Kategorie

Dział zewnętrzny czy wewnętrzny, które z rozwiązań jest bezpieczniejsze dla firmy

Eksperci z FPA Group
Kolejnym czynnikiem przemawiającym za podjęciem decyzji o przekazaniu administracji kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej jest zachowanie poufności danych o wynagrodzeniach.
Kolejnym czynnikiem przemawiającym za podjęciem decyzji o przekazaniu administracji kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej jest zachowanie poufności danych o wynagrodzeniach.
inforCMS
Jednym z problemów we właściwym prowadzeniu administracji jest interpretacja przepisów z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych oraz przepisów podatkowych. Przedsiębiorstwo decydujące się na outsourcing kadrowo-płacowy w dużym zakresie redukuje ryzyko związane z błędną interpretacją odpowiednich aktów prawnych.

Odpowiedzialność za ten aspekt administracji jest przenoszona na dostawcę usług outsourcingowych, który dysponując wiedzą w tym zakresie (know how), minimalizuje to ryzyko. Częste zmiany przepisów w zakresie dotyczącym zatrudnianych pracowników, zmuszają pracodawcę do ciągłego ich śledzenia oraz dostosowywania do nich własnych wewnętrznych procedur. Wiąże się to z ryzykiem popełnienia błędu, który w skutkach może być dla pracodawcy dość kosztowny lub niekorzystnie wpłynąć na jego wizerunek na rynku.

Pracodawca musi znać przepisy

Reklama

W ostatnich latach w Polsce można było obserwować skutki nieznajomości przepisów przez pracodawców i w efekcie, jak niekorzystny wpływ miało to dla ich wizerunku. Pomijając fakt świadomego łamania przepisów przez pracodawców, najczęstszą przyczyną takich zdarzeń była nieznajomość odpowiednich regulacji przez kadrę menedżerską, a także brak świadomości konsekwencji niektórych działań.

Przekazanie spraw kadrowo-płacowych firmie outsourcingowej umożliwia na bieżąco kontrolowanie, przez pracowników dostawcy usług, prawidłowości przestrzegania prawa w firmie, a tym samym ochroną wizerunku firmy i uniknięcie zbędnych kosztów (mandaty, procesy sądowe, etc.). Oczywistą sprawą jest, że przekazanie tych zagadnień na zewnątrz doświadczonej firmie, zatrudniającej wykwalifikowany personel nie daje stuprocentowej pewności uniknięcia błędów i pomyłek. Jednak zdecydowanie podnosi poziom bezpieczeństwa i znacząco obniża ryzyko. Ponadto outsourcerzy, w celu zabezpieczenia swoich interesów na wypadek popełnionych błędów wykupują wysokie polisy ubezpieczeniowe od odpowiedzialności cywilnej na co prowadząc działalność gospodarczą zazwyczaj nikt nie decyduje się. Gdy wybiera się dostawcę usług outsourcingowych, fakt wykupienia przez niego takiej polisy dodatkowo zapewnia nas o powadze firmy i jej profesjonalizmie.

Zobacz: Jakie są strategie wyboru odpowiedniej formy outsourcingu?

Kolejnym czynnikiem przemawiającym za podjęciem decyzji o przekazaniu administracji kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej jest zachowanie poufności danych o wynagrodzeniach. Obecnie niezwykle ważne jest, aby takie dane nie wydostawały się na zewnątrz firmy i co równie istotne, nie migrowały wewnątrz organizacji. W umowie o świadczenie takich usług warto zawrzeć zapis, że dostawca zobowiązuje się do zachowania pełnej poufności przekazywanych mu danych w okresie trwania umowy, jak również po jej rozwiązaniu. Jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych, a outsourcer to zapewnia, istnieje możliwość dodania do umowy zapisu o karze umownej na wypadek ich ujawnienia. Należy też pamiętać, iż w sytuacji faktycznego naruszenia poufności danych, firma składająca pozew do sądu będzie musiała przedstawić dowody, że to właśnie dostawca usług outsourcingowych dopuścił się naruszenia zapisów zawartych w umowie.

Oddać kadry outsourcerowi, czy nie...

Wyobraźmy sobie, że przez przypadek lub celowo, dane o wynagrodzeniach zostają ujawnione wewnątrz firmy. Na pewno nie będzie miało to pozytywnego wpływu na atmosferę w pracy i nastroje pracowników. Jak wiadomo, wynagrodzenia w większości organizacji są zróżnicowane i często na stanowiskach o podobnym zakresie obowiązków występują dość duże różnice. Oczywiście większym zagrożeniem dla biznesu jako całości jest ujawnienie danych o wynagrodzeniach na zewnątrz przedsiębiorstwa. Nie dość, że może to negatywnie wpływać na wizerunek firmy, to również może obniżyć jej konkurencyjność na rynku.

Zobacz: Wybór firmy outsourcingowej

Podjęcie decyzji o przekazaniu spraw kadrowo-płacowych na zewnątrz jest bardzo trudne. Wiążą się z tym konkretne ryzyka, ale również korzyści. Z punktu widzenia zabezpieczenia interesów organizacji w zakresie bezpieczeństwa realizowanych procesów, a także poufności „wrażliwych” informacji, jest to dobre rozwiązanie. Dostawca usług outsourcingowych ponosi zdecydowanie większą odpowiedzialność za zabezpieczenie odpowiednich informacji i procesów aniżeli pracownik wewnątrz firmy. Tym samym nie wywiązania się z umowy o świadczenie usługi outsourcingowej przez dostawcę może mieć dla niego poważne konsekwencje. Ten fakt daje dodatkowo pewność, że dostawca dołoży wszelkich starań by wywiązać się z umowy.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    5 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Sprzedaż działki a VAT i PIT – sprzedaż prywatna czy działalność gospodarcza?

    Sprzedaż działki a VAT i PIT. Sprzedaż kilku działek, które należą do majątku prywatnego może zostać uznana przez organy skarbowe za działalność gospodarczą. W takim przypadku sprzedający będzie zobowiązany do zapłaty podatku VAT oraz podatku dochodowego, nawet wtedy, gdy od nabycia nieruchomości upłynęło więcej niż 5 lat.

    Budowa domów jednorodzinnych do 90 m2 bez pozwolenia na budowę

    Dom bez pozwolenia na budowę. W dniu 4 sierpnia 2021 r. opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Projekt ten zakłada wprowadzenie możliwości budowy domów jednorodzinnych (o łącznej powierzchni użytkowej nieprzekraczającej 90 m2) bez pozwolenia na budowę, bez dziennika budowy oraz bez konieczności ustanowienia kierownika budowy, w procedurze tzw. zgłoszenia z projektem budowlanym. Projekt aktualnie jest poddawany konsultacjom publicznym.

    Polski Ład: Kredyty hipoteczne bez wkładu własnego do 2030 roku

    Kredyty hipoteczne objęte gwarancją do 100 tys. zł. zastępującą wkład własny wg propozycji z Polskiego Ładu będą udzielane do końca 2030 r. - podano w wykazie prac legislacyjnych rządu. Minimalny okres spłaty takiego kredytu to15 lat, a maksymalny limit ceny finansowanej nieruchomości w przeliczeniu na 1 m. kw. będzie uzależniony od szeregu czynników.

    Pre-pack – korzyść dla dłużnika, ale czy dla wierzycieli?

    Pre-pack, czyli przygotowana likwidacja polega na ogłoszeniu upadłości dłużnika z równoległym wskazaniem przez sąd nabywcy, ceny i innych warunków sprzedaży majątku dłużnika.

    Jakość rozliczeń MŚP [BADANIE]

    Z cyklicznego badania wśród MŚP realizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor wynika, iż jakość rozliczeń B2B utrzymała się na podobnym poziomie jak w drugim kwartale.

    Ile m2 mają nasze mieszkania?

    Ile m2 mają nasze mieszkania? Trochę ponad 29 metrów kwadratowych – taka powierzchnia przypada w Polsce na statystycznego obywatela. W Europie standard jest wyższy, czasami nawet ponad dwa razy wyższy – sugerują dane Eurostatu.

    Polski Ład. Zmiany zasad opodatkowania nieruchomości

    Opodatkowanie wynajmu nieruchomości. Zmiany zasad opodatkowania nieruchomości zawarte w programie Polski Ład doprowadzą do wzrostu czynszu za wynajmowane mieszkania. Uderzą również w przedsiębiorców, którzy rejestrują swoje biura czy gabinety w lokalach mieszkalnych.

    Coraz mniej gruntów do zagospodarowania

    Zasoby gruntów państwowych. Tylko ok. 165 tys. hektarów państwowej ziemi nie zostało dotychczas zagospodarowane. Część tych gruntów może być jeszcze sprzedana lub wydzierżawiona na cele rolne, ale większość z nich cechuje niska przydatność rolnicza oraz znaczne rozdrobnienie - informuje Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (KOWR).

    Check engine: czy można jeździć?

    Check engine: czy można jeździć? Czasami tak, a czasami nie. To wszystko zależy od tego czy pojawieniu się kontrolki towarzyszą dodatkowe objawy.

    Polski Ład. Zmiany w uldze mieszkaniowej

    Ulga mieszkaniowa. Polski Ład zakłada modyfikację przepisów w zakresie ulgi mieszkaniowej. Zmiany dotyczą wydatków na spłatę kredytu (pożyczki) oraz odsetek od tego kredytu (pożyczki) zaciągniętego na zbywaną nieruchomość. Co ulegnie zmianie?

    Kontrolka silnika: co oznacza?

    Kontrolka silnika: co oznacza? Jej zaświecenie się w czasie jazdy bez wątpienia stanowi ważny sygnał. Ale czy zawsze dalszą podróż należy przerwać?

    Wibracje w samochodzie: skąd się biorą?

    Wibracje w samochodzie, czyli dziś opowiemy o tym, skąd się biorą drgania w kabinie w czasie jazdy. A najczęstszym ich powodem są... opony!

    Ile kosztuje metr kwadratowy mieszkania w Warszawie?

    Ceny mieszkań w Warszawie. Na koniec połowy 2021 roku po raz pierwszy w historii cena metra kwadratowego mieszkania pozostającego w ofercie w Warszawie przekroczyła 12 tys. zł i była o 7,8 proc. wyższa niż w końcówce 2020 roku.

    Ostatnie 4 dni na wycofanie się z oferty przedłużenia umowy najmu lokalu w centrum handlowym

    Najemcom lokali w centrach handlowych pozostały ostatnie 4 dni na wycofanie się z oferty przedłużenia umów najmu – termin mija 6 sierpnia 2021 roku.

    Bezpieczeństwo danych w chmurze - certyfikaty bezpieczeństwa

    Pro dostawca usług w chmurze powinien posiadać niezbędne certyfikaty, które są potwierdzeniem, że nasze dane będą całkowicie bezpieczne. Na praktyki bezpieczeństwa składają się również inne czynności, prowadzone przez dostawcę, na przykład kontrole ryzyka czy audyty wewnętrzne oraz zewnętrzne. W jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danych w chmurze? Którzy z usługodawców działających na polskim rynku są godni zaufania? I czy w ogóle chmura może być bezpieczna?

    Przyczyny wypadków na autostradzie. Co mówią statystyki?

    Przyczyny wypadków na autostradzie? Dziś przyjrzymy się statystykom z polskich dróg. Na jakie nieprawidłowe zachowania kierowców wskazują?

    Zaległości branży fitness rosną [BADANIE]

    Wraz ze zniesieniem części ograniczeń, przyrost długów branży sportowej przyhamował. Nie dotyczy to klubów fitness i siłowni, które mają niemal 23 mln zł zaległości.

    Tańsza energia elektryczna. Umowy z cenami dynamicznymi

    Energia elektryczna - ceny. Możliwość uzyskania niższych cen za energię, jako efekt dostosowywania swojego zużycia energii w odpowiedzi na sygnały rynkowe, to najważniejszy dla odbiorców skutek zmian proponowanych przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska w projekcie nowelizacji ustawy – Prawo energetyczne oraz ustawy o odnawialnych źródłach energii, wprowadzającym umowy z tzw. cenami dynamicznymi.

    Nowy Peugeot 308 SW w Polsce. Znamy cennik francuskiego kombi!

    Nowy Peugeot 308 SW oficjalnie pojawił się w Polsce. Znamy cennik auta. Za francuskie kombi trzeba zapłacić co najmniej 91 800 zł.

    Volkswagen Passat GTE: test niemieckiej hybrydy plug-in

    Volkswagen Passat GTE ma przestronną kabinę i duży bagażnik. Czy rodzinne nadwozie uzupełnione hybrydą plug-in sprawdza się w praktyce?

    Content marketing w biznesie – jak to robić dobrze

    Content marketing w biznesie. Gdy na marketingowym horyzoncie pojawia się hasło “content”, naturalnym skojarzeniem jest produkcja, dystrybucja i zarządzanie treścią, która z jednej strony dawałaby wymierną wartość dla odbiorcy, a z drugiej – kreowała pożądany wizerunek danej marki. Tyle i aż tyle? W praktyce działania contentowe to o wiele bardziej złożone przedsięwzięcia, a potencjalni twórcy pożądanych materiałów powinni dwa razy się zastanowić przed postawieniem pierwszego przecinka lub kropki.

    Kredyt na samochód. Jaki wybrać i czym się różnią?

    Kredyt na samochód, czyli kredyt gotówkowy, kredyt samochodowy i leasing konsumencki. Która forma jest najlepsza?

    Wydatki na mieszkanie w budżecie domowym

    Wydatki na mieszkanie. Wydatki na utrzymanie i wyposażenie mieszkania lub domu w Polsce stanowią prawie 25% wydawanych przez nas pieniędzy – wynika z danych Eurostatu. To jeden z najgorszych wyników w Europie. Co ciekawe, jeszcze gorzej jest w Niemczech.

    Rolniczy handel detaliczny - co się zmieni

    Rolniczy handel detaliczny. 30 lipca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ułatwienia prowadzenia przez rolników rolniczego handlu detalicznego, przedłożony przez ministra rolnictwa i rozwoju wsi. Wejście w życie nowych rozwiązań uzależnione jest od przebiegu procesu notyfikacji projektu ustawy w Komisji Europejskiej i w państwach członkowskich UE.

    Bezpieczne wakacje 2021: o czym pamiętać?

    Bezpieczne wakacje 2021 to pojęcie, o którym w tym roku Policja powtarza do znudzenia. Te zasady naprawdę warto jednak przyswoić. Jak brzmią?