Jak rozliczać VAT metodą kasową

Kto może stosować metodę kasową rozliczania VAT

Rozliczanie VAT metodą kasową możliwe jest wyłącznie przez tę grupę podatników, którzy uprawnieni są do posiadania statusu małego podatnika. O tym, kto może w 2009 r. zostać uznany dla rozliczeń VAT za małego podatnika, decyduje art. 2 pkt 25 ustawy o VAT.

Status małego podatnika posiadają ci przedsiębiorcy, podatnicy czynni VAT, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych, odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro. Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonujemy według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Według tabeli kursów walut z 1 października 2008 r. (nr 192/A/2008) kurs ten wynosił 3,3775 zł, czyli równowartość 1 200 000 euro stanowi kwotę:

1 200 000 euro x 3,3775 zł = 4 053 000 zł

Do końca 2008 r. limit ten wynosi 3 014 000 zł.

W przypadku natomiast prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, agentów, zleceniobiorców lub innych osób świadczących usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - status małego podatnika mają podatnicy, u których kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro, czyli 152 000 zł. Do końca 2008 r. limit ten wynosi 113 000 zł.

Przykład

Firma Alfa osiągnęła w 2008 r. ze sprzedaży przychód brutto w wysokości 3 500 000 zł. VAT rozliczała na zasadach ogólnych. Ponieważ nie przekroczyła określonych na 2009 r. kwot limitów, ma prawo do wyboru kasowej metody rozliczania VAT w 2009 r.

WAŻNE!

W 2009 r. status małego podatnika posiadają podatnicy, u których wartość sprzedaży za poprzedni rok nie przekroczyła kwoty 4 053 000 zł, a w przypadku podatników świadczących usługi pośrednictwa (wynagradzanych od prowizji lub innych postaci wynagrodzenia o podobnym charakterze) - kwoty 152 000 zł. Status ten zachowują do chwili przekroczenia w trakcie 2009 r. podanych limitów. Brak statusu małego podatnika powoduje, że podatnik nie ma możliwości rozliczania VAT metodą kasową.

Ustalając wartość sprzedaży u małego podatnika, trzeba się posłużyć definicją sprzedaży określoną w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT. Dlatego wliczamy wartość:

• odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju,

• eksportu towarów oraz

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Do stosowania kasowej metody rozliczania VAT mają również prawo podatnicy rozpoczynający wykonywanie czynności opodatkowanych VAT w trakcie 2009 r., jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, nie przekroczy określonych kwot limitów (art. 104 ust. 1). Utrata tego prawa nastąpi z chwilą uzyskania w trakcie roku wartości sprzedaży na poziomie przekraczającym kwotę limitu adekwatną do okresu prowadzonej działalności.

Jak wybrać kasową metodę rozliczania VAT

Wybór sposobu rozliczania VAT metodą kasową wymaga uprzedniego zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego, w formie pisemnej, o tym wyborze. Zawiadomienie należy złożyć do końca miesiąca poprzedzającego okres (kwartał), za który podatnik zamierza stosować tę metodę. W tym celu należy złożyć druk aktualizacyjny VAT-R, zaznaczając w nim kwadrat 1 w polu 38 i pole 39.

Przy stosowaniu tej metody kwartalne rozliczanie VAT jest obligatoryjne. Deklaracje za okresy kwartalne należy składać na formularzu VAT-7K w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Sprzedaż należy dokumentować fakturą oznaczoną VAT-MP, w której musi być wskazany termin płatności należności określonej w fakturze.

Przykład

Firma Alfa zawiadomiła naczelnika urzędu skarbowego o wyborze kasowej metody rozliczeń VAT w dniu 15 grudnia 2008 r. Rozliczanie VAT tą metodą mogła rozpocząć od I kwartału 2009 r.

Jak ustalać moment powstania obowiązku podatkowego

Podstawową cechą omawianej metody rozliczania podatku od towarów i usług jest to, że rozliczanie należnego oraz naliczonego VAT jest dokonywane w okresach rozliczeniowych, w których nastąpiło uregulowanie należności z wystawionych lub otrzymanych faktur.

Moment rozliczenia podatku należnego od wykonanych czynności jest ściśle związany z momentem powstania obowiązku podatkowego. Kwotę należnego VAT mały podatnik wykazuje w rozliczeniu za kwartał, w którym powstał obowiązek podatkowy od wykonanej czynności. Nie rozlicza jej w kwartale, w którym wystawił fakturę.

Przy rozliczaniu się metodą kasową obowiązek podatkowy powstaje na szczególnych zasadach. Powstaje on z dniem uregulowania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 21 ust. 1 ustawy). Jeżeli zatem nabywca nie ureguluje należności wykazanej w fakturze w ciągu 90 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, obowiązek podatkowy powstaje ostatecznie w 90 dniu od dnia zaistnienia tych zdarzeń. Wcześniejsze uregulowanie części należności powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Każdy sposób uregulowania należności, również w formie wzajemnych potrąceń należności (kompensaty), spowoduje powstanie obowiązku podatkowego.

W praktyce mogą mieć miejsce różne sytuacje. W deklaracji za dany kwartał należy ująć zatem te kwoty podatku należnego, które są wynikiem powstałego w tym kwartale obowiązku podatkowego od wykonanych czynności, czyli:

• za które nastąpiła zapłata w całości lub w części (tylko w części zapłaconej),

• w przypadku braku płatności należności z faktury, dla których minął 90 dzień od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jeżeli należność zostanie częściowo zapłacona w jednym kwartale, a częściowo w drugim, to w takich częściach należy ująć kwoty do rozliczenia w deklaracjach za poszczególne kwartały. Jeżeli natomiast druga część należności nie zostanie zapłacona w następnym kwartale lub cała należność nie zostanie uregulowana w ogóle - należny VAT podlega rozliczeniu w deklaracji za kwartał, w którym mija 90 dzień od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Przykład

Firma Alfa stosuje kasową metodę rozliczania VAT od I kw. 2009 r. Fakturę dokumentującą sprzedaż towarów o wartości 18 000 zł, VAT 3960 zł, wystawiła 15 lutego 2009 r. Nabywca uregulował należność w dwu równych ratach. Pierwszą 15 marca, a drugą 15 kwietnia 2009 r. Wobec tego obrót z tej sprzedaży w kwocie 9000 zł oraz należny VAT w kwocie 1980 zł firma wykaże zarówno w deklaracji za I kw., jak i za II kw. 2009 r., a nie w całości w rozliczeniu za kwartał, w którym wystawiła fakturę.

Przedstawiona zasada nie ma natomiast zastosowania do czynności, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstał przed okresem, za który podatnik rozpoczął rozliczać się metodą kasową. Będą miały zastosowanie zasady ogólne przewidziane dla podatników, którzy nie rozliczają się metodą kasową (art. 21 ust. 2 ustawy).

Przykład

Firma Beta stosowała ogólne zasady rozliczania VAT do końca marca 2009 r. Od II kw. tego roku rozpocznie rozliczanie VAT metodą kasową. W marcu wystawi faktury VAT, z których część należności otrzyma dopiero w kwietniu. Wynikający z nich należny VAT powinna rozliczyć w marcu, a nie w rozliczeniu za II kw. 2009 r.

Mimo stosowania szczególnej formy rozliczania VAT, jaką jest metoda kasowa, dla niektórych rodzajów czynności obowiązek podatkowy będzie powstawał na zasadach ogólnych, czyli przewidzianych dla danej czynności. Oznacza to, że rozliczenie od nich należnego VAT przez małego podatnika rozliczającego się metodą kasową będzie również podlegało tym zasadom.

Dotyczy to czynności wymienionych w art. 14 ust. 6, art. 19 ust. 7-9, 12 i 17-21 oraz art. 20-20b ustawy o VAT.

Mały podatnik, który rozlicza się metodą kasową, ustala obowiązek podatkowy na ogólnych zasadach w przypadku:

• importu towarów i usług,

• importu towarów objętych procedurą celną,

• rozliczenia zaliczek z tytułu eksportu towarów (jeżeli ich wywóz nie nastąpi w ciągu 6 miesięcy od dnia jej otrzymania),

• dostawy towarów za pośrednictwem automatów,

• świadczenia usług telekomunikacyjnych, gdy zapłata następuje za pośrednictwem automatów,

• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

• wewnątrzwspólnotowego nabycia i dostawy towarów,

• przemieszczenia towarów do (i ze) składów konsygnacyjnych oraz

• rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

Podatek należny od tych czynności podlega rozliczeniu w rozliczeniu za kwartał, w którym ustawodawca określił dla nich moment powstania obowiązku podatkowego, a nie w chwili otrzymania należności.

Kiedy mały podatnik odlicza VAT

Stosowanie kasowej metody rozliczania VAT wymaga również stosowania szczególnych zasad przy odliczaniu podatku naliczonego.

Mały podatnik, który rozlicza się metodą kasową, może odliczać VAT w rozliczeniu za kwartał, w którym (art. 86 ust. 16 ustawy):

• ureguluje całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury dokumentującej nabyte towary i usługi,

• dokona zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego, z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji celnych

- nie wcześniej jednak, niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.

Dla skutecznego dokonania odliczenia VAT konieczne jest również nabycie prawa przez nabywcę do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonanie usługi.

Oznacza to, że brak uregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej nabyte towary i usługi pozbawia podatnika prawa do tego odliczenia. Przez uregulowanie należności należy rozumieć wszelkie formy powodujące wygaśnięcie zobowiązania, np. wzajemna rekompensata, potrącenie.

Przykład

Firma Alfa rozlicza się kasową metodą od I kw. 2009 r. Część należności z faktur otrzymanych w marcu zamierza uregulować dopiero w kwietniu lub w późniejszych terminach. Nie jest uprawniona do wykazania w deklaracji za I kw. wykazanego w nich VAT podlegającego odliczeniu, mimo że posiada te dokumenty oraz otrzymała towar. Podatek naliczony wykaże dopiero w rozliczeniu za kwartał, w którym ureguluje należność z tych faktur. Jeżeli natomiast ich nie ureguluje, nie nabędzie prawa do tego odliczenia również w następnych okresach rozliczeniowych.

Takie same warunki należy spełnić przy odliczeniu VAT z faktur i dokumentów celnych otrzymanych w okresie rozliczania się metodą kasową, z których do końca jej stosowania nie odliczono kwoty podatku naliczonego. Odliczenia VAT można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym zostanie uregulowana cała należność z faktury, albo gdy nastąpi zapłata podatku wynikającego z dokumentu celnego i decyzji określonej w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34 ustawy o VAT.

Mały podatnik rozliczający się metodą kasową nie może przenosić na następny kwartał rozliczenia podatku naliczonego.

Przykład

Firma rozlicza się metodą kasową od 2 lat. Od II kw. 2009 r. rezygnuje z tej formy rozliczania i przejdzie na zasady ogólne (za okresy miesięczne).

Z 5 faktur otrzymanych od kontrahentów w marcu nie uregulowała należności do końca miesiąca. Wykazany w nich VAT będzie mogła odliczyć dopiero w rozliczeniu za miesiąc, w którym w całości ureguluje wynikające z nich należności. W przeciwnym razie odliczenie podatku naliczonego nie będzie możliwe.

Podobnie jak przy rozliczaniu należnego VAT, ustawodawca przewidział kilka wyjątków, w których podatek naliczony podlega odliczeniu na zasadach przewidzianych dla tych czynności. Dotyczy to następujących czynności wymienionych w art. 86 ust. 10 ustawy:

• importu usług, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, importu towarów, gdy VAT rozliczamy w deklaracji - w tym przypadku odliczamy VAT w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu tych czynności,

• nabycia tzw. towarów i usług powszechnych (art. 19 ust. 13 pkt 1), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy - w tym przypadku odliczamy VAT w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności,

• sporządzenia spisu z natury towarów na dzień utraty prawa (lub rezygnacji) do zwolnienia podmiotowego z VAT - w tym przypadku odliczamy VAT w rozliczeniu za okres, w którym dokonano spisu,

• stosowania w imporcie towarów procedury uproszczonej (wpis do rejestru) - w tym przypadku odliczamy VAT w rozliczeniu za okres, w którym dokonano wpisu do rejestru, pod warunkiem zapłaty podatku wykazanego w rejestrze.

Kiedy tracimy prawo do kasowego rozliczania VAT

Podatnik traci prawo do stosowania kasowej metody rozliczania VAT z chwilą utraty statusu małego podatnika. Status małego podatnika tracimy tylko w wyniku przekroczenia limitu sprzedaży uprawniającej do jego posiadania (art. 2 pkt 25). Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku małych podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku (art. 104 ust. 2 ustawy).

Przekroczenie limitów powoduje obowiązek zmiany sposobu rozliczania VAT, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło to przekroczenie.

Od 1 stycznia 2009 r. w takiej sytuacji podatnik może stosować:

• miesięczne rozliczanie VAT - zgodnie z art. 99 ust. 5 (zdanie pierwsze) ustawy o VAT, albo

• rozliczanie kwartalne, ale na zasadach przewidzianych dla podatników nierozliczających się metodą kasową - po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego, najpóźniej do 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy składana kwartalna deklaracja VAT na nowych zasadach.

Przykład

Firma Alfa uzyskała wartość sprzedaży na poziomie 4 053 000 zł w dniu 20 lipca 2009 r., w związku z czym utraciła status małego podatnika. Na skutek tego za III kwartał rozliczy VAT jeszcze metodą kasową. Począwszy od października 2009 r. traci prawo do jej stosowania. Może wówczas przyjąć miesięczny okres rozliczania VAT albo kwartalny na nowych zasadach wprowadzonych 1 stycznia br. Musi jednak zawiadomić urząd do 15 listopada 2009 r.

Jak zrezygnować z metody kasowej

Z kasowej metody rozliczania VAT podatnik ma również prawo zrezygnować. Może tego dokonać, ale nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy jej stosowania (art. 21 ust. 3). Powinien o tym fakcie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego do końca kwartału, w którym stosował tę metodę rozliczania. Jest to nieco inna sytuacji niż w przypadku utraty prawa do jej stosowania. Rezygnując z metody kasowej, podatnik zachowuje w dalszym ciągu status małego podatnika aż do chwili uzyskania odpowiedniego poziomu sprzedaży, który go pozbawi tego statusu.

Rezygnacja z rozliczania VAT metodą kasową skutkuje również koniecznością zmiany rozliczania podatku na:

• miesięczny okres rozliczania VAT na zasadach ogólnych albo

• kwartalne rozliczanie VAT - bez stosowania rozliczania kasowego (art. 99 ust. 3 ustawy).

Jak odliczać VAT z faktury VAT-MP

Odrębnym regulacjom podlegają również zasady odliczania podatku naliczonego z otrzymanej faktury VAT-MP (wystawionej przez podatników rozliczających się kasowo) u podatnikówm, którzy nie stosują kasowej metody rozliczeń VAT.

Odliczenie podatku podlega pewnym ograniczeniom, które wynikają przede wszystkim ze specyfiki momentu powstania obowiązku podatkowego u ich wystawców (tj. rozliczających się metodą kasową). Termin odliczenia VAT u nabywcy pokrywa się z terminem powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (wystawcy tej faktury). Każdy podatnik nierozliczający się metodą kasową odlicza VAT z faktury VAT-MP w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym (§ 18 rozporządzenia wykonawczego do ustawy):

• uregulował część należności z otrzymanej faktury na rzecz małego podatnika (odliczenie dotyczy uregulowanej należności, np. zaliczki) - w stosunku do tej części;

WAŻNE!

Od 1 grudnia 2008 r. zapłata części należności nie uprawnia do odliczenia całości VAT z faktury VAT-MP.

Przykład

Jan Kowalski 7 stycznia 2009 r. otrzymał fakturę VAT-MP o wartości netto 1000 zł, VAT 220 zł i w tym dniu zapłacił połowę ceny. Pozostałą część zapłacił 12 marca br. Składa deklaracje VAT-7. Dlatego w deklaracji za styczeń odliczy 110 zł i w deklaracji za marzec również 110 zł. Do 30 listopada br. mógłby od razu odliczyć 220 zł.

• uregulował całość należności z faktury na rzecz małego podatnika;

• przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi udokumentowanych tą fakturą - w przypadkach gdy nie ureguluje należności.

Jeśli zatem nabywca do 90 dnia od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi nie ureguluje należności, będzie mógł odliczyć VAT nie wcześniej niż dopiero w rozliczeniu za miesiąc, w którym przypada ten dzień. Jest to jednocześnie dzień, w którym ostatecznie powstanie u wystawcy faktury obowiązek podatkowy od sprzedaży.

Zasada ta nie ma zastosowania do małych podatników stosujących kasową metodę rozliczeń. W ich przypadku odliczenie możliwe jest wyłącznie po spełnieniu warunku uregulowania należności z faktury w całości.

• art. 2 pkt 25, art. 21, art. 86 ust. 16-18, art. 99 ust. 2, 5 i 6, art. 104 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

• § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1336

• § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

Mariusz Darecki

ekspert w zakresie VAT