Outsourcing jako rozwiązanie na czas kryzysu - cz. I

Korzyści finansowe

Zawsze, kiedy mówi się o outsourcingu, pojawia się pytanie – ile firma dzięki niemu zaoszczędzi? Zlecając na zewnątrz pewne funkcje przedsiębiorstwa, na przykład księgowe czy kadrowo-płacowe, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania zlecanych funkcji we własnym zakresie. 

W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Zbyt często nie uwzględniają przy tym kalkulacji oszczędności związanych z „uwolnieniem” środków obrotowych, wynikającej z „uwolnienia” poprawy przepływów finansowych, czy możliwości uzyskania dodatkowych przychodów z wykorzystywania zwolnionych pomieszczeń, ze zwiększania „wolnego” czasu osób dotychczas zaangażowanych w realizację danych zadań oraz redukcji etatów.

Zobacz: Outsourcing - czy się opłaca

Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział księgowości czy dział kadr i płac, koszty zarządzania działem księgowości czy działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Ponadto firma outsourcingowa, dysponująca zaawansowaną wiedzą, standaryzacją oraz odpowiednim doświadczeniem wynikającym z wieloletniego realizowania oferowanych klientowi procesów, lepiej poradzi sobie z utrzymaniem wysokiej ich efektywności niż analogiczny dział realizujący te same funkcje wewnątrz organizacji klienta. Zatem oszczędności, a więc korzyści finansowe wynikające z powierzenia określonych funkcji zewnętrznemu podmiotowi, są oczywiste.

Poprawa jakości organizacji

Outsourcing to nie tylko redukcja kosztów prowadzonej działalności, to także poprawa jakości organizacji. Ze względu na efekt ekonomii skali, dostawcom usług outsourcingowych opłaca się inwestować w nowoczesne technologie oraz zatrudniać i stale szkolić personel o najwyższych kwalifikacjach. Często są to obszary największych oszczędności w organizacji klienta. 

Zobacz: Gdzie szukać informacji o firmach outsourcingu księgowego?

Firmy świadczące usługi outsourcingowe dzięki swojemu doświadczeniu i specjalizacji oraz aby sprostać wymogom konkurencji, dysponują wysokim, stale podnoszonym i udoskonalanym poziomem wiedzy (know-how), której pozyskanie jest dla klienta zbyt kosztowne, gdy dotyczy dziedzin spoza jego „core” biznesu.
Jednocześnie outsourcer, posiadając nowoczesne narzędzia, na przykład informatyczne, jest w stanie wykazać się dużą elastycznością, dopasowując na bieżąco oferowane przez siebie usługi do zmieniających się potrzeb i oczekiwań klientów.

W efekcie przedsiębiorstwo, korzystając z outsourcingu, zyskuje łatwiejszy dostęp do informacji o lepszej jakości. Outsourcing skutkuje również uproszczeniem struktur organizacyjnych firmy oraz uwolnieniem czasu managementu, co z pewnością prowadzi do poprawy jakości zarządzania i pozwala skupić się na kluczowych, przynoszących zyski, obszarach działalności.