Czym jest delegowanie uprawnień?

To, na jakiej pozycji w strukturze organizacyjnej znajduje się dany pracownik, warunkuje kompetencje, którymi powinien on dysponować. W ich skład zwyczajowo winien wchodzić zakres zadań i powiązane z nim uprawnienia i odpowiedzialność. Jest to podstawa legitymizacji wiarygodności danego pracownika i jakości pełnionej przez niego roli zawodowej. Ustanawia go ponadto na określonym stanowisku w łańcuchu przekazywania kompetencji.

Paradoks delegatów

Delegowanie uprawnień nie bez kozery uznawane jest za wymagający i skomplikowany proces, który może odbyć się bez całej proceduralnej oprawy, a wymaga jedynie odrobiny dobrej chęci i właściwej komunikacji wewnętrznej.

I rzeczywiście, powyższe sposobności są niezwykle pomocne, jednak stanowią jedynie chwiejną podstawę, na której powstać może podobnie niestabilny plan wykonania zadania. Najczęstszym błędem popełnianym przez menedżerów dokonujących przekazania uprawnień są zbyt dobre chęci. Choć brzmi to kuriozalnie, równie niedorzeczny jest optymizm naiwnie pokładany w pełną samodzielność i autokontrolę pracowników.

Większość kłopotów z delegowaniem uprawnień zaczyna i kończy się na etapie rzeczywistego przekazania zadania. Menedżerowie uznają, że dokonali już tego, czego się od nich oczekiwało i ich rola została wykonana. Takie zachowanie nie powinno dziwić. Wygórowane oczekiwania i pokładanie, niekiedy nierealnych, nadziei w swoich podwładnych jest zjawiskiem niezwykle typowym. Tymczasem, sam akt zrzucenia ze swoich barków części kompetencji nie kończy się w tym miejscu. Wymaga zarówno koniecznego przygotowania potencjalnych delegatów do podjęcia dodatkowego wyzwania, jak i ciągłej analizy jego realizacji. Menedżer powinien wówczas dokonywać nieustannej weryfikacji sytuacji, dostrzegać potencjalne problemy. Po przekazaniu danemu pracownikowi uprawnień menedżer nadal pozostaje bezpośrednio zaangażowany w wykonanie zadania, utrzymując pełną odpowiedzialność menedżerską za wykonanie całego projektu.

Zobacz serwis: Szkolenia

Co dwie głowy…

Delegowanie uprawnień z założenia powinno być efektywnym, złożonym procesem, dzięki któremu wykorzystane zostaną zasoby ludzkie. Jest także okazją do sprawdzenia pracownika oraz polepszenia jego kompetencji. To sposób na to, by przy udziale odpowiednio wykwalifikowanych, zmotywowanych ludzi wykonać zadanie w wyznaczonym czasie, zmaksymalizować jakość przy zminimalizowanym nakładzie jednostkowym. W konsekwencji, zadanie, które zaprzątnęłoby całkowicie jednego pracownika, rozłożone na kilkoro z nich, zyskuje na jakości.

Wymagane przygotowanie

Delegowanie uprawnień wymaga od menedżera znakomitej znajomości kompetencji członków swojego zespołu. Menedżer musi być wytrwałym obserwatorem, znawcą osobniczych dyspozycji, ponadto powinien umiejętnie wychwytywać stany emocjonalne, chwile niepewności i nieodpowiedzialności. Ludzkie predyspozycje nie są cechami stałymi. Niejednokrotnie zmieniają się w zależności od sytuacji angażujących członków zespołu. Dlatego tak kluczowa dla efektywnego wykonania zadania jest elastyczność pracowników i niesłabnąca kontrola ze strony menedżera.

Delegowane zadania, o ile nie powinny przekraczać możliwości wykonawczych pracownika, nie mogą także ich zaniżać. Optymalny stopień trudności plasuje się nieco powyżej subiektywnego wyobrażenia własnych predyspozycji zadaniowych.

Ze względu na stopień kompletności instrukcji dotyczących wykonania danego projektu rozróżnia się zadania z opracowanym przebiegiem i spodziewanym rezultatem oraz zadania, które poprzez swój brak jasnego sprecyzowania wymagają szczególnej inwencji i kreatywności ze strony realizatora projektu. Złota zasada zdaje się być  prosta: przekazanie uprawnień właściwym ludziom na właściwych poziomach organizacyjnych na podjęcie właściwych decyzji z właściwych pobudek.

Zobacz serwis: Zarządzanie

Wskazówki

Większość umiejętności zawodowych nie jest, niestety, uniwersalna. Ponadto nie przyjdą one same z siebie. Delegowanie uprawnień wymaga od menedżera wyposażenia pracownika w wachlarz odpowiednich predyspozycji doraźnych, istotnych dla wykonania danego przedsięwzięcia. Nowe zadanie może zostać dodane tylko pod warunkiem, że wszystkie inne i podstawowe zostały wykonane bezbłędnie. Postępowanie odwrotne wprowadzi jedynie chaos organizacyjny i na pewno nie przyczyni się do zwiększenia wydajności pracy. Zatem wprowadzanie kolejnych obowiązków powinno odbywać się według jasnych i znanych zasad: zadania trudne poprzedzone są prostymi, zadania nastawione na ludzi poprzedzaj tymi związanymi z przedmiotami, zadania jednowymiarowe przed złożonymi. Ponadto, każde zadanie musi mieć określone ramy czasowe jego wykonania.

Jak się do tego zabrać?

Plan delegowania uprawnień powinien składać się z żelaznych sześciu kroków. Krokiem pierwszym jest operacjonalizowanie przedsięwzięcia. Znaczy to, że abstrakcyjna idea, zamysł czy wiodąca myśl przełożona musi zostać na język działań i operacji, których wykonanie umożliwi zajście danemu zjawisku. W praktyce polega to na wypisaniu celów, wskazań, często wymaga utworzenia krótkiego opisu zadania popartego przykładem. W kroku drugim oczekiwania skonfrontowane muszą zostać ze stanem obecnym poprzez pokazanie jak analogiczne zadanie realizowane jest obecnie. Ma to na celu ukazanie funkcjonującego w danej organizacji uznawanego sposobu realizacji zadań. Krok trzeci wymaga wyznaczenia celów krótko- i długoterminowych, by w kroku czwartym powierzyć członkom role. Krok piąty jest etapem kluczowym, ponieważ  wówczas wyznaczone zostają granice projektu. Wprowadza się wtedy statuty regulujące pracę, formy kontroli i rozliczania się oraz odpowiedzialności indywidualnej. Krok szósty wprowadza nieco porządku w kulturę organizacyjną, polega bowiem na określeniu standardowego sposobu prowadzenia dokumentacji.

Po co?

Korzyści płynące z procesu delegowania uprawnień są oczywiste. Personel otrzymuje szansę na wykazanie się umiejętnościami i pojawia się możliwość ich wykorzystania, co zwiększa z jednej strony poziom kompetencji pracowników, z drugiej - podnosi morale i poziom zadowolenia z pracy. Dzięki temu personel może się rozwijać. Proces przekazywania uprawnień integruje ze sobą członków zespołów zadaniowych, ucząc ich przy tym wzajemnej zależności. Co ważne - buduje także przekonanie, że każdy z zespołu jest niezbędnym elementem całości.

Zobacz serwis: Personel