Jak wygląda współpraca przy outsourcingu usług księgowych?

Na początku współpracy firmy musza ustalić terminy, sposób przygotowania jak i sposób dostarczania dokumentacji księgowej.

Ilość dokumentacji determinuje nam częstotliwość przesyłania dokumentacji do biura outsourcingowego. W przypadku dużej ilości dokumentów, proces ten odbywa się co najmniej raz w tygodniu.

Jeżeli jednak firma generuje mało dokumentów to dostarczanie dokumentów może się odbywać raz w miesiącu np. do 10 dnia po zamknięciu miesiąca, tak aby dąć możliwość księgowemu na poprawne przedstawienie sytuacji firmy w raportach managerskich jak i w deklaracjach/kalkulacjach podatkowych.

Zobacz serwis: Outsourcing

Bardzo ważne jest aby firma korzystająca z usług firmy outsourcingowej w sposób czytelny i przejrzysty przygotowywały swoja dokumentacje księgową do przekazania. Czyli dokumenty przekazywane powinny być opisane ( w przypadku gdy opis wykonanej usługi zawarty na fakturze jest nie wystarczający), powinny być zaakceptowane przez osoby to tego powołane.

Jeżeli firma stosuje podział na miejsca powstawania kosztów czy działy to ważne jest aby taka informacja została umieszczona na fakturze. Wszelkie zestawienia tj rozliczenie wyjazdu służbowego, wydatki z karty firmowej powinny zawierać dokumentacje pierwotna np. faktury płatne kartą , rachunki za hotel czy paliwo. Czasami zdarza się że klient przynosi w „koszulce” zebrane dokumenty z całego miesiąca celem ich zaksięgowania. 

Polecamy: Gdzie szukać informacji o firmach outsourcingu księgowego?

Taka sytuacja powoduje to że księgowy musi najpierw posegregować dokumenty ze względu na rodzaj wydatku, rodzaj płatności. Kosztuje to dużo czasu jak i nerwów z obu stron w celu prawidłowego zakwalifikowania kosztów.

Ważnym elementem który powinien być także ustalony we współpracy z firmą świadczącą outsourcing księgowy jest ustalenie terminów przygotowania raportów dla zarządu lub dyrektora finansowego. W większości przypadków powyższe terminy są inne niż wymagane przez polskie prawo dlatego tez wymagają od księgowego dobrego rozplanowania swojej pracy tak aby na czas mieć przygotowane wszystkie dane dla klienta.

Jak widać, bez jasnych procedur normujących sposób współpracy, może dojść w późniejszym okresie do nie porozumień które mogą się zakończyć zerwaniem współpracy przez jedna ze stron.

FPA Group