REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Krótszy okres przechowywania akt, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej także w wersji elektronicznej - m.in. te zmiany wejdą w życie już od 1 stycznia 2019 r. Co jeszcze się zmieni?

REKLAMA

Każda firma posiada i przetwarza dokumenty zawierające informacje o różnym stopniu poufności, do których należy zaliczyć dokumentację pracowniczą. Bardzo ważną kwestią jest ich odpowiednie zabezpieczenie. Obowiązujące prawo z tego właśnie zakresu, nie przystaje do rzeczywistości, niejednokrotnie doprowadzając do potrzeby ponoszenia przez pracodawców znacznych kosztów związanych z archiwizacją tej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 roku zaczną obowiązywać znowelizowane przepisy prawa, wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych.

REKLAMA

Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie określony w sposób jednoznaczny, i będzie on wynosił 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Nowy termin będzie dotyczył dokumentacji pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., skrócenie czasu archiwizacji dokumentacji pracowniczej do 10 lat będzie zależało od decyzji samego pracodawcy.

Krótszy okres przechowywania to jednak nie jedyna zmiana. Pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej – jak do tej pory – lub elektronicznej. Uprawnienie do dokonania tego wyboru będzie wynikać wprost z nowego brzmienia art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Jakie korzyści niesie za sobą ta druga forma?

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019

REKLAMA

Roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców to w skali roku około 130 mln zł – wynika z szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Dzięki zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji, koszty te mają się zdecydowanie obniżyć. Jednak nie jest to jedyny plus.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wykorzystanie formy cyfrowej ma docelowo ułatwić pracę nad dokumentacją pracowniczą. Wszystkie informacje o pracownikach muszą być jednak w dalszym ciągu przechowywane w sposób gwarantujący im odpowiedni poziom bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Nowa e-Teczka może oznaczać większą efektywność zarówno w przechowywaniu jak i zabezpieczeniu danych zawartych w aktach pracowniczych co jest szczególnie istotne ze względu na wymagania RODO w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Warto pamiętać, że programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji powinny być wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, m.in. odnośnie zabezpieczenia dostępu i kopi bezpieczeństwa danych. W zakresie odpowiednich zabezpieczeń dotyczących elektronicznej formy prowadzenia akt, kluczowym może okazać się nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt aktu przewiduje bowiem szczególne wymagania dotyczące jej prowadzenia i przechowywania – mówi adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Więcej przeczytasz w serwisie: Kadry

Warto również pamiętać o pozostałych zmianach przepisów prawa, które mają dostosować polskie prawo do RODO.

Nowe brzmienie Kodeksu pracy, przewidziane w projekcie ustawy zmieniającej polskie przepisy prawa w zw. z zapewnieniem stosowania przepisów RODO., w art. 22[1] § 1-3 określa nowy katalog kategorii danych osobowych. Są one niezbędne do pozyskania przez pracodawcę - w związku z podejmowaniem przez niego działań - przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej podpisaniu. Według przywołanego przepisu, pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy zmieniającej dane osobowe, które nie zostały wymienione w katalogu określonym w art. 22[1] § 1-3 kodeksu pracy, pracodawca będzie mógł przetwarzać jedynie, gdy będzie to niezbędne do realizacji ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub jeżeli uzyska stosowną zgodę pracownika. Dopuszczenie jej jako podstawy przetwarzania danych pracownika może stanowić istotną zmianę dotychczasowych poglądów w tym zakresie – wskazuje adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Autor: ODO 24

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA