Jak dobrze wykorzystać czas w pracy?

"W takiej sytuacji warto przyjrzeć się swojej pracy i być może zmodyfikować pewne przyzwyczajenia.

Praca siedząca?

W swoim wierszu „Die auf Sitzungen Versessenen” Majakowski przedstawia koszmarną wizję, w której spotyka w salach konferencyjnych tylko połówki ludzi; którzy, by móc wziąć udział w dwóch spotkaniach naraz, po prostu przepołowili się.

Niestety nasz wewnętrzny stan zbyt często odpowiada satyrycznej wizji Majakowskiego. Siedzimy na spotkaniu, a właściwie mamy coś ważniejszego do zrobienia.

Polecamy: Jak zorganizować pracę w biurze?

Nieważne, czy sam prowadzisz spotkanie, czy też zostałeś zaproszony na konferencję dotyczącą pomysłów albo wnosisz tylko skromny udział w spotkaniu: w każdym przypadku Twoje gruntowne przygotowanie przyczynia się do sukcesu spotkania. Wyznacz sobie surowy limit czasowy i przekraczaj go tylko w uzasadnionych, wyjątkowych przypadkach.

Pohamuj ambicję uczestniczenia w tak wielu gremiach, jak to tylko możliwe. Bierz w nich udział, jeżeli jest to konieczne. Wyjaśniaj wszystkie niejasne kwestie, inicjuj podejmowanie decyzji i zwracaj uwagę na to, aby omówione postanowienia były wiążące na mocy protokołu.

Co czytać i jak czytać?

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”.

Teresa Z. miała wrażenie, że w jej skrzynce odbiorczej znajdowały się nie tylko ważne dokumenty. Przekazywano jej dziwne protokoły, niezrozumiałe raporty z podróży służbowych i kopie różnych zleceń, ponieważ uważano, że jako asystentka dyrektora powinna o tym wiedzieć. Ta powódź papierów mogłaby się przeobrazić w pożeracza czasu pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadziałała sposób zdecydowany. Zleciła przygotowanie specjalnej pieczątki z wytłoczonym napisem: „Przeczytałam i uśmiałam się." Tak ostemplowane zbędne dokumenty odsyłała z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszczędzono jej czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie ważne.

Polecamy: Kiedy dzwoniący telefon zakłóca pracę?

Nie każdemu można polecić tę odważną metodę; należy wybadać, czy koledzy z pracy mają poczucie humoru, na ile są tolerancyjni i czy zaakceptują również niekonwencjonalne sposoby wyrażania opinii. Przede wszystkim jednak ważna jest znajomość rodzaju otrzymywanych dokumentów.

Zastanów się:

• co musi zostać przeczytane jako pierwsze, ponieważ dotyczy Twoich aktualnych projektów?
• co możesz odłożyć na „dzień czytania”, zarezerwowany wyłącznie na lekturę i intelektualną regenerację?
• co musisz przeczytać pobieżnie i natychmiast przekazać dalej?
• co opłaca się skopiować, ponieważ później będziesz mógł wykorzystać informacje zawarte w dokumencie?
• co możesz przekazać dalej bez przeczytania albo odłożyć?

Zasadniczo nie czytaj reklam w czasie pracy, chyba że szukasz jakiejś określonej informacji. Reklama to coś, co czyta się w metrze albo w przerwie obiadowej.
Nie czytaj artykułów fachowych w czasie największej wydajności i aktywności. Na wertowanie czasopism branżowych i wyszukiwanie ciekawych artykułów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, autor: Thomas Wieke, wydawnictwo Onepress.pl