REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wykorzystywać faktury elektroniczne w 2014 roku?

Faktury elektroniczne w 2014 roku
Faktury elektroniczne w 2014 roku
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy w kontaktach z kontrahentami z roku na rok coraz chętniej wykorzystują faktury elektroniczne. Wielu z nich szybko docenia wygodę takiego rozwiązania oraz fakt, iż wpływa ono pozytywnie na wizerunek firmy, ponieważ dokumenty dostarczane są na czas w sposób, który pozwala chronić nasze środowisko. Na początku ubiegłego roku było głośno na temat zmian w zakresie przepisów regulujących wystawianie i przesyłanie e-faktur. Miały one na celu doprecyzowanie wcześniejszych regulacji oraz ułatwienie stosowania elektronicznej siostry tradycyjnej faktury w obrocie gospodarczym. A jak jest w bieżącym roku - czy podatnicy wystawiający e-dokumenty sprzedażowe muszą zaktualizować swoją wiedzę na ich temat? Sprawdźmy.

Definicja faktury elektronicznej w ustawie o VAT

Na początku należy wspomnieć, iż wraz z początkiem 2014 roku przestały obowiązywać akty prawne, które dotychczas regulowały kwestię wystawiania oraz przechowywania e-faktur, a więc:

REKLAMA

  • Rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Obecnie wszelkie regulacje z tym związane zostały przeniesione na grunt znowelizowanej ustawy o VAT. I tak, zgodnie z nowo dodanym art. 2 pkt 32 ustawy, za fakturę elektroniczną należy uznać fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Definicja ta jest odzwierciedleniem definicji zawartej w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE.

Akceptacja faktur elektronicznych

Aby dany dokument mógł zostać uznany za fakturę elektroniczną, musi on zawierać określone w przepisach informacje. Zgodnie bowiem z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jakie elementy powinny znaleźć się na e-fakturze? Są to przede wszystkim:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

Faktura elektroniczna - czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktura wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym

REKLAMA

Oprócz tego, że na fakturze powinny znaleźć się wymagane przepisami ustawy o VAT dane, aby można było uznać ją za e-fakturę, powinna zostać ona wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Decyzję o formacie, w którym zostanie zapisany dokument, podejmuje samodzielnie jego wystawca. Jak wynika z uzasadnienia do zmian wprowadzonych ustawą z dniem 1 stycznia 2014 r., można skorzystać z ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub wysłania np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, CSV, czy też DOC.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że w sytuacji, gdy dana faktura zostanie wystawiona z wykorzystaniem np. programu księgowego, a następnie wysłana lub otrzymana w formie tradycyjnej (papierowej), nie będzie mogła być uznana za fakturę elektroniczną w rozumieniu definicji z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Natomiast faktury wystawione w formie papierowej, następnie zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie załącznika do wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za e-faktury (pod warunkiem, że ich pierwotna, papierowa wersja nie zostanie przekazana odbiorcy).

Warto zastanowić się również, co dokładnie w kontekście e-faktur oznacza słowo wystawienie. Otóż przez wystawienie należy rozumieć udostępnieni dokumentu w taki sposób, by jego odbiorca mógł ją otrzymać. W związku z powyższym wystawienie faktury elektronicznej to nie tylko przesłanie jej w wiadomości e-mail, ale również np.  zagwarantowanie możliwości pobrania jej w formacie elektronicznym za pośrednictwem zabezpieczonego hasłem serwisu internetowego.

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej


Akceptacja, integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność e-faktur od stycznia 2014

REKLAMA

Przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności e-faktury w dalszym ciągu muszą uzyskać akceptację takiego rozwiązania przez odbiorców dokumentów. Już w ubiegłym roku zrezygnowano z formalnej zgody i również w 2014  art. 106n ust. 1 ustawy o VAT nie określa sposobu, w jaki powinna być ona wyrażona. W związku z tym, za formę akceptacji przedsiębiorca może uznać zgodę odbiorcy wyrażoną ustnie, czy też uregulowanie przez niego płatności wynikającej z przesłanej e-faktury.

W dalszym ciągu niezbędne jest również zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności e-faktury (art. 106m ustawy o VAT). Decyzja, w jaki sposób zostaną spełnione ww. wymagania, zależy od podatnika.

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, czy też wystawcy faktury. Format zapewniający integralność treści pozwala stwierdzić, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

E-faktura możliwa także po akceptacji elektronicznej

Wszystkie wspomniane warunki (autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury elektronicznej) mogą zostać spełnione poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa określa również, iż dwa pierwsze warunki zostaną spełnione, jeżeli przedsiębiorca wykorzysta:

  • bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu art. 3 pkt 2 Ustawy o podpisie elektronicznym),
  • elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podsumowując, rok 2014 nie przyniósł odczuwalnych dla podatników zmian w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Przepisy dotyczące tych kwestii zostały przeniesione z dotychczasowych aktów prawnych na grunt ustawy o VAT w prawie niezmienionej formie.

Autor: Ewa Kozak - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl

Autopromocja
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Współpraca na styku biznesu i nauki to nieocenione korzyści także dla firm

    Współpraca praktyków biznesu z instytucjami naukowymi wielu z nas kojarzy się głównie z działalnością społeczną. Korzyści dla uczelni i ich studentów są bowiem dość oczywiste. Mowa m.in. o dostępie do najnowszej wiedzy praktycznej i możliwości warsztatowego pogłębiania umiejętności uczniów, co pośrednio buduje także prestiż szkoły wyższej. A co z takiej współpracy może wynieść biznes? Wbrew pozorom to nie tylko poczucie dobrze wypełnionej misji, ale też korzyści ekonomiczne i wizerunkowe.

    Kto zakłada firmę by spełnić swoje marzenia a kto przechodzi na swoje, by skorzystać z okazji

    Daleko za sobą mamy już etap szybkiego przyrostu firm wskutek wymuszania przez dotychczasowych pracodawców przejścia na samozatrudnienie. Teraz rynek młodych firm znormalniał i niewiele różni się od innych, w krajach o ustabilizowanej od dekad gospodarce.

    Przedsiębiorcy z listą oczekiwań do nowego rządu. Na co liczą najbardziej?

    Lista oczekiwań przedsiębiorców wobec nowego rządu jest całkiem długa, a otwierają ją: odblokowanie środków z KPO, przywrócenie dialogu społecznego i stabilności wprowadzania zmian w przepisach czy powrót do poprzedniego sposobu rozliczania składki zdrowotnej.

    1000 zł na całe świąteczne zakupy? Taka kwota wystarczy połowie Polaków

    Ponad połowa badanych Polaków planuje przeznaczyć na wszystkie świąteczne (chodzi oczywiście o Święta Bożego Narodzenia) zakupy do 1000 zł - wynika z badania opublikowanego 6 grudnia 2023 r. przez Mastercard. Dodano, że ok. 46 proc. odkłada na ten cel z dużym wyprzedzeniem.

    REKLAMA

    Prawdziwa szynka, wędlina, kiełbasa, wędzonka – z czego powinny być zrobione? Określi rozporządzenie

    Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi przygotował 5 grudnia 2023 r. projekt rozporządzenia, które ma na celu wprowadzenie zasad stosowania określeń "szynka" „wędlina”, „wędzonka”, „kiełbasa” przy znakowaniu produktów żywnościowych. Po wejściu w życie tych przepisów będzie jasne jakie produkty będą mogły być oznaczane na opakowaniach tymi określeniami. Projekt ten spotkał się ze sprzeciwem polskich producentów żywności roślinnej.

    Do 200 tys. euro i szansa rozwoju w USA. 10-12 polskich startupów zostanie wybranych w I kwartale 2024 roku

    Maverick Nation wyselekcjonuje technologiczne startupy z Polski i umożliwi im rozwój w Stanach Zjednoczonych. Na początku II kwartału 2024 roku swoich sił w USA spróbuje od 10 do 12 polskich startupów, które na ten cel otrzymają do 200 tys. euro i niespotykane dotąd wsparcie biznesowe. To pierwszy polski, całkowicie prywatny projekt tego typu, utworzony bez wsparcia publicznego ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju czy Europejskiego Funduszu Innowacji, co jest ewenementem w inicjatywach tego typu.

    Co dostaniemy zamiast podwyżki w 2024 roku? Firmy szukają oszczędności. Ale pracownicy mogą na tym zyskać!

    Widmo wysokich kosztów firmowych skłania pracodawców do szukania rozwiązań, które pozwolą optymalizować wydatki. Jednym z nich jest wdrożenie strategii pozapłacowej bazującej na benefitach żywieniowych, która zapewnia oszczędności zarówno firmie, jak i zatrudnionym. Aby przyciągnąć i zatrzymać talenty, firmy coraz częściej już na etapie rekrutacji informują o wartości finansowej benefitów, ponieważ kandydaci nie mają świadomości, z czego składa się całkowity pakiet wynagrodzeń. 

    Branża transportowa najdłużej czeka na pieniądze od kontrahentów

    Branża TSL jest najszybciej rozwijającym się sektorem gospodarki. Najważniejszą składową tego sukcesu jest transport, który w ciągu ostatnich 10 lat zwiększył zatrudnienie o blisko ćwierć miliona osób (najnowszy raport „Transport drogowy w Polsce 2023”). Skąd zatem biorą się finansowe wyzwania i problemy tej branży? Chociażby z długich terminów płatności. 

    REKLAMA

    Które branże mają najlepsze perspektywy na przyszły rok?

    Pozytywne dane z NBP pokazujące wzrost wskaźnika prognoz popytu dają optymizm firmom. Które branże mają najlepsze perspektywy? 

    Czy inwestorzy w spółki memowe są bardziej skłonni do inwestowania w kryptowaluty czy w akcje?

    Czy inwestorzy którzy wcześniej kupowali akcje memowej spółki GameStop mogą być zainteresowani bardziej tradycyjną giełdą? Jakie są główne trendy dominujące wśród osób wybierających inwestowanie w te nowe instrumenty?

    REKLAMA