Jak zgłaszać i wyrejestrowywać z ZUS prowadzących działalność gospodarczą i osoby współpracujące

Kiedy trzeba się zgłosić

Zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności lub współpracy.

Twórcy i artyści dokonują zgłoszeń do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności.

Zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego (dobrowolnego dla osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących) następuje w terminie wybranym przez ubezpieczonego, nie wcześniejszym jednak niż data złożenia wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem.

Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym może nastąpić od dnia wskazanego we wniosku, jeżeli zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych nastąpi w wyżej wymienionych terminach (7 dni). Złożenie wniosku następuje na formularzu ZUS ZUA.

Jakie formularze są potrzebne

Formularz ZUS ZUA jest jednocześnie drukiem, na którym dokonuje się zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku zbiegu tytułów do podlegania ubezpieczeniom społecznym, w wyniku którego osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba z nią współpracująca podlega dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym i obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszenie następuje na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność dokonuje wówczas zgłoszenia do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (i w tej sytuacji do ubezpieczenia wypadkowego) na druku ZUS ZUA w terminie przez siebie wybranym, przy czym termin ten nie może być (podobnie jak w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) wcześniejszy od daty złożenia wniosku o objęcie ubezpieczeniami. Na druku ZUS ZUA osoba dokonuje również zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego.

Osoba, która podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (na przykład osoba która nie przystąpiła do ubezpieczeń społecznych) zgłoszenia dokonuje na druku ZUS ZZA.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność jako płatnik składek na własne ubezpieczenia społeczne i m.in. osób z nią współpracujących, zobowiązana jest również do złożenia druku zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA "Zgłoszenie płatnika składek-osoby fizycznej".

Zgłoszenie ZUS ZFA należy złożyć we wskazanej jednostce terytorialnej ZUS w formie ZUS Ubezpieczeń Społecznych 2008 r. dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w tej ustawie.

Do przekazywanego zgłoszenia płatnik jest zobowiązany dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON. Zgłoszenia tego dokonuje w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych, przy czym dokonuje go także w przypadku opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Jeżeli płatnik składek posiada więcej niż jeden rachunek bankowy, a także gdy adres prowadzenia działalności jest inny niż adres siedziby, osoba prowadząca pozarolniczą działalność wypełnia dodatkowo formularze: ZUS ZBA "Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek" i ZUS ZAA "Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek".

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba z nią współpracująca, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA. Zgłoszenie wyrejestrowania osoba prowadząca pozarolniczą działalność zobowiązana jest złożyć w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu. Osoba ta dokonuje również wyrejestrowania płatnika składek na druku ZUS ZWPA. Wyrejestrowaniu i ponownemu zgłoszeniu do ubezpieczeń podlega także osoba, w stosunku do której uległ zmianie tytuł ubezpieczenia, rodzaje ubezpieczeń i terminy ich powstania.

W formularzu ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania należy wpisywać datę, od której ubezpieczony nie podlega już ubezpieczeniu. Jeśli na przykład osoba podlegała ubezpieczeniom z tytułu pozarolniczej działalności do dnia 15 stycznia 2009 r. włącznie, powinna się wyrejestrować z datą 16 stycznia 2009 r.

Przykładowo

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność nabyła prawo do emerytury i w ciągu 7 dni od zaistnienia tego faktu powinna wyrejestrować się ze wszystkich ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA.

Osoba ta, jako mająca ustalone prawo do emerytury podlega dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Nie składa ona wniosku o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi na druku ZUS ZUA. Z uwagi natomiast na obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności powinna dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność, jako płatnik składek, zawiadamia o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Natomiast o zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika - w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian we własnym zakresie, otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Czyni to w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w tej ustawie.

Z zastrzeżeniem, że o zmianach dotyczących numerów NIP i REGON, nazwy skróconej płatnika składek oraz w odniesieniu do płatników składek będących osobami fizycznymi także nazwiska, pierwszego imienia i daty urodzenia płatnik zawiadamia właściwą terytorialnie jednostkę organizacyjną ZUS w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w tej ustawie.

Do zawiadomienia dołącza kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.

Zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej powinna być zgłaszana na formularzu ZUS ZIUA ("Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej"), a zmiana pozostałych danych osoby ubezpieczonej - na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Zmianę danych identyfikacyjnych płatnika składek należy zgłaszać na formularzu ZUS ZIPA ("Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek"), a zmianę pozostałych danych płatnika - na formularzu ZUS ZFA (w przypadku gdy jest on osobą fizyczną) lub na formularzu ZUS ZPA (w przypadku gdy jest on osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej).

W przypadku gdy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z tych ubezpieczeń, zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia wyrejestrowania płatnika ZUS Ubezpieczeń Społecznych 2008 r. składek oraz dokumenty korygujące te dokumenty nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym, ZUS może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentu.

ZUS może sporządzać z urzędu wymienione dokumenty, jak również może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto ZUS może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.

Kopie

- zgłoszeń płatnika składek oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie papierowej lub elektronicznej,

- zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie papierowej,

płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS.

W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń w postaci dokumentu elektronicznego, płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez 5 lat zgłoszenie w postaci papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłoszonej do ubezpieczeń.

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej powoduje obowiązek przekazania do ZUSu Ubezpieczeń Społecznych wyrejestrowania płatnika składek (formularz ZUS ZWPA) oraz wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko z ubezpieczenia zdrowotnego (formularz ZUS ZWUA) z kodem przyczyny wyrejestrowania „600”. Przy czym wyrejestrowanie płatnika składek może nastąpić wyłącznie, jeśli płatnik nie ma obowiązku składania dokumentów ubezpieczeniowych za zatrudniane osoby.

Jeżeli przedsiębiorca ma osoby współpracujące, z którymi nie została zawarta umowa o pracę, to zawieszając wykonywanie działalności gospodarczej jest zobowiązany do wyrejestrowania ich z ubezpieczeń. Bowiem w związku z nieprowadzeniem działalności nie istnieje już tytuł do podlegania ubezpieczeniom przez te osoby – jako osób współpracujących.

Wznowienie wykonywania działalności powoduje obowiązek przekazania zgłoszenia płatnika składek (formularz ZUS ZPA lub ZUS ZFA) oraz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko ubezpieczenia zdrowotnego (formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA).

Źródło: ZUS