Czy outsourcing kadrowo-płacowy to zawsze oszczędność kosztów?

Oceniając potencjalną opłacalność wykorzystania outsourcingu kadrowo-płacowego, powinniśmy brać pod uwagę różne parametry i aspekty tego przedsięwzięcia. W związku z tym zaleca się dokonywanie szczegółowej analizy potencjalnych korzyści, które zamierzamy osiągnąć.
Wśród nich wyróżnić można między innymi:
• oszczędności finansowe,
• poprawę jakości funkcjonowania działu personalnego
• redukcję ryzyk na określonych płaszczyznach. 

Oczywiście możliwe jest założenie osiągnięcia tylko jednego z tych celów lub wszystkich jednocześnie. Uzależnione jest to zarówno od branży, w której działalność prowadzi określony podmiot, jak i od jego struktury wewnętrznej, sytuacji finansowej i planowanej na przyszłość strategii rozwoju, w tym „cięcia” kosztów stałych, zmniejszających środki na ewentualne inwestycje.
Potrzeba ograniczenia kosztów funkcjonowania jest wciąż jeszcze najczęściej spotykanym powodem zainteresowania firm usługami outsourcingowymi, a finansowe korzyści z ich wdrożenia najłatwiej jest wyliczyć.
Zlecając na zewnątrz kadrowo-płacowe funkcje przedsiębiorstwa, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania ich we własnym zakresie. W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. 

Zobacz: Trendy w outsourcingu finansów

Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również: koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje, specjalistyczna prasa), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział kadr i płac, koszty zarządzania działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Jednocześnie, badając opłacalność wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego, należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby uniknąć często popełnianego błędu, polegającego na wyborze dostawcy oferującego bardzo niską cenę za swoje usługi. Takie nie do końca przemyślane postępowanie może okazać się pułapką. Klient, który przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych, kieruje się jedynie, bądź przede wszystkim, kryterium najniższej ceny, często jest później skazany na ponoszenie dodatkowych opłat, o których w ofercie nie było mowy, i których nie przewidywał. Musi także liczyć się z tym, że najtańsza usługa będzie najprawdopodobniej niskiej jakości i nie spełni celów stanowiących pierwotnie podstawę jej zakupu. W konsekwencji, w skrajnych przypadkach, taki wybór może spowodować znaczne zwiększenie kosztów zamiast ich redukcji, a zatem opłacalność całego przedsięwzięcia staje pod dużym znakiem zapytania.

Zobacz: Opinie na forach jako źródło informacji o potencjalnym partnerze