Aktualizacja danych w związku ze zmianą siedziby firmy

RADA

Przedstawione rozwiązanie jest niepoprawne. W zgłoszeniu aktualizującym należy wpisać datę 1 grudnia 2008 r., czyli zgodną z dokonanym wpisem. W związku ze zmianą adresu spółka powinna także złożyć do US formularz aktualizujący VAT-R.

UZASADNIENIE

Zmiana miejsca wykonywania działalności gospodarczej pociąga za sobą konieczność zmiany danych m.in. w rejestrze REGON oraz w urzędzie skarbowym. Podmioty podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego nie muszą zgłaszać zmiany miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Zgłoszeniu do KRS podlega jednak zmiana danych dotyczących siedziby i adresu jednostki gospodarczej. Jeśli zatem wskazana w pytaniu zmiana miejsca wykonywania działalności jest tożsama ze zmianą adresu podmiotu, wówczas w zależności od formy prawnej podmiotu należy złożyć wniosek KRS Z1, KRS Z2, KRS Z3 lub KRS Z5.

Zgłoszenia zmian objętych wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia ich zaistnienia. Następnie zmiany należy zgłosić w rejestrze REGON oraz w urzędzie skarbowym. Podatnik musi złożyć aktualizację danych w urzędzie skarbowym na odpowiednim formularzu NIP (NIP-1 w przypadku osób fizycznych i NIP-2 w przypadku osób prawnych). Zgłoszenie powinno być dokonane również w ciągu 14 dni od dnia zaistnienia zmiany.

Podstawą do aktualizacji danych jest odpowiedni formularz NIP wraz z następującymi dokumentami:

• zaświadczeniem o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego,

• zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym REGON,

• dokumentem potwierdzającym uprawnienia do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których jest prowadzona działalność gospodarcza.

Podatnik dokonał zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym od 1 grudnia, zatem nie będzie możliwe dokonanie zgłoszenia aktualizującego NIP z datą wcześniejszą. W zgłoszeniu tym należy wpisać datę 1 grudnia 2008 r.

Zmiana adresu wykonywania działalności jest związana także z aktualizacją danych wynikających ze zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Zgodnie bowiem z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT, w przypadku gdy dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić to do naczelnika urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni, licząc od dnia, w którym zmiana nastąpiła.

Dokumenty sprzedaży oraz zakupu z nowym adresem podatnik wystawiał i otrzymywał począwszy od 1 listopada. Wynika to z faktycznej zmiany, potwierdzonej zapewne tytułem prawnym do nowego lokalu (umowa kupna, najmu itp.). Jednak nowy adres został wpisany do KRS od 1 grudnia. W związku z tym, że spółka nie dokonała poprawnej procedury aktualizacyjnej, należałoby wystawić noty korygujące na niepoprawny adres umieszczony w treści faktur zakupu. Trzeba pamiętać, że notę korygującą może wystawiać tylko nabywca. Dlatego w przypadku faktur sprzedaży spółka powinna wystawić faktury korygujące. Należy jednak zaznaczyć, że błędny adres podany na fakturach nie odbiera spółce możliwości odliczenia VAT naliczonego. Nie jest to również powód do nieodprowadzania VAT należnego.

Za niezłożone w terminie zgłoszenie aktualizacyjne NIP podatnik podlega karze za wykroczenia skarbowe. Zgodnie bowiem z art. 81 § 1 pkt 1 Kodeksu karnego skarbowego podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych lub podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym albo niepełne, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

• art. 5 ust. 4b, art. 9 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 769

• art. 81 § 1 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 66, poz. 410

• rozporządzenie Ministra Finansów z 14 listopada 2003 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych - Dz.U. Nr 202, poz. 1959; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 190, poz. 1161

• art. 96 ust. 12 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Justyna Michałowska

księgowa