Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wykorzystywać faktury elektroniczne w 2014 roku?

Faktury elektroniczne w 2014 roku
Faktury elektroniczne w 2014 roku
Fotolia
Przedsiębiorcy w kontaktach z kontrahentami z roku na rok coraz chętniej wykorzystują faktury elektroniczne. Wielu z nich szybko docenia wygodę takiego rozwiązania oraz fakt, iż wpływa ono pozytywnie na wizerunek firmy, ponieważ dokumenty dostarczane są na czas w sposób, który pozwala chronić nasze środowisko. Na początku ubiegłego roku było głośno na temat zmian w zakresie przepisów regulujących wystawianie i przesyłanie e-faktur. Miały one na celu doprecyzowanie wcześniejszych regulacji oraz ułatwienie stosowania elektronicznej siostry tradycyjnej faktury w obrocie gospodarczym. A jak jest w bieżącym roku - czy podatnicy wystawiający e-dokumenty sprzedażowe muszą zaktualizować swoją wiedzę na ich temat? Sprawdźmy.

Definicja faktury elektronicznej w ustawie o VAT

Na początku należy wspomnieć, iż wraz z początkiem 2014 roku przestały obowiązywać akty prawne, które dotychczas regulowały kwestię wystawiania oraz przechowywania e-faktur, a więc:

  • Rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Obecnie wszelkie regulacje z tym związane zostały przeniesione na grunt znowelizowanej ustawy o VAT. I tak, zgodnie z nowo dodanym art. 2 pkt 32 ustawy, za fakturę elektroniczną należy uznać fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Definicja ta jest odzwierciedleniem definicji zawartej w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE.

Akceptacja faktur elektronicznych

Aby dany dokument mógł zostać uznany za fakturę elektroniczną, musi on zawierać określone w przepisach informacje. Zgodnie bowiem z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jakie elementy powinny znaleźć się na e-fakturze? Są to przede wszystkim:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

Faktura elektroniczna - czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

Faktura wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym

Oprócz tego, że na fakturze powinny znaleźć się wymagane przepisami ustawy o VAT dane, aby można było uznać ją za e-fakturę, powinna zostać ona wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Decyzję o formacie, w którym zostanie zapisany dokument, podejmuje samodzielnie jego wystawca. Jak wynika z uzasadnienia do zmian wprowadzonych ustawą z dniem 1 stycznia 2014 r., można skorzystać z ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub wysłania np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, CSV, czy też DOC.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że w sytuacji, gdy dana faktura zostanie wystawiona z wykorzystaniem np. programu księgowego, a następnie wysłana lub otrzymana w formie tradycyjnej (papierowej), nie będzie mogła być uznana za fakturę elektroniczną w rozumieniu definicji z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Natomiast faktury wystawione w formie papierowej, następnie zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie załącznika do wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za e-faktury (pod warunkiem, że ich pierwotna, papierowa wersja nie zostanie przekazana odbiorcy).

Warto zastanowić się również, co dokładnie w kontekście e-faktur oznacza słowo wystawienie. Otóż przez wystawienie należy rozumieć udostępnieni dokumentu w taki sposób, by jego odbiorca mógł ją otrzymać. W związku z powyższym wystawienie faktury elektronicznej to nie tylko przesłanie jej w wiadomości e-mail, ale również np.  zagwarantowanie możliwości pobrania jej w formacie elektronicznym za pośrednictwem zabezpieczonego hasłem serwisu internetowego.

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej


Akceptacja, integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność e-faktur od stycznia 2014

Przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności e-faktury w dalszym ciągu muszą uzyskać akceptację takiego rozwiązania przez odbiorców dokumentów. Już w ubiegłym roku zrezygnowano z formalnej zgody i również w 2014  art. 106n ust. 1 ustawy o VAT nie określa sposobu, w jaki powinna być ona wyrażona. W związku z tym, za formę akceptacji przedsiębiorca może uznać zgodę odbiorcy wyrażoną ustnie, czy też uregulowanie przez niego płatności wynikającej z przesłanej e-faktury.

W dalszym ciągu niezbędne jest również zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności e-faktury (art. 106m ustawy o VAT). Decyzja, w jaki sposób zostaną spełnione ww. wymagania, zależy od podatnika.

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, czy też wystawcy faktury. Format zapewniający integralność treści pozwala stwierdzić, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

E-faktura możliwa także po akceptacji elektronicznej

Wszystkie wspomniane warunki (autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury elektronicznej) mogą zostać spełnione poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa określa również, iż dwa pierwsze warunki zostaną spełnione, jeżeli przedsiębiorca wykorzysta:

  • bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu art. 3 pkt 2 Ustawy o podpisie elektronicznym),
  • elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podsumowując, rok 2014 nie przyniósł odczuwalnych dla podatników zmian w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Przepisy dotyczące tych kwestii zostały przeniesione z dotychczasowych aktów prawnych na grunt ustawy o VAT w prawie niezmienionej formie.

Autor: Ewa Kozak - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Problemy firm widoczne na długo przed niewypłacalnością
    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż 1/3 bankrutów i 1/4 restrukturyzowanych przedsiębiorstw nie płaciła swoim kontrahentom już na 2 lata przed ogłoszeniem niewypłacalności.
    Ceny mieszkań w Polsce osiągnęły maksimum w połowie 2022 roku? Niewykluczone
    Czekaliście ze sprzedażą mieszkania, aż ceny osiągną apogeum? No więc, chyba pora udać się do pośrednika obrotu nieruchomościami. Ceny sprzedaży mieszkań, w niektórych miastach zaczęły spadać, a ponadto serwisy nieruchomościowe puchną od ofert z rynku wtórnego.
    Nowoczesna komunikacja PR elementem inwestycji biznesu
    Cyfryzacja, zmiana pokoleniowa i coraz bardziej wymagający rynek. Nawet w niedalekiej przyszłości prowadzenie biznesu będzie całkowicie innym wyzwaniem, aniżeli kilka lat temu. Dynamiczna transformacja społeczno-gospodarcza wymaga od przedsiębiorców jeszcze szerszego spojrzenia zarówno na swoich klientów, jak i inwestorów, kontrahentów, czy sam zespół.
    Elektrownie atomowe. Czy powstaną w Polsce?
    Pięć ośrodków będzie uczestniczyć w procesie licencjonowania i kontroli elektrowni jądrowej. Prezes Państwowej Agencji Atomistyki zdecydował o przyznaniu autoryzacji dla ośrodków naukowo-badawczych.
    Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce
    Mimo zawirowań geopolitycznych i gospodarczych ostatnich miesięcy, polski rynek nieruchomości komercyjnych zakończył pierwsze półrocze niezłym wynikiem. Należy jednak pamiętać, że echa tych zawirowań nie widać jeszcze w wynikach drugiego kwartału 2022 roku.
    Spółdzielnie mieszkaniowe podwyższają czynsze. Winne ceny energii
    Czy po wakacjach kredytowych pojawi się postulat wakacji czynszowych? Opłaty rosną a zarządcy tłumaczą, że nie oni są winni. Znaczną część czynszu stanowi energia – ogrzanie wody i mieszkań oraz prąd w częściach wspólnych. Dodatkowo inflacja wpływa na ceny usług niezwiązanych bezpośrednio z energią. Niestety nic nie wskazuje, żeby najnowsze podwyżki miały być ostatnimi.
    Dopłaty do innych niż węgiel źródeł ciepła - projekt
    W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano projekt ustawy regulujący m.in. jednorazowe dodatki dla ogrzewających swoje domy paliwem innym niż węgiel.
    Zaostrzanie nadzoru rejestrowania sprzedaży
    Resort finansów pracuje nad zmianami prawa, które zabezpieczą źródła wpływów podatkowych państwa. Proponowane zmiany dotyczą głównie fiskalizacji sprzedaży przy użyciu kas w urządzeniach do automatycznego świadczenia usług i sprzedaży towarów. Do nowych przepisów będą musiały dostosować się kolejne grupy przedsiębiorców.
    Niskie ceny przyciągają Czechów na zakupy do Polski
    Czesi wciąż chętnie przyjeżdżają do Polski na zakupy. Szczególnie atrakcyjne są ceny benzyny oraz artykułów spożywczych. Każda wizyta to oszczędność
    Co może od 2023 r. zastąpić opakowania plastikowe? [KOMENTARZ]
    Przepisy systematycznie będą ograniczać produkcję plastikowych opakowań. Czy jest alternatywa dla tworzyw sztucznych?
    Kryzys w związku z wojną w Ukrainie - wsparcie dla przedsiębiorców
    Pomoc będzie mogła być udzielana w formie pożyczek, zarówno mikro, małym, średnim, jak i dużym przedsiębiorcom. Do kiedy będzie można otrzymać wsparcie?
    Mandat za parkowanie na drodze wewnętrznej
    Mandat za parkowanie na drodze wewnętrznej? Dziś zastanowimy się nad tym czy jest możliwy, a jak tak to ile wynosi. Co mówią przepisy?
    Procenty z lokat przegrywają z inflacją w Polsce i UE
    Inflacja dwucyfrowa jednak odsetki w bankach niewiele wyższe niż przed wojną. To realia nie tylko polskie
    Ile jest fotoradarów w Polsce? A ile w Europie?
    Ile jest fotoradarów w Polsce? Dokładnie 587. Jak jednak ta liczba wypada na tle innych krajów Europy? W Wielkiej Brytanii jest ich 10-krotnie więcej.
    Polacy przenoszą się z mieszkań do domów
    Domy szybko zyskują na wartości oraz popularności wśród Polaków. Podobnie jak mieszkania są one dobrą inwestycją w dobie galopującej inflacji i potrafią ochronić oszczędności, a nawet je pomnożyć. Nic więc dziwnego, że przeznaczone pod nie grunty, sprzedają się dziś jak ciepłe bułeczki.
    PIE: w sierpniu indeks koniunktury spadł do 98,6 pkt
    Miesięczny Indeks Koniunktury Polskiego Instytutu Ekonomicznego i Banku Gospodarstwa Krajowego spadł w sierpniu o 3,8 pkt, do poziomu 98,6 pkt - przekazał PIE. Po raz pierwszy od lutego odczyt MIK jest poniżej poziomu neutralnego, co oznacza przewagę nastrojów negatywnych - dodano.
    50 mln zł rocznie na wykup byłych mieszkań pracowniczych
    50 mln rocznie przekaże polski rząd samorządom, które zdecydują się wykupić od podmiotów prywatnych dawne mieszkania pracownicze, aby ich lokatorom nie groziły podwyżki czynszu - powiedział PAP minister rozwoju i technologii Waldemar Buda w Zgierzu (woj. łódzkie), gdzie jest ok. 40 takich mieszkań.
    Przyczyny zużycia opon? Oto główni zabójcy ogumienia
    Przyczyny zużycia opon? Lista jest dość długa. Warto ją jednak poznać. W ten sposób kierujący może przedłużyć czas życia ogumienia w swoim aucie.
    Strefy czystego transportu w Polsce. Kto będzie pionierem?
    Strefy czystego transportu w Polsce. Co oznaczają? Czemu kierowcy ich nie chcą? I które miasto utworzy pierwszą? Sprawdźmy.
    E-commerce: zmiana zawartości maila po wysyłce? To możliwe!
    Zawartość wysłanego już maila można zmienić dzięki technologii real time content management (RTCM). Korzystanie z tego rozwiązania staje się coraz powszechniejszym trendem na polskim rynku e-commerce.
    Internet Rzeczy. Rewolucja, która w Polsce jest nowością
    Przedmioty połączone cyfrowo. Internet Rzeczy to technologia, od której w biznesie nie ma już odwrotu. Skoro tak, to dlaczego zaledwie 29 proc. firm w UE wykorzystuje IoT? Polska nie zaskakuje — znajdujemy się w ogonie wspólnoty. Nowe dane Eurostatu pokazują, jak wygląda wykorzystanie tej technologii w UE.
    Ceny luksusowych nieruchomości na świecie rosną wolniej, ale spadków nie widać.
    Na koniec drugiego kwartału 2022 roku firma Knight Frank opublikowała Prime Global Cities Index, czyli indeks śledzący ceny luksusowych nieruchomości na świecie w 45 miastach. Po dwóch latach, w trakcie których obserwowaliśmy historycznie najwyższą dynamikę wzrostu cen nieruchomości luksusowych widoczny jest spadek.
    Zakup mieszkania na osiedlu. Gdzie można kupić?
    W jakich inwestycjach deweloperzy mają ukończone mieszkania lub z bliskim terminem oddania? Jakie lokale są jeszcze w sprzedaży? W jakich cenach?
    Ile zostało już złożonych wniosków o wakacje kredytowe?
    Około 850 tys. wniosków o wakacje kredytowe złożono we wszystkich bankach - poinformował w środę prezes Związku Banków Polskich Krzysztof Pietraszkiewicz.
    Mandaty w wakacje 2022. Mamy rekordzistę. To OPP z Lublina
    Mandaty w wakacje 2022 nie będą niskie? Tylko w lipcu przekonało się o tym prawie 114 tys. kierowców. Tyle złapały rejestratory systemu CANARD ITD.