Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są strategie wyboru odpowiedniej formy outsourcingu?

Konrad Gurbała
Specjalista z zakresu szkoleń i rozwoju pracowników, właściciel firmy Nowe Modele Biznesowe – outsourcingu działu szkoleń.
Dzieląc różne możliwe rozwiązania outsourcingowe, posłużymy się podziałem na 4 typy.
Dzieląc różne możliwe rozwiązania outsourcingowe, posłużymy się podziałem na 4 typy.
Patrząc na rynek firm, które prowadzą działalność szkoleniową dla swoich pracowników, łatwo jest odnieść wrażenie, że można go podzielić na dwie części : te firmy, które korzystają z outsourcingu i te, które nie korzystają. Powody zastosowania jednego i drugiego modelu działania są bardzo różne, począwszy od negatywnych (lub bardzo pozytywnych) doświadczeń z zewnętrznymi dostawcami, poprzez skalę działania przedsiębiorstwa, aż po aspekty czysto finansowe oczywiście. Kluczowe pytanie związane z outsourcingiem szkoleń nie powinno jednak brzmieć : „korzystać czy nie z outsourcingu?

Outsourcing czy incourcing?

Jest bardzo mała liczba firm, które w 100% zapewniają obsługę procesów rozwojowych pracowników za sprawą jedynie swoich własnych „zasobów”. Wystarczy wspomnieć o organizacji szkoleń poza miejscem pracy, gdzie konieczne jest wynajęcie sali lub zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Dlatego też kluczowym pytaniem, na które należałoby udzielić odpowiedzi podchodząc profesjonalnie do outsourcingu jest : „w jakim stopniu należy korzystać z outsourcingu?”.

Możemy w tym przypadku odwołać się do pojęcia strategii outsourcingowej, czyli takiego dopasowania formuły usługi zewnętrznej, doboru takiego dostawcy, aby być w stanie zrealizować główne cele organizacji w obszarze rozwoju pracowników, a nie jedynie zapewnić redukcję kosztów podejmowanych działań.

Pokrótce przeanalizujemy kryteria, które należałoby wziąć pod uwagę przy budowaniu takiej strategii oraz modele, które mogą mieć zastosowanie w przypadku różnego typu organizacji. Mogą być one dosyć kompleksowe, w zależności od potrzeb.

Cztery modele outsourcingowe

Dzieląc różne możliwe rozwiązania outsourcingowe, posłużymy się podziałem na 4 typy, z których dwa są wariantami BPO – Business Processes Outsourcing, a dwa pozostałe delegowaniem wykonania zadań na zewnątrz. Typami tymi są :

  • outsourcing kompleksowy;
  • outsourcing wybiórczy;
  • licencja;
  • zadaniowość.

Jaka jest różnica pomiędzy BPO, a delegowaniem wykonania zadań na zewnątrz? Główne założenie tego podziału opiera się o rozróżnieniu pomiędzy procesami, a zadaniami. Jako proces rozumiemy występujący po sobie ciąg zdarzeń, których uruchomienie wymaga pojawienia się pewnego bodźca (uruchomieniem procesu w przypadku funkcji szkoleniowych może być idea lub zlecenie dotyczące przeprowadzenia szkolenia dla pracowników), a po jego zakończeniu jesteśmy w stanie zaobserwować zmianę (w tym przypadku – szkolenie, które odbyło się i przełożyło na podniesienie poziomu wiedzy lub kompetencji pracowników). W przypadku procesu, mamy często do czynienia z działaniem cyklicznym powtarzającym się z mniejszą lub większą regularnością, które ma swojego „wykonawcę” i nie następuje samoczynnie („samo się nie zrobi”).

Przeczytaj również: Jak wygląda współpraca przy outsourcingu usług księgowych?

Jeżeli chodzi z kolei o wykonanie zadań na zewnątrz, jest to zwykle jedynie element pewnego procesu, o zdecydowanie mniejszej kompleksowości i mający miejsce najczęściej jednorazowo. Zadania mogą być zintegrowane z innymi działaniami, ale zwykle wykonuje je jedna i ta sama osoba, w ograniczonym obszarze. Różnice w poszczególnych strategiach outsourcingowych opierają się głównie na liczbie, zakresie i kompleksowości procesów, którymi zarządza zewnętrzny dostawca. Czas i jakość ich realizacji są głównymi wyznacznikami efektywności samego dostawcy. Dobór odpowiedniej strategii oparty jest w dużej mierze również na możliwościach, które oferuje dany dostawca.

Co to jest outsourcing kompleksowy

Jest to najbardziej złożone i długoterminowe rozwiązanie z prezentowanych przez nas modeli, gdzie założeniem obydwu stron (klienta i dostawcy usług) jest stworzenie długoletniego modelu współdziałania w oparciu o partnerską relację. Dostawcy powierzone jest pełne zarządzanie kluczowymi procesami rozwojowymi pracowników, zarówno w aspekcie strategicznym, jak i wykonawczym. Obydwie strony angażują zarówno zasoby ludzkie jak i finansowe, co nie oznacza automatycznie, że dostawca jest odpowiedzialny za zarządzanie w 100% procesami rozwojowymi pracowników, ponieważ kwestie związane ze strategicznym planowaniem lub zarządzaniem relacjami z dostawcą pozostają wciąż po stronie zamawiającego.

Rzeczywiste przekazanie procesów rozwojowych firmie zewnętrznej wymaga jednak stałej i ciągłej kontroli ze strony klienta, dlatego też tego typu model jest oparty najczęściej zarówno o Master Services Agreement (MSA) – ogólne warunki świadczenia usług lub umowę ramową, jak Multiple Service Level Agreements (SLA) – szczegółowe warunki świadczenia usług, jak również Statements of Work (SoW), czyli poszczególne zlecenia lub usługi dodatkowe.

Dostawca usług staje się w ten sposób prawdziwym partnerem biznesowym, znającym dokładnie specyfikę działania klienta, a przez to bardzo cennym doradcą. Przy jednoczesnym wsparciu funkcji, za które ponosi odpowiedzialność, zachowuje pewien dystans (jako firma zewnętrzna) wobec posunięć swojego klienta, przez co może w znacznym stopniu wspomóc go w podejmowaniu optymalnych dla jego sposobu działania decyzji. Długoterminowa relacja, poza zmniejszeniem kosztów operacyjnych działania u klienta, wpływa z czasem na redukcję kosztów samej obsługi przez firmę zewnętrzną, co oznacza podwójną korzyść. W przypadku tego typu relacji, od dostawcy wymagane jest nie tylko świadczenie usługi na najwyższym poziomie, ale również elastyczne reagowanie na potrzeby Klienta, podążanie za trendami rynkowymi oraz konkurencyjność.

Co to jest outsourcing wybiórczy?

Jest to rozwiązanie mniej kompleksowe niż w/w, ponieważ zakłada pozyskanie partnera jedynie do realizacji wybranych lub ograniczonych procesów biznesowych (administracja, prowadzenie szkoleń, logistyka lub technologia). Dzięki temu klient zachowuje większą kontrolę nad przebiegiem procesów i jest w stanie w większym stopniu zintegrować je z działaniami strategicznymi na poziomie całej organizacji, które zakładają udział różnych działów lub połączenia interdyscyplinarne. W tym przypadku dostawca nie jest odpowiedzialny za efektywność procesów wymagających współpracy kilku działów lub funkcji przedsiębiorstwa (np. dostarczenie danych przez kilka komórek / działów organizacyjnych w celu ustalenia budżetu szkoleniowego dla całej firmy).

Polecamy serwis Szkolenia

Ramy działania (umowy) są podobne jak w przypadku outsourcingu kompleksowego, jednakże w nieco bardziej ograniczonej i prostszej formie, ponieważ obejmują zwykle odpowiedzialność za mniejszą liczbę procesów. Outsourcing wybiórczy wymaga od dostawcy dużej reaktywności w przypadku pojawienia się nowych lub specyficznych wymagań ze strony klienta, jak również zmian środowiska rynkowego. W przypadku tego typu relacji, od dostawcy wymagana jest bardzo dobra znajomość aktualnej oferty rynkowej, w tym oferty konkurencji oraz efektywne zarządzanie krótkoterminowymi projektami u klienta. Dlatego istotnym aspektem przy wyborze tego typu strategii outsourcingowej jest wszechstronność działania dostawcy oraz doświadczenia zdobyte w organizacjach, których specyfika funkcjonowania jest podobna do organizacji klienta.

Umowa licencyjna

Jest zwykle rozwiązaniem dotyczącym zapewnienia infrastruktury niezbędnej do prowadzenia działań szkoleniowych, takich jak odpowiednie oprogramowanie czy wynajem sal lub sprzętu na przeprowadzenie szkoleń.

W większości przypadków (w szczególności jeśli chodzi o oprogramowanie), podstawą do tego typu outsourcingu jest umowa zawierana w pespektywie średnio- lub długoterminowej (kilkuletniej), która oparta jest o świadczenie przez dostawcę „usługi podstawowej” (np. wdrożenia oprogramowania i przeszkolenia z jego działania użytkowników), jak również „usług dodatkowych” (np. wprowadzania ulepszonych / kolejnych wersji wspomnianego oprogramowania).

Tego typu długoletnia relacja zapewnia, przede wszystkim klientowi, rozłożenie w czasie kosztów związanych z rozpoczęciem współpracy. Jest ona oparta najczęściej o umowę ramową oraz umowy na realizację poszczególnych zleceń. Dostawca usługi licencjonowanej zapewnia zarówno wdrożenie, jak i bieżącą obsługę w przypadku pojawienia się sytuacji niestandardowych, co sprawia, że tego typu outsourcing charakteryzuje się zwiększeniem kosztów zmiennych, w szczególności w przypadku konieczności reagowania przez dostawcę na „sytuacje awaryjne”. Relacja oparta jest w tym przypadku głównie o konieczność zapewnienia ciągłości działania klienta, dlatego też dostawcę powinna charakteryzować przede wszystkim solidność działania oraz szybkie reagowanie na potrzeby i zapytania ze strony klienta.

Zadaniowość 

Jest najczęściej wykorzystywanym rozwiązaniem w przypadku funkcji rozwojowych, ponieważ klient posiada pełną kontrolę nad rozpoczęciem, zakończeniem oraz realizacją określonej usługi.

Wynagrodzenie dostawcy jest zależne od wcześniej ustalonej stawki godzinowej/dziennej/tygodniowej/miesięcznej i wymaga zwykle rezultatu a nie działania. Dostawca jest odpowiedzialny za „projekt” i otrzymuje wynagrodzenie w chwili jego zakończenia. Czas trwania relacji jest zwykle ograniczony momentem zakończenia projektu i rozliczenia z wykonanych prac, dlatego też ma formę raczej transakcyjną.

Z punktu widzenia klienta, jest to najłatwiejsza do zarządzania, najprostsza i najmniej ryzykowna relacja z dostawcą. Nie jest wymagane budowanie relacji z jednej czy z drugiej strony, a dodatkowo klient może w każdej chwili, gdy uważa, że praca nie posuwa się do przodu tak jakby sobie tego życzył, rozwiązać umowę. Umowa ma zwykle formę zamówienia na wykonanie konkretnych prac, które rozliczane jest w oparciu o wcześniej ustalone wynagrodzenie godzinowe lub ryczałtowe. Elastyczność relacji z obydwu stron (dostawcy i klienta) zapewnia jej sukces, jednakże zakłada konieczność wzajemnego poznania swoich możliwości przez obydwie strony, a co za tym idzie, możliwość oceny stopnia wzajemnego dopasowania dopiero po pewnym czasie.

Dlaczego nie wszyscy korzystają z zadaniowości skoro jest najmniej ryzykown?

Według szacunkowych danych z rynku amerykańskiego, aż 96% firm wykorzystuje właśnie tę formę outsourcingu, nawet w przypadku jednoczesnego korzystania z outsourcingu kompleksowego lub wybiórczego.

Z drugiej strony jednak, zbudowanie długoletniej relacji z dostawcą może być zdecydowanie bardziej „ekonomiczne” dla firmy niż poszukiwanie za każdym razem nowych dostawców na wykonanie jedynie wybranych zadań. Długoterminowa relacja jest nie tylko opłacalna z punktu widzenia finansowego dla obu stron, ale przede wszystkim pozwala na rzeczywiste budowanie i wprowadzenie w życie ustalonej strategii rozwoju pracowników. Decyzja odnośnie modelu outsourcingu opiera się zwykle o kryteria ryzyka i opłacalności, dlatego też wsparcie konsultantów doświadczonych w tym obszarze jest nie do przecenienia, szczególnie jeżeli w grę wchodzą kilkuset tysięczne lub nawet milionowe kontrakty.

Podsumowanie

Odpowiednie zdefiniowanie i dobranie strategii outsourcingu jest kluczowym elementem sukcesu całego przedsięwzięcia. W przypadku działań krótkoterminowych, podejmowanych głównie w celu redukcji kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa, budowanie strategii wydaje się być zbędne. W sytuacji, gdy firmie-Klientowi zależy jednak na długoterminowej relacji ze sprawdzonym dostawcą, a przez to na rzeczywistym i trwałym obniżeniu kosztów działania, wskazane jest zbudowanie relacji opartej z jednej strony o ustalenia formalne (np. umowę ramową świadczenia usług), z drugiej strony o wzajemne zaufanie i relację partnerską.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Komplet: Dokumentacja kadrowa 2022 + Kodeks pracy 2022
Komplet: Dokumentacja kadrowa 2022 + Kodeks pracy 2022
Tylko teraz
198,00 zł
268,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    PIE: Silny wzrost sprzedaży detalicznej to efekt migracji z Ukrainy
    Silny wzrost sprzedaży detalicznej związany z zakupami m.in. odzieży czy kosmetyków to efekt migracji z Ukrainy. Budownictwo czeka wyraźne spowolnienie - przekazał w poniedziałek Polski Instytut Ekonomiczny
    30 lat relacji gazowych między Polską a Rosją przestaje istnieć
    Po 30 latach relacje gazowe między Polską a Rosją przestaną istnieć; nasz rząd podjął uchwałę o rozwiązaniu porozumień między rządami, nazywanych jamalskimi, które podpisano w 1993 r. - poinformował w poniedziałek pełnomocnik rządu ds. strategicznej infrastruktury energetycznej Piotr Naimski.
    Komisja Europejska: Plan awaryjny dla unijnego transportu w przypadkach kryzysowych
    Komisja Europejska przyjęła w poniedziałek plan awaryjny w dziedzinie transportu, który ma zapewnić odporność tej branży na terenie Unii w sytuacjach kryzysowych. Uwzględniła przy tym doświadczenia zebrane w trakcie pandemii Covid-19, ale także wyzwania wynikające z rosyjskiej agresji na Ukrainę
    Własny biznes na wsi? Wniosek o premię do 31 maja 2022 r.
    Tylko do 31 maja 2022 r. ci, którzy chcą założyć własny biznes na wsi, mogą ubiegać się o wsparcie finansowanego z PROW na lata 2014-2020 - przypomina Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
    GUS: Budownictwo mieszkaniowe w kwietniu 2022 w trendzie spadkowym
    GUS: Budownictwo mieszkaniowe w kwietniu 2022 - publikująca wstępne dane budownictwa mieszkaniowego w kwietniu oraz czterech pierwszych miesiącach bieżącego roku okazała się w pełni zgodna z oczekiwaniami. A te jak wiadomo nie są już od dłuższego czasu optymistyczne, a raczej zdecydowanie nastawione na spadek dynamiki inwestycji mieszkaniowych.
    Wpływ sankcji na system finansowy
    Świat finansów targany jest toczonymi na ogromną skalę wojnami ekonomicznymi. Nie mniejszy wpływ mają na nie również wojny informacyjne, dyplomatyczne, a także otwarty konflikt zbrojny rozgrywany pomiędzy Rosją a Zachodem – w Ukrainie. Wszystko to powoduje niestabilność światowego systemu finansów.
    Jakie opony do motocykla? Podpowiadamy o czym pamiętać
    Jakie opony do motocykla? To pytanie, przed którym może stanąć wielu motocyklistów na początku sezonu. Jest kilka rzeczy, o których warto pamiętać.
    Problem z samochodem zastępczym. UOKiK reaguje
    Problem z samochodem zastępczym? Miało go wielu Polaków. Teraz kwestię postanowił uregulować UOKiK. Jakie są wnioski i działania?
    Zakaz sprzedaży aut spalinowych od 2035 r. Pomysł Forda i Volvo
    Zakaz sprzedaży aut spalinowych od 2035 r.? Ford i Volvo chcą wprowadzenia takiej regulacji na terenie UE. Ma dotyczyć aut osobowych i dostawczych.
    Prawo zatrzymania problemem dla frankowiczów?
    Prawo zatrzymania - krajowe banki w ramach „frankowych” sporów coraz częściej powołują się na tak zwane prawo zatrzymania. O co dokładnie chodzi?
    Frankowicze w sądach: W I kwartale br. do sądów wpłynęło ponad 20 proc. więcej spraw niż rok wcześniej
    Frankowicze w sądach: Jak wynika z danych ponad 40 sądów okręgowych, w I kwartale br. wpłynęło do nich łącznie prawie 16 tys. nowych spraw frankowych. To o przeszło 21% więcej niż dokładnie rok wcześniej.
    Kara za brak licencji wspólnotowej to nawet... 12 tys. zł!
    Kara za brak licencji wspólnotowej? Tak po 21 maja 2022 roku jest realna. Dokument jest wymagany podczas międzynarodowego transportu rzeczy.
    Credit Agricole: dane o produkcji przemysłowej są sygnałem silnego spowolnienia wzrostu PKB
    Dane o produkcji przemysłowej są pierwszym sygnałem oczekiwanego przez nas silnego spowolnienia wzrostu PKB w Polsce w II kw. - do 3,1 proc. r/r z 8,5 proc. w I kw. – stwierdzili ekonomiści banku Credit Agricole w piątkowym komentarzu do danych GUS.
    Światowy Dzień Pszczół
    Światowy Dzień Pszczół, ustanowiony przez ONZ z inicjatywy Słowenii, obchodzony jest 20 maja. Celem jest podkreślenie znaczenia pszczół dla pozyskiwania żywności i zwrócenie uwagi na zagrożenia dla tych owadów.
    Natura 2000 - ma już prawie 1 tys. obszarów
    Natura 2000 to już 20 proc. powierzchni Polski. Wkrótce pojawią się nowe, a niektóre z istniejących zostaną powiększone.
    Losowanie Eurojackpot: wyniki. Które numery wylosują?
    W grze Eurojackpot bierze udział osiemnaście państw z Europy, również Polska. Nagroda pierwszego stopnia jest przewidziana dla graczy, którzy trafnie wytypują 5 spośród 50 liczb i jednocześnie 2 z 12 liczb.
    Nieruchomości zabytkowe cieszą się zainteresowaniem inwestorów
    Zakup nieruchomości zabytkowej to nie lada wyzwanie dla inwestorów. Wszelkie działania przy obiekcie muszą odbywać się pod ścisłą kontrolą Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, a ich restauracja może się okazać finansową studnią bez dna. Inwestujący w tego typu obiekty mogą jednak skorzystać z pewnych przywilejów, a atrakcyjność zabytkowych budynków zawsze rodzi zainteresowanie i popyt. Co na temat inwestowania w zabytki twierdzą eksperci?
    Apple w biznesie: szeroki wachlarz korzyści dla firm
    Efektywność, produktywność, satysfakcja, wzrost zaangażowania pracowników i bezpieczeństwo danych. Lista korzyści z użytkowania smartfonów oraz komputerów Apple jest długa, bo poza wysoką wydajnością cechuje je intuicyjność oraz łatwość obsługi. Dodatkowo kupujący je użytkownicy biznesowi mogą skorzystać z atrakcyjnej oferty iSpot.
    Reklama na budynku wspólnoty mieszkaniowej - jakie są przepisy?
    Umieszczenie reklamy na części wspólnej nieruchomości, nawet przez właściciela lokalu znajdującego się w budynku, nie jest sprawą dowolną.
    Państwa unijne i PE porozumiały się ws. nowych przepisów o magazynowaniu gazu w UE
    Państwa unijne i Parlament Europejski porozumiały się w sprawie nowych przepisów dotyczących magazynowania gazu w Unii Europejskiej. Nowe regulacje to odpowiedź UE na agresję Rosji wobec Ukrainy i wynikające z tego zagrożenie, że w Europie może zabraknąć błękitnego paliwa
    Nowelizacja ustawy deweloperskiej od 1 lipca 2022
    Nowelizacja ustawy deweloperskiej wejdzie w życie w przewidywanym terminie, czyli 1 lipca 2022 roku. Rząd nie zajmie się projektem ustawy mającej przesunąć termin wejście życie nowej ustawy deweloperskiej, wprowadzającej m. in. Fundusz Gwarancyjny.
    Kredyt mieszkaniowy bez wkładu własnego – dla kogo, limity cen mieszkań
    Wyższe limity kwalifikujące do wsparcia i szerszy dostęp do pieniędzy wypłacanych przy narodzinach kolejnych dzieci – takie zmiany w programie kredytów bez wkładu własnego zapowiedział rząd i to jeszcze zanim program wszedł w życie.
    Mandat za jazdę po lesie, czyli jak dostać 500 zł grzywny
    Mandat za jazdę po lesie? Tak, jest możliwy. A do tego jego kwota okazuje się niemała! Kierowca dostanie co najmniej 500 zł.
    Wywóz auta na Ukrainę. Rośnie eksport pojazdów z Polski
    Wywóz auta na Ukrainę, czyli Ukraińcy będący w Polsce chętnie eksportują kupione u nas pojazdy. Ile pojazdów z Ukrainy przyjeżdża nad Wisłę?
    Forum Rynku Nieruchomości 2022
    Forum Rynku Nieruchomości 2022 w Sopocie odbędzie się pod pod tytułem "Jeszcze na fali czy już dryfujemy? Branża nieruchomości wobec nieustających wyzwań".