatku naliczonego z otrzymanych faktur firma będzie mogła ująć w rozliczeniu dopiero po uiszczeniu należności z nich wynikających. Natomiast podatek należny z wystawionych faktur potwierdzających zrealizowaną sprzedaż rozliczy po otrzymaniu zapłaty, a w przypadku jej braku - 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że firma zmieniła formę rozliczania VAT z kasowej na kwartalną, począwszy od IV kwartału 2009 r.

W IV kwartale dokonała:

• łącznych zakupów za kwotę netto 25 000 zł plus VAT - 5000 zł,

• łącznej sprzedaży na kwotę netto 30 000 zł plus VAT - 6600 zł.

Ponadto we wrześniu dokonała:

• zakupów towarów i usług na kwotę netto 5000 zł, VAT - 1100 zł; faktury nie zostały uwzględnione w rozliczeniu za III kwartał, ponieważ firma nie uregulowała wykazanych w nich należności do końca tego kwartału;

• sprzedaży towarów (10 września 2009 r.) na kwotę netto 8000 zł, VAT - 1760 zł; faktura nie została rozliczona w deklaracji za III kwartał, ponieważ nabywca nie uregulował z niej należności na rzecz firmy.

W rozliczeniu za IV kwartał firma powinna zatem uwzględnić, oprócz podatku należnego i naliczonego od transakcji zrealizowanych w IV kwartale, również obrót i podatek należny z faktury sprzedaży wystawionej jeszcze w III kwartale (w którym rozliczała się kasowo), i to niezależnie od tego, czy nabywca uiścił należność z faktury, czy nie. Wynika to z faktu, że przy braku zapłaty obowiązek podatkowy powstanie ostatecznie 9 grudnia (90 dnia od dnia wydania towaru).

Jednocześnie firma będzie miała prawo ująć w deklaracji kwotę podatku naliczonego z nierozliczonej dotychczas faktury w kwocie 1100 zł, ale tylko wówczas, gdy ureguluje wynikającą z faktury należność w tym kwartale. W przeciwnym wypadku odliczenie VAT nie może być dokonane również w tym rozliczeniu.

• art. 21, art. 86 ust. 10 i 16-18, art. 99 ust. 2 i 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 116, poz. 979

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT