REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia ksiąg podatkowych

Magdalena Majkowska
Magdalena Majkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są podstawowe zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg podatkowych?

Na wstępie należy zaznaczyć, że pod pojęciem ksiąg podatkowych Ordynacja podatkowa rozumie księgi rachunkowe oraz podatkowe księgi przychodów i rozchodów, a także inne ewidencje i rejestry prowadzone przez podatników.

REKLAMA

REKLAMA

Ordynacja podatkowa stawia dwa ogólne warunki prowadzenia ksiąg podatkowych: rzetelność i niewadliwość. Księgi podatkowe są rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a zatem umożliwiają ustalenie prawidłowej kwoty podstawy opodatkowania. Księgi rzetelne powinny zatem zawierać poprawne zapisy dotyczące wszystkich zdarzeń mających wpływ na rozliczenia podatkowe danej jednostki.

Za niewadliwe uważa się natomiast księgi podatkowe, które prowadzone są zgodnie z przepisami prawa. W tym przypadku chodzi o to, by księgi podatkowe nie zawierały błędów formalnych, czyli żeby podczas wprowadzania danych do ksiąg nie popełniano pomyłek. Należy zauważyć, że wymogi dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg, w zależności od ich rodzaju, są różne. Przykładowo, zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wynikają z ustawy o rachunkowości, a podatkowej księgi przychodów i rozchodów - z rozporządzenia ministra finansów.

Z czego wynikają błędy najczęściej popełniane przez podatników przy prowadzeniu ksiąg podatkowych i w jaki sposób ograniczyć ryzyko ich popełniania?

REKLAMA

Niestety, obowiązujące obecnie przepisy z zakresu prawa podatkowego i rachunkowości są często niejednoznaczne. Ponadto podlegają one częstym zmianom. Z drugiej strony tempo realizowania obrotu gospodarczego nie zawsze daje podatnikom możliwość dokładnej analizy skutków prawnopodatkowych poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Wszystko to sprzyja niestety popełnianiu, najczęściej nieświadomych, błędów w księgach podatkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Błędy mogą jednak wynikać także z nieuwagi podatników, którzy często nie zachowują należytej staranności w sprawdzaniu wystawianych i otrzymywanych dokumentów księgowych. Wielokrotnie także zdarza się, że dokumenty takie ulegają zniszczeniu czy utraceniu, a podatnicy nie starają się ich odtworzyć. W rezultacie może się zdarzyć, że podatnik nie dysponuje dokumentami będącymi podstawą dokonania zapisów w księgach podatkowych.

W praktyce nie ma niestety możliwości pełnego wyeliminowania ryzyka związanego z błędami w księgach podatkowych i w dokumentach źródłowych. Podatnik powinien zatem starać się poprawnie ewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze i kontrolować swoje rozliczenia. Pomocne są w tym zakresie programy księgowe, które w zasadzie eliminują możliwość popełnienia większości błędów formalnych w prowadzeniu ksiąg. Natomiast w kwestiach prawnopodatkowych w wielu sytuacjach zasadne wydaje się zwrócenie o pomoc do prawnika lub doradcy podatkowego bądź też uzyskanie potwierdzenia prawidłowości konkretnych rozliczeń poprzez złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Co w praktyce świadczy o tym, że księgi prowadzone są nieprawidłowo, a zatem z czego może wynikać ich nierzetelność lub wadliwość?

Księgi są nierzetelne, jeśli nie dokumentują rzeczywistego stanu faktycznego. Nierzetelność może zatem wynikać np. z nieujęcia w księgach części zdarzeń, ujęcia zdarzeń nieistniejących lub dokonania wpisów do ksiąg w nieprawidłowej wysokości. W przypadku takich uchybień nierzetelność ksiąg podatkowych jest łatwa do stwierdzenia. Może jednak także dojść do sytuacji, w której organy podatkowe uznają, że co prawda podatnik dysponuje kompletem dowodów księgowych, jednak nie odzwierciedlają one prawdziwego obrazu zdarzeń gospodarczych jednostki. Będzie to miało miejsce, jeśli organ uzna, że np. podatnik dokonywał czynności prawnych pozornych, nie wykazywał wszystkich dochodów lub sztucznie zawyżał koszty. Także w takich sytuacjach księgi mogą być uznane za nierzetelne.

Z kolei o wadliwości świadczy naruszenie przepisów o sposobie prowadzenia ksiąg. Chodzi zatem o formalne błędy, np. pomyłka w dacie ujęcia faktury, opóźnienia w księgowaniu, deklarowaniu podatku itp. Należy podkreślić, że przepisy nie zezwalają na uznanie księgi za wadliwą, jeżeli stwierdzone wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy. Oznacza to, że drobne uchybienia powinny być przez organ podatkowy akceptowane. Dopiero taki stan wadliwości, który uniemożliwia ustalenie podstawy opodatkowania, w całości lub w części, uzasadnia odrzucenie ksiąg. Ocena w tym zakresie zależy jednak od uznania organu.

Jakie są skutki nieprawidłowego prowadzenia ksiąg w zależności od rodzaju tych nieprawidłowości?

Na wstępie należy podkreślić, że jeżeli księga podatkowa jest prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy, stanowi ona dowód na to, co wynika z jej treści. Oznacza to, że organ podatkowy nie może, bez uprzedniego uznania, iż księga jest nierzetelna lub wadliwa, zakwestionować rozliczeń podatkowych jednostki.

Do odrzucenia ksiąg wystarczy w zasadzie stwierdzenie jednego z omawianych uchybień: nierzetelności lub wadliwości, z tą uwagą, że jeżeli wadliwości nie mają istotnego znaczenia dla sprawy, organ podatkowy nie powinien kwestionować ksiąg. Organ podatkowy określa jednocześnie, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód w sprawie.

W zależności od zakresu nieprawidłowości ksiąg możliwe są zatem różne rozwiązania. Najbardziej restrykcyjne jest niewątpliwie nieuznanie zapisów całej księgi. Możliwe jest również zakwestionowanie zapisów księgi w części dotyczącej danego okresu lub danej części księgi. Przykładowo organ podatkowy może zakwestionować księgę tylko za wybrane miesiące lub tylko w pewnym zakresie, np. określenia kosztów uzyskania przychodów. W sytuacjach takich w pozostałym zakresie księga zachowuje swoją moc dowodową.

Odrzucenie ksiąg podatkowych jako dowodu może spowodować ustalenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania w zakresie, w jakim organ odmówił wiarygodności księgom. W teorii powinno to zmierzać do określenia podstawy opodatkowania w wysokości jak najbardziej zbliżonej do rzeczywistej. W praktyce jednak wymiar szacunkowy jest dla podatnika najczęściej niekorzystny.

W jakich okolicznościach organ podatkowy może stwierdzić nieprawidłowość prowadzenia ksiąg, która skutkuje szacowaniem? Jak w takiej sytuacji się bronić?

Stwierdzenie przez organ podatkowy, że księgi są nieprawidłowe, następuje w protokole badania ksiąg lub w protokole kontroli. Podatnik jest uprawniony, w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu, do wniesienia zastrzeżeń do zawartych w nim ustaleń, przedstawiając jednocześnie dowody, które umożliwią organowi podatkowemu prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Złożone zastrzeżenia mogą skutkować zmianą oceny organów podatkowych co do nieprawidłowości ksiąg podatkowych. Jeżeli jednak organ podatkowy podtrzyma swoje stanowisko i wyda niekorzystną dla podatnika decyzję, podatnikowi pozostaje kwestionowanie wydanego rozstrzygnięcia poprzez złożenie odwołania, a następnie skargi do sądu administracyjnego.

W przypadku, gdy dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, organ określa ją w drodze oszacowania. Najogólniej rzecz biorąc, szacowanie ma zmierzać do określenia przez organ podatkowy podstawy opodatkowania w prawidłowej wysokości. Organ podatkowy dysponuje w tym celu odpowiednimi metodami, które mają zapewnić realizację tego postulatu. Metod szacowania jest kilka, a ich zastosowanie może mieć dla podatnika, w praktyce, różne skutki. Dlatego też organ podatkowy powinien wybór konkretnej metody szacowania uzasadnić.

Należy zauważyć, że podatnik może uniknąć szacowania, nawet w przypadku odrzucenia ksiąg podatkowych, jeżeli dane wynikające z ksiąg, uzupełnione dodatkowymi dowodami, pozwalają, w ocenie organu podatkowego, na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Oznacza to, że nawet księgi, którym odmówiono rzetelności, zachowują pewną moc dowodową i mogą, po uzupełnieniu innymi dowodami, uchronić podatnika przed szacowaniem.

Podatnik powinien mieć świadomość, że szacowanie podstawy opodatkowania nie może mieć charakteru represyjnego oraz że ma charakter wyjątkowy. Ponadto należy podkreślić, że szacowanie może mieć miejsce tylko wtedy, gdy nie ma innych sposobów ustalenia podstawy opodatkowania. Należy zatem zalecać podatnikowi aktywny udział w toku postępowania i dostarczanie organom podatkowym wszelkich możliwych dokumentów, które pozwolą uniknąć szacowania. Trzeba przy tym pamiętać, że metodę szacowania i skutki finansowe podatnik poznaje dopiero po doręczeniu mu decyzji. Podatnik może zatem nie zdawać sobie sprawy, jak dotkliwa i kosztowna może być bierność w toku postępowania. Jeżeli pomimo to dojdzie do oszacowania, podatnik powinien pamiętać, że może kwestionować zarówno nieuznanie ksiąg podatkowanych i innych przedstawionych dokumentów za dowód w sprawie, jak i przyjętą metodę szacowania oraz wysokość określonego zobowiązania podatkowego.

Czy podatnikowi, który prowadzi księgi nieprawidłowo, grozi odpowiedzialność karna skarbowa?

Tak. Nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych podlega odpowiedzialności karnej skarbowej. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym, nierzetelne prowadzenie ksiąg stanowi przestępstwo zagrożone sankcją w postaci grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku, gdy nierzetelność jest mniejszej wagi lub księgi były prowadzone wadliwie, kara grzywny określana jest kwotowo, a czyn taki kwalifikuje się jako wykroczenie karne skarbowe.

Odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych przewiduje także, niezależnie od przepisów kodeksu karnego skarbowego, ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej przepisami, nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Nie każda nieprawidłowość w księgach będzie jednak wiązać się z odpowiedzialnością. Należy bowiem pamiętać, że sprawca musi być uznany za winnego popełnionego czynu. W szczególności przyjmuje się, że nie powinien ponosić odpowiedzialności sprawca, gdy nieprawidłowości były wynikiem wątpliwości interpretacyjnych co do rozumienia przepisów prawa lub też gdy czyn został popełniony wskutek zastosowania się np. do opinii prawnika.

Istotną kwestią jest także kto, w ramach konkretnej jednostki, może ponosić odpowiedzialność karną za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg. W zależności od formy prawnej prowadzonej działalności osobami takimi będą sam podatnik, członkowie zarządu, dyrektorzy finansowi, główni księgowi, a także inne osoby zajmujące się sprawami gospodarczymi jednostki w okresie, w którym doszło do naruszenia przepisów prawa.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dariusz Malinowski

doradca podatkowy, partner w firmie doradczej KPMG

Rozmawiała MAGDALENA MAJKOWSKA

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Coraz więcej firm ma w planach inwestycje – najwięcej wśród średnich, co trzecia. Co to oznacza dla gospodarki

    Czwarty kwartał z rzędu rośnie optymizm wśród przedsiębiorców, co oznacza powrót do normalności jakiego nie było od czasów pandemii. Stabilność w pozytywnych nastrojach właścicieli i kadry zarządzającej firmy dobrze rokuje dla tempa wzrostu polskiej gospodarki.

    KPO: Od 6 maja 2024 r. można składać wnioski na dotacje dla branży HoReCa - hotelarskiej, gastronomicznej, cateringowej, turystycznej i hotelarskiej

    Nabór wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej oraz turystycznej i kulturalnej w ramach Krajowego Planu Odbudowy ogłoszono w kwietniu 2024 r. Wnioski będzie można składać od 6 maja 2024 r. do 5 czerwca 2024 r.

    Ile pracuje mikro- i mały przedsiębiorca? 40-60 godzin tygodniowo, bez zwolnień lekarskich i urlopów

    Przeciętny mikroprzedsiębiorca poświęca dużo więcej czasu na pracę niż przeciętny pracownik etatowy. Wielu przedsiębiorców nie korzysta ze zwolnień lekarskich i nie było na żadnym urlopie. Chociaż mikroprzedsiębiorcy zwykle zarabiają na poziomie średniej krajowej albo trochę więcej, to są zdecydowanie bardziej oszczędni niż większość Polaków.

    Duży wzrost cyberataków na świecie!

    Aż 28 proc. O tyle procent wzrosła liczba ataków cyberprzestępców. Hakerzy stawiają także na naukę i badania oraz sektor administracyjno-wojskowy. W Europie liczba ataków ransomware wzrosła o 64 proc. Jest się czego obawiać. 

    REKLAMA

    Nie zrobisz zakupów w swoim ulubionym sklepie osiedlowym, bo powrót VAT na żywność doprowadzi go do bankructwa

    Po ponad dwóch latach przerwy powrócił 5-procentowy VAT na żywność. Sieci dyskontów, które toczą wojnę o klientów, kuszą obietnicą, że cen nie podniosą, bo podatek wezmą na siebie. Korzystna dla klientów zapowiedź może okazać się zabójcza dla i tak słabnących i znikających z rynku małych sklepów.

    Windykacja należności krok po kroku

    Windykacja należności krok po kroku czyli jak odzyskać swoje pieniądze? Pierwszym krokiem jest windykacja przedsądowa. Co zrobić, aby windykacja była skuteczna już na tym etapie?

    Praca tymczasowa: Liczy się wynagrodzenie, lokalizacja miejsca pracy, czas trwania rekrutacji i szansa na stałą pracę

    Praca tymczasowa to nie tylko opcja dla studentów – najwięcej pracowników stanowią osoby w przedziale wiekowym 25-44 lata. Pracownicy tymczasowi przy wyborze oferty pracy najczęściej zwracają uwagę na wysokość wynagrodzenia, lokalizację miejsca pracy oraz szansę na stałe zatrudnienie, a także szybkość procesu rekrutacji.

    Uwaga! Zbyt częste zmienianie hasła ułatwia cyberataki

    Czy trzeba zmieniać hasło co miesiąc? Okazuje się, że zbyt częsta zmiana hasła ułatwia cyberataki. Wskazania do zmiany hasła przez pracowników po czasie od 30 do 90 dni powinny się zmienić. Kiedy zmiana hasła jest konieczna?

    REKLAMA

    Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców

    Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

    Jak hakerzy wyciągają nasze dane? Uważaj na aktualizacje!

    Hakerzy nie próżnują i wciąż szukają nowych sposobów na wyciągnięcie danych. Wykorzystują pliki wirtualnego dysku twardego (VHD) do dostarczania wirusa - trojana zdalnego dostępu (RAT) Remcos. W Polsce szczególnie groźne są fałszywe aktualizacje. 

    REKLAMA