REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Krótszy okres przechowywania akt, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej także w wersji elektronicznej - m.in. te zmiany wejdą w życie już od 1 stycznia 2019 r. Co jeszcze się zmieni?

REKLAMA

Każda firma posiada i przetwarza dokumenty zawierające informacje o różnym stopniu poufności, do których należy zaliczyć dokumentację pracowniczą. Bardzo ważną kwestią jest ich odpowiednie zabezpieczenie. Obowiązujące prawo z tego właśnie zakresu, nie przystaje do rzeczywistości, niejednokrotnie doprowadzając do potrzeby ponoszenia przez pracodawców znacznych kosztów związanych z archiwizacją tej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 roku zaczną obowiązywać znowelizowane przepisy prawa, wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych.

REKLAMA

Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie określony w sposób jednoznaczny, i będzie on wynosił 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Nowy termin będzie dotyczył dokumentacji pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., skrócenie czasu archiwizacji dokumentacji pracowniczej do 10 lat będzie zależało od decyzji samego pracodawcy.

Krótszy okres przechowywania to jednak nie jedyna zmiana. Pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej – jak do tej pory – lub elektronicznej. Uprawnienie do dokonania tego wyboru będzie wynikać wprost z nowego brzmienia art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Jakie korzyści niesie za sobą ta druga forma?

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019

REKLAMA

Roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców to w skali roku około 130 mln zł – wynika z szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Dzięki zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji, koszty te mają się zdecydowanie obniżyć. Jednak nie jest to jedyny plus.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wykorzystanie formy cyfrowej ma docelowo ułatwić pracę nad dokumentacją pracowniczą. Wszystkie informacje o pracownikach muszą być jednak w dalszym ciągu przechowywane w sposób gwarantujący im odpowiedni poziom bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Nowa e-Teczka może oznaczać większą efektywność zarówno w przechowywaniu jak i zabezpieczeniu danych zawartych w aktach pracowniczych co jest szczególnie istotne ze względu na wymagania RODO w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Warto pamiętać, że programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji powinny być wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, m.in. odnośnie zabezpieczenia dostępu i kopi bezpieczeństwa danych. W zakresie odpowiednich zabezpieczeń dotyczących elektronicznej formy prowadzenia akt, kluczowym może okazać się nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt aktu przewiduje bowiem szczególne wymagania dotyczące jej prowadzenia i przechowywania – mówi adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Więcej przeczytasz w serwisie: Kadry

Warto również pamiętać o pozostałych zmianach przepisów prawa, które mają dostosować polskie prawo do RODO.

Nowe brzmienie Kodeksu pracy, przewidziane w projekcie ustawy zmieniającej polskie przepisy prawa w zw. z zapewnieniem stosowania przepisów RODO., w art. 22[1] § 1-3 określa nowy katalog kategorii danych osobowych. Są one niezbędne do pozyskania przez pracodawcę - w związku z podejmowaniem przez niego działań - przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej podpisaniu. Według przywołanego przepisu, pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy zmieniającej dane osobowe, które nie zostały wymienione w katalogu określonym w art. 22[1] § 1-3 kodeksu pracy, pracodawca będzie mógł przetwarzać jedynie, gdy będzie to niezbędne do realizacji ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub jeżeli uzyska stosowną zgodę pracownika. Dopuszczenie jej jako podstawy przetwarzania danych pracownika może stanowić istotną zmianę dotychczasowych poglądów w tym zakresie – wskazuje adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Autor: ODO 24

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA