Jak rozliczać VAT w przypadku samochodów firmowych?

Prawo do odliczenia VAT

Zasadą jest, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Ograniczenie odliczenia do 60% VAT naliczonego

Jednak w przypadku nabycia samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony - kwotę VAT naliczonego stanowi 60 % kwoty podatku określonej w fakturze lub kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca.

Odliczyć, więc można tylko 60 % VAT naliczonego w przypadku wydatków na zakup i eksploatację samochodu. Nie może to być jednak więcej niż 6 tys. zł. (art. 86 ust. 3 ustawy o VAT).

Samochody ciężarowe nie mają tych ograniczeń.

Zobacz: Jak od nowego roku rozliczymy samochody ciężarowe?

Wyjątki od zasady ograniczenia odliczenia

Powyższe ograniczenia wynikające z art. 86 ust. 3 ustawy o VAT nie dotyczy pojazdów samochodowych:

- mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van (art. 86 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT);

- mających więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u których długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50 proc. długości pojazdu.

Dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków. (art. 86 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT);

- mających otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków (art. 86 ust. 4 pkt 3 ustawy o VAT);

- posiadających kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu ( art. 86 ust. 4 pkt 4 ustawy o VAT);

- będących pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT (art. 86 ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT);

- pojazdów samochodowych konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej dziesięciu osób łącznie z kierowcą - jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie (art. 86 ust. 4 pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług);

Ograniczenia wynikające z art. 86 ust. 3 ustawy o VAT nie dotyczą też przypadków, gdy przedmiotem działalności podatnika jest odprzedaż tych samochodów (pojazdów) lub oddanie w odpłatne używanie tych samochodów (pojazdów) na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze, i te samochody (pojazdy) są przez podatnika przeznaczone wyłącznie do wykorzystania na te cele przez okres nie krótszy niż sześć miesięcy (art. 86 ust. 4 pkt 7 lit. a) i b) ustawy o VAT).

Konieczne zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów

Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych we wspomnianym art. 86 ust. 4 pkt 1-4 ustawy o VAT stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego o pełną kwotę podatku naliczonego wynikającą z faktury dokumentującej nabycie pojazdu, który spełnia wymagania określone w art. 86 ust. 4 pkt 1-4 ustawy o VAT. Prawo to podatnik może zrealizować także poprzez złożenie korekty deklaracji podatkowej VAT-7.

Kopia zaświadczenia do urzędu

Kopię zaświadczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 5 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany dostarczyć, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, do naczelnika urzędu skarbowego.

W przypadku, gdy w pojeździe, dla którego wydano zaświadczenie, o którym mowa w art. 86 ust. 5 ustawy o VAT, zostały wprowadzone zmiany, w wyniku których pojazd nie spełnia wymagań, o których mowa w art. 86 ust. 4 pkt 1-4 ustawy o VAT, podatnik zobowiązany jest do pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o tych okolicznościach, w terminie siedmiu dni od ich zaistnienia.

Jeżeli zmiany, o których mowa w art. 86 ust. 5b, zostaną dokonane w okresie 12 miesięcy licząc od miesiąca, w którym otrzymano fakturę lub dokument celny, podatnik jest zobowiązany do skorygowania kwoty podatku naliczonego w całości w rozliczeniu za okres, w którym dokonano tych zmian.

A jak rozliczamy VAT przy imporcie samochodów osobowych

Wyżej omówione już przepisy art. 86 ust. 3-5c ustawy o VAT stosuje się odpowiednio do importu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych.

Jednak do importu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 3, kwotę podatku naliczonego stanowi 60 proc. kwoty wynikającej z dokumentu celnego, z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34 ustawy o VAT - nie więcej jednak niż 6 tys. zł.

Jeżeli organ celny stwierdzi, że w zgłoszeniu celnym kwota podatku została wykazana nieprawidłowo, naczelnik urzędu celnego wydaje decyzję określającą podatek w prawidłowej wysokości. Naczelnik urzędu celnego może określić kwotę podatku w decyzji dotyczącej należności celnych. Z kolei według art. 33 ust. 3 ustawy po przyjęciu zgłoszenia celnego podatnik może wystąpić do naczelnika urzędu celnego o wydanie decyzji określającej podatek w prawidłowej wysokości.

W poprzednich regulacjach wspomniano również o art. 34 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi m.in., że w przypadkach innych niż określone w art. 33 ust. 1-3 kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów określa naczelnik urzędu celnego w drodze decyzji.

Najem, dzierżawa i leasing samochodów

W przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86 ust. 3 ustawy o VAT, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze - kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu (raty) lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą.

Suma kwot w całym okresie użytkowania samochodów i pojazdów, o których mowa w zdaniu pierwszym, dotycząca jednego samochodu lub pojazdu, nie może jednak przekroczyć kwoty 6 tys. zł. Taką zasadę przewidziano w art. 86 ust. 7 ustawy o VAT.

Nabyte lub importowane części składowe

Bardzo ważne rozwiązania przewidziano ponadto w art. 86 ust. 7a ustawy o podatku od towarów i usług. Stanowią one, że wspomniane już przepisy art. 86 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio do nabytych lub importowanych części składowych zużytych do wytworzenia przez podatnika samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 3, z uwzględnieniem przepisów ust. 4-5c, jeżeli te samochody i pojazdy zostały zaliczone przez tego podatnika do środków trwałych w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym.

Ograniczenia w rozliczaniu VAT od paliw samochodowych

Nie można niestety odliczyć VAT naliczonego w cenie nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86 ust. 3 ustawy o VAT. Chodzi o samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Zobacz: Jakie są zalety posiadania CB radia przez firmę transportową?

Zwolnienie z podatku sprzedaży samochodów używanych ponad 6 miesięcy

Omawiając rozliczenia dotyczące samochodów należy również wspomnieć o regulacjach rozporządzenia ministra finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 97, poz. 970 z późn. zm.). Zgodnie z par. 8 ust. 1 pkt 5 tego rozporządzenia, zwolniono z podatku dostawę samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych przez podatników, którym przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 3 i 5 ustawy, jeżeli te samochody i pojazdy są towarami używanymi w rozumieniu art. 43 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług.

Warto zatem przypomnieć, że według art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy - generalnie - zwalnia się od podatku dostawę towarów używanych, pod warunkiem że w stosunku do tych towarów nie przysługiwało dokonującemu ich dostawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego

Zwolnienie dotyczy również używanych budynków i budowli lub ich części, będących przedmiotem umowy najmu, dzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Zgodnie natomiast ze wspomnianym wcześniej art. 43 ust. 2 pkt 2 ustawy, przez towary używane, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rozumie się pozostałe towary, z wyjątkiem gruntów, których okres używania przez podatnika dokonującego ich dostawy wyniósł co najmniej pół roku.