Jak poprawnie prowadzić kasę fiskalną dla celów podatkowych i VAT

rada

Przy sprzedaży detalicznej dokumentem określającym wysokość sprzedaży netto oraz obrót VAT na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego i VAT jest miesięczny raport fiskalny. Dane z tego raportu należy przenieść do ewidencji sprzedaży VAT i z ewidencji do deklaracji VAT za dany miesiąc. Przychód podatkowy na potrzeby podatku dochodowego to suma sprzedaży netto według poszczególnych stawek z miesięcznego raportu fiskalnego.

uzasadnienie

Podatnicy posiadający kasy fiskalne są obowiązani zgodnie z § 7 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania:

• ewidencjonować każdą sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej,

• drukować paragon fiskalny z każdej sprzedaży,

• wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy,

• sporządzić raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za każdy dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,

• sporządzać raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.

Oprócz tego każdy podatnik VAT ma obowiązek prowadzić ewidencję VAT pozwalającą na prawidłowe wypełnienie deklaracji VAT zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o VAT:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ewidencja VAT nie ma określonego wzoru. Ustawodawca w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT określił dane, jakie powinna zawierać ewidencja VAT. Są to:

• kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, od których przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego, i kwoty, w stosunku do których prawo takie nie przysługuje,

• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, czyli nazwa towaru lub usługi oraz ich wartość netto,

• wysokość podatku należnego,

• kwota podatku naliczonego obniżającego podatek należny,

• kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego,

• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Mając na uwadze ten przepis oraz formularz deklaracji VAT, trzeba stwierdzić, że ewidencja sprzedaży konieczna do określenia obrotu VAT i podatku należnego, stosowana w rozliczeniach VAT, powinna zawierać:

• liczbę porządkową wpisu w rejestrze,

• numer kolejny dokumentu,

• miesiąc dokonania sprzedaży,

•  datę wystawienia dokumentu,

• numer identyfikacyjny nabywcy,

• nazwę i adres nabywcy,

• wartość netto dokonanej sprzedaży według stawek podatkowych,

• VAT należny według grup podatkowych,

• kwotę należności (kwota należna z tytułu sprzedaży wraz z VAT).

Podatnik musi sporządzić taką ewidencję na podstawie miesięcznego raportu fiskalnego. W raporcie tym, zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Finansów, mamy m.in. takie dane, jak:

• okres, za jaki sporządzony jest raport,

• numery dobowych raportów fiskalnych, na podstawie których sporządzony jest raport miesięczny,

• sprzedaż z podziałem na stawki VAT, przy czym ustawodawca określił dokładnie że:

- literze „A” jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 22%,

- literze „B” jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 7%,

- literze „C” jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 0%,

- literom od „D” do „G” odpowiadają kolejne stawki podatku wprowadzone

na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku,

•  wartość VAT od sprzedaży z podziałem i oznaczeniami literowymi jak wyżej,

•  należność ogółem ze sprzedaży w danym miesiącu,

•  unikatowy numer kasy.

Dane te należy przenieść do ewidencji sprzedaży VAT, przy czym numerem dokumentu jest numer raportów dobowych, a datą wystawienia dokumentu jest ostatni dzień miesiąca, za który sporządzony jest raport.

Pozycję „numer identyfikacyjny nabywcy” pozostawiamy pustą, natomiast w pozycji „nazwa i adres” wpisujemy numer unikatowy kasy fiskalnej oraz adres lokalu, w którym jest ona zainstalowana. Suma sprzedaży netto według poszczególnych stawek to przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym.

Co to jest unikatowy numer kasy

Unikatowy numer kasy to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez MF.

• § 5, § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

• art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

Maria Rubinkowska

doradca podatkowy