Jak zorganizować w firmie system sponsoringu projektów strategicznych?

Właściwy sponsoring wprowadza do środowiska portfela projektów wizję, zobowiązanie, odpowiedzialność i wsparcie. Cechy dobrego sponsoringu to:

Wizja:

• Sponsorzy mają silną wizję ogólnej wagi strategicznej projektu, portfela bądź programu.
• Sponsorzy monitorują środowisko biznesowe i polityczne i w razie potrzeb pomagają w dostosowaniu projektów lub programów.
• Sponsorzy są na tyle dobrze wprowadzeni w hierarchię firmy, że znają hierarchię decyzyjną i potrafią doprowadzać do podejmowania decyzji i osiągania kompromisów między priorytetami strategicznymi.

Zobowiązanie:

• Sponsorzy całkowicie angażują się w proces zarządzania portfelem.
• Sponsorzy cechują się zarówno pasją, jak i obiektywizmem.

Odpowiedzialność

• Sponsorzy pociągają kierowników projektu, programu lub portfela do odpowiedzialności z tytułu realizacji celów, wypracowania rezultatów, przeprowadzenia analiz i przekazania zmian wszystkim dotkniętym nimi obszarom.
• Sponsorzy również dzielą odpowiedzialność kierowników projektów lub programów; jeżeli w danym projekcie lub programie występują trudności, to sponsor ponosi odpowiedzialność za ich naprawę na równi z kierownikiem projektu lub programu.

Przeczytaj także: Czym jest sponsoring?

Wsparcie

• Sponsorzy wspierają kierowników projektów lub programów w realizacji ich zadania.
• Sponsorzy zapewniają pomoc w zakresie definicji, powiązań i zasobów niezbędnych do skutecznego osiągnięcia celów projektu.
• Sponsorzy mają powiązania z wyższymi poziomami hierarchii przedsiębiorstwa, dzięki czemu mają wpływ na alokację środków, organizacyjne planowanie ryzyka i zarządzanie ryzykiem, a także mogą przekazać informację o wadze danego projektu lub programu w ramach przedsiębiorstwa.

Stworzenie sprawnie działającego środowiska sponsorów projektów wymaga aby obie strony – kierownicy projektów i sponsorzy – uwzględniali potrzeby drugiej strony w swoich działaniach.

Najczęstsze punkty na liście życzeń kierowników projektów wobec skutecznych sponsorów to:

• Przełożenie celów i wytycznych na zrozumiałe i wykonalne pojęcia.
• Wsparcie pozyskania i utrzymania niezbędnych środków.
• Pomoc w sterowaniu działaniami w ramach organizacji.
• Identyfikacja obszarów ryzyka i informowanie o nich.
• Podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym (lub po prostu podejmowanie decyzji).
• Dostępność.
• Pomoc w przeniesieniu potencjalnego problemu na wyższy poziom w hierarchii.
• Poparcie lub pomoc w przekonywaniu innych.

Polecamy serwis Firma

Najczęstsze punkty na liście życzeń sponsorów wobec kierowników projektów to:

• Przedstawianie jasnych danych, na podstawie których należy podjąć decyzję.
• Przekazywanie aktualnych informacji.
• Przedstawianie okresowych raportów o postępach.
• Przejęcie odpowiedzialności za codzienne zarządzanie.
• Wykazanie zrozumienia szerszego obrazu.
• Wykazanie elastyczności wobec zmian w środowisku.
• Wczesna identyfikacja potencjalnych problemów.
• Jasne przedstawienie prośby o odwołanie do wyższego poziomu hierarchii (informacja, co sponsor ma zrobić).

Fragment pochodzi z książki „Skuteczne wdrażanie strategii” M. Morgana, R.E. Levitta, W. Maleka (Wydawnictwa Profesjonalne PWN, 2010). Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.