REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wykorzystywać faktury elektroniczne w 2014 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury elektroniczne w 2014 roku
Faktury elektroniczne w 2014 roku
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy w kontaktach z kontrahentami z roku na rok coraz chętniej wykorzystują faktury elektroniczne. Wielu z nich szybko docenia wygodę takiego rozwiązania oraz fakt, iż wpływa ono pozytywnie na wizerunek firmy, ponieważ dokumenty dostarczane są na czas w sposób, który pozwala chronić nasze środowisko. Na początku ubiegłego roku było głośno na temat zmian w zakresie przepisów regulujących wystawianie i przesyłanie e-faktur. Miały one na celu doprecyzowanie wcześniejszych regulacji oraz ułatwienie stosowania elektronicznej siostry tradycyjnej faktury w obrocie gospodarczym. A jak jest w bieżącym roku - czy podatnicy wystawiający e-dokumenty sprzedażowe muszą zaktualizować swoją wiedzę na ich temat? Sprawdźmy.

Definicja faktury elektronicznej w ustawie o VAT

Na początku należy wspomnieć, iż wraz z początkiem 2014 roku przestały obowiązywać akty prawne, które dotychczas regulowały kwestię wystawiania oraz przechowywania e-faktur, a więc:

REKLAMA

REKLAMA

  • Rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Obecnie wszelkie regulacje z tym związane zostały przeniesione na grunt znowelizowanej ustawy o VAT. I tak, zgodnie z nowo dodanym art. 2 pkt 32 ustawy, za fakturę elektroniczną należy uznać fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Definicja ta jest odzwierciedleniem definicji zawartej w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE.

Akceptacja faktur elektronicznych

Aby dany dokument mógł zostać uznany za fakturę elektroniczną, musi on zawierać określone w przepisach informacje. Zgodnie bowiem z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jakie elementy powinny znaleźć się na e-fakturze? Są to przede wszystkim:

REKLAMA

  • data wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

Faktura elektroniczna - czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktura wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym

Oprócz tego, że na fakturze powinny znaleźć się wymagane przepisami ustawy o VAT dane, aby można było uznać ją za e-fakturę, powinna zostać ona wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Decyzję o formacie, w którym zostanie zapisany dokument, podejmuje samodzielnie jego wystawca. Jak wynika z uzasadnienia do zmian wprowadzonych ustawą z dniem 1 stycznia 2014 r., można skorzystać z ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub wysłania np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, CSV, czy też DOC.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że w sytuacji, gdy dana faktura zostanie wystawiona z wykorzystaniem np. programu księgowego, a następnie wysłana lub otrzymana w formie tradycyjnej (papierowej), nie będzie mogła być uznana za fakturę elektroniczną w rozumieniu definicji z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Natomiast faktury wystawione w formie papierowej, następnie zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie załącznika do wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za e-faktury (pod warunkiem, że ich pierwotna, papierowa wersja nie zostanie przekazana odbiorcy).

Warto zastanowić się również, co dokładnie w kontekście e-faktur oznacza słowo wystawienie. Otóż przez wystawienie należy rozumieć udostępnieni dokumentu w taki sposób, by jego odbiorca mógł ją otrzymać. W związku z powyższym wystawienie faktury elektronicznej to nie tylko przesłanie jej w wiadomości e-mail, ale również np.  zagwarantowanie możliwości pobrania jej w formacie elektronicznym za pośrednictwem zabezpieczonego hasłem serwisu internetowego.

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej


Akceptacja, integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność e-faktur od stycznia 2014

Przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności e-faktury w dalszym ciągu muszą uzyskać akceptację takiego rozwiązania przez odbiorców dokumentów. Już w ubiegłym roku zrezygnowano z formalnej zgody i również w 2014  art. 106n ust. 1 ustawy o VAT nie określa sposobu, w jaki powinna być ona wyrażona. W związku z tym, za formę akceptacji przedsiębiorca może uznać zgodę odbiorcy wyrażoną ustnie, czy też uregulowanie przez niego płatności wynikającej z przesłanej e-faktury.

W dalszym ciągu niezbędne jest również zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności e-faktury (art. 106m ustawy o VAT). Decyzja, w jaki sposób zostaną spełnione ww. wymagania, zależy od podatnika.

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, czy też wystawcy faktury. Format zapewniający integralność treści pozwala stwierdzić, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

E-faktura możliwa także po akceptacji elektronicznej

Wszystkie wspomniane warunki (autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury elektronicznej) mogą zostać spełnione poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa określa również, iż dwa pierwsze warunki zostaną spełnione, jeżeli przedsiębiorca wykorzysta:

  • bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu art. 3 pkt 2 Ustawy o podpisie elektronicznym),
  • elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podsumowując, rok 2014 nie przyniósł odczuwalnych dla podatników zmian w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Przepisy dotyczące tych kwestii zostały przeniesione z dotychczasowych aktów prawnych na grunt ustawy o VAT w prawie niezmienionej formie.

Autor: Ewa Kozak - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA