Przedsiębiorcy z sektora MŚP są efektywniejsi

Które przyzwyczajenia, typowe dla małych i średnich firm w Polsce, są nieefektywne?

Aneta Lech, ekspert Staufen Polska, firmy wdrażające lean management, czyli „szczupłe zarządzanie”: – Na przykład zarządzanie za pomocą kija i marchewki. System nagród i kar jest demotywujący. Ludzie pracują wydajniej wtedy, kiedy są zadowoleni i pozytywnie zmotywowani, a nie kontrolowani i zestresowani. W tym drugim przypadku często pracują na pokaz, byle być zajętym. Zamiast stosować zasadę „im więcej sprzedasz lub zrobisz, tym więcej zarobisz”, lepiej budować w pracownikach poczucie odpowiedzialności za jakość. Przecież za to płaci klient. Wiele przyzwyczajeń i nawyków prowadzi do marnotrawstwa zasobów firmy.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Co i jak marnuje się w polskich firmach?

– Przede wszystkim czas. Na przykład na uzupełnianie danych i kontrolę dokumentów. Poszczególne działy czy komórki, nawet jeśli są jednoosobowe, bardzo często interesują się tylko sobą. Czas traci się także na poszukiwanie dokumentów, informacji, danych w komputerze itp. To skutek źle zorganizowanych procesów. Często zupełnie niepotrzebnie przetwarza się zbyt wiele informacji lub, przeciwnie, istotnych danych brakuje.

Jak rozwiązuje się takie problemy?

– Każda firma ma swoją specyfikę, ale w ramach „szczupłego zarządzania” procesy usprawniamy przy pomocy dobrych standardów. Pozwalają oszczędzać czas i wysiłek ludzki. Dotyczy to różnych rzeczy – transportu wewnątrz firmy, współpracy z dostawcami czy procesu wytwarzania produktu. Przy czym o wszystkich takich elementach trzeba myśleć jak o jednym łańcuchu.

Zobacz również: Mikro, mały i średni przedsiębiorca - definicje

Jak tego rodzaju usprawnienia wprowadzić w niewielkiej firmie?

– Podam przykład. Jeśli w firmie produkującej meble na zamówienie osoba przyjmująca zlecenie skompletuje wszystkie potrzebne informacje, według ustalonego standardu, to nie będzie trzeba weryfikować czy uzupełniać żadnych danych. Stolarze zajmą się wykonaniem zlecenia i nie będą tracić czasu na wyjaśnienia, na przykład jakiego koloru mają być uchwyty do szafek lub w jaki sposób ma zostać zmontowana rama do łóżka. Wydajne wykorzystanie ich czasu pracy to dla firmy wymierna korzyść. Tym bardziej, że przekłada się na szybkość wykonania zlecenia, co klienci doceniają.

Podobno nawet przestawienie kopiarki w firmie może dać wymierne korzyści?

– Urządzenia używane przez wszystkich powinny stać w takich miejscach, żeby dostęp do nich był wygodny i szybki. Po co marnować czas na chodzenie do kopiarki? Optymalna organizacja przestrzeni, niezależnie od tego, czy to proces produkcyjny czy administracyjno-biurowy, to ważna część lean management. Jednak najważniejsze jest znalezienie źródeł marnotrawstwa. Może w ogóle zrezygnować z kopiowania części dokumentów?

Co jeszcze jest typowym źródłem marnotrawstwa?

– Przekonanie, że na wszystko trzeba mieć papier, że bez tego nie można wykonać żadnej czynności. Widać to często na szkoleniach, które prowadzimy dla menadżerów polskich firm, także tych średnich i małych.

Zobacz: Którzy przedsiębiorcy muszą korzystać z kas fiskalnych w 2015 r.?

Jak to wygląda?

– Uczestnicy warsztatów mają na przykład za zadanie wspólnie zoptymalizować symulowany proces. Niektórzy dostosowują zmiany do procedury obiegu dokumentów wewnątrz firmy, do której są przyzwyczajeni, a nie pod kątem wytwarzania wartości. Wykazują także dużą determinację w wytwarzaniu kopii każdego dokumentu. Uważają, że najważniejsze to mieć tzw. „podkładkę”.

Nie można przecież całkiem zrezygnować z dokumentów

– Zadajmy sobie proste pytanie: czy klienta naszej firmy interesuje, jak przepływają dokumenty wewnątrz firmy? Nie, on chce otrzymać produkt jak najwyższej jakości i jak najszybciej. W naszej działalności liczą się więc te dwa priorytety. Cały proces trzeba skonfigurować tak, by czas realizacji zlecenia był jak najkrótszy, a produkt jak najlepszy. Dokumentacja jest konieczna, ale nie przyczynia się do wytworzenia wartości. Warto ją minimalizować.

Kto w firmie powinien odpowiadać za wprowadzanie zmian?

– Wdrażania lean management polega na tym, by w poszukiwanie usprawnień zaangażować wszystkich pracowników. To nie jest jeden, centralnie sterowany i zarządzany zza biurka plan, lecz szereg działań oddolnych, opartych oczywiście o sprawdzone instrumenty, zasady
i metody.

Czy łatwo jest zaangażować pracowników niższego szczebla w proces tego rodzaju zmian?

– Każdy z nas intuicyjnie próbuje usprawnić swoją pracę, ponieważ wszystkim zależy na tym, by oszczędzać swój czas i wysiłek. Lean pozwala zrobić to w sposób systematyczny i efektywny.

Zobacz: Błędy początkujących przedsiębiorców w rozliczeniu VAT

Źródło: Staufen Polska sp. z o.o.