Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
ShutterStock
Krótszy okres przechowywania akt, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej także w wersji elektronicznej - m.in. te zmiany wejdą w życie już od 1 stycznia 2019 r. Co jeszcze się zmieni?

Każda firma posiada i przetwarza dokumenty zawierające informacje o różnym stopniu poufności, do których należy zaliczyć dokumentację pracowniczą. Bardzo ważną kwestią jest ich odpowiednie zabezpieczenie. Obowiązujące prawo z tego właśnie zakresu, nie przystaje do rzeczywistości, niejednokrotnie doprowadzając do potrzeby ponoszenia przez pracodawców znacznych kosztów związanych z archiwizacją tej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 roku zaczną obowiązywać znowelizowane przepisy prawa, wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych.

Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie określony w sposób jednoznaczny, i będzie on wynosił 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Nowy termin będzie dotyczył dokumentacji pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., skrócenie czasu archiwizacji dokumentacji pracowniczej do 10 lat będzie zależało od decyzji samego pracodawcy.

Krótszy okres przechowywania to jednak nie jedyna zmiana. Pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej – jak do tej pory – lub elektronicznej. Uprawnienie do dokonania tego wyboru będzie wynikać wprost z nowego brzmienia art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Jakie korzyści niesie za sobą ta druga forma?

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019

Roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców to w skali roku około 130 mln zł – wynika z szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Dzięki zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji, koszty te mają się zdecydowanie obniżyć. Jednak nie jest to jedyny plus.

Wykorzystanie formy cyfrowej ma docelowo ułatwić pracę nad dokumentacją pracowniczą. Wszystkie informacje o pracownikach muszą być jednak w dalszym ciągu przechowywane w sposób gwarantujący im odpowiedni poziom bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Nowa e-Teczka może oznaczać większą efektywność zarówno w przechowywaniu jak i zabezpieczeniu danych zawartych w aktach pracowniczych co jest szczególnie istotne ze względu na wymagania RODO w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Warto pamiętać, że programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji powinny być wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, m.in. odnośnie zabezpieczenia dostępu i kopi bezpieczeństwa danych. W zakresie odpowiednich zabezpieczeń dotyczących elektronicznej formy prowadzenia akt, kluczowym może okazać się nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt aktu przewiduje bowiem szczególne wymagania dotyczące jej prowadzenia i przechowywania – mówi adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Więcej przeczytasz w serwisie: Kadry

Warto również pamiętać o pozostałych zmianach przepisów prawa, które mają dostosować polskie prawo do RODO.

Nowe brzmienie Kodeksu pracy, przewidziane w projekcie ustawy zmieniającej polskie przepisy prawa w zw. z zapewnieniem stosowania przepisów RODO., w art. 22[1] § 1-3 określa nowy katalog kategorii danych osobowych. Są one niezbędne do pozyskania przez pracodawcę - w związku z podejmowaniem przez niego działań - przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej podpisaniu. Według przywołanego przepisu, pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy zmieniającej dane osobowe, które nie zostały wymienione w katalogu określonym w art. 22[1] § 1-3 kodeksu pracy, pracodawca będzie mógł przetwarzać jedynie, gdy będzie to niezbędne do realizacji ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub jeżeli uzyska stosowną zgodę pracownika. Dopuszczenie jej jako podstawy przetwarzania danych pracownika może stanowić istotną zmianę dotychczasowych poglądów w tym zakresie – wskazuje adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Autor: ODO 24

PODATKI 2023
PODATKI 2023

Praktyczny komplet wiedzy dla księgowych i biur rachunkowych dotyczący wszystkich zmian w podatkach w 2023 r. Na pakiet składa się jedenaście publikacji prezentujących kompleksową informację prawną na temat podatków w 2023 r. oraz rozliczenia PIT za 2022 r. Dodatkowym atutem wersji PREMIUM jest webinarium VAT 2023.

Teraz komplet kupisz z rabatem 100 zł i e-bookiem w PREZENCIE!
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Złoty umocnił się do głównych walut
    Złoty umocnił się do głównych walut; w stosunku do euro zyskał 0,4 proc. Europejska waluta kosztuje 4,67 zł, dolar 4,50 zł, a frank szwajcarski 4,76 zł.
    Zamknięcia na giełdach w Europie 28 listopada (tabela)
    Giełdy europejskie - notowania. Poniżej zamknięcia i zmiany wybranych indeksów giełdowych w Europie z 28 listopada.
    DZIEŃ NA GPW: WIG20 spadł o 1,5 proc.; szczyt już był lub wkrótce wystąpi
    WIG20. Poniedziałek 28 listopada przyniósł ponad 1,5 proc. spadek WIG20, któremu towarzyszyło umacnianie złotego - powiedział PAP Biznes dyrektor departamentu analiz i doradztwa Noble Securities, Sobiesław Kozłowski. Jego zdaniem na wielu spółkach widać już realizację zysków, a średnioterminowy szczyt rynku miał już miejsce lub wkrótce wystąpi.
    Wiceprezes ZPP: są warunki, by polskie i ukraińskie firmy wspólnie odbudowywały Ukrainę
    Polskie i ukraińskie firmy powinny już dziś nawiązywać kontakty, by wspólnie uczestniczyć w odbudowie Ukrainy ze zgliszcz wojennych; istnieją do tego odpowiednie instrumenty finansowe – powiedział PAP w Kijowie Marcin Nowacki, wiceprezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.
    „Poznaj Dobrą Żywność” - ważna zmiana dla producentów
    Zmiana ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych wprowadziła możliwość umieszczania znaku jakości „Poznaj Dobrą Żywność” bez konieczności uzyskania decyzji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi na niektórych produktach.
    e-commerce - nadchodzą istotne zmiany w modelu dostaw
    Zbliżający się szczyt zakupowy może być ostatnią szansą na detalistów na maksymalizację sprzedaży przed zapowiadanym ochłodzeniem gospodarki. W kryzysie nieco łatwiej mogą mieć firmy sprzedające dużo w sieci, bo to do internetu skieruje się konsument szukający oszczędności. Pomoże to operatorom logistycznym obsługującym rynek e-commerce, ale rosnące koszty obsługi zamówień wywołają uboczny efekt racjonalizacji doświadczeń zakupowych, z czego zapewne nie ucieszy się klient. Pod naporem kosztów logistycznych najwięksi gracze już teraz podnoszą minimalne kwoty zamówień lub rezygnują z niektórych opcji dostaw, w tym z darmowych zwrotów.
    Ataki wykorzystujące szyfrowanie pokonują ochronę 70% organizacji
    Dzisiejsze organizacje borykają się z olbrzymim obciążeniem ruchu w sieci i słabą widocznością niebezpieczeństw – w przypadku 45% kończy się to wieloma naruszeniami zabezpieczeń.
    Wsparcie dla firm energochłonnych w Polsce bez zgody Komisji Europejskiej?
    Minister rozwoju i technologii wskazał 28 listopada 2022 r., że program wsparcia dla firm energochłonnych będzie wprowadzany raczej bez formalnej zgody Komisji Europejskiej. Proces notyfikacji może potrwać nawet 2 miesiące, a tyle nie możemy czekać - dodał.
    Tani prąd dla firm. Ostatnie dni na oświadczenie!
    Tani prąd dla firm. Mikro, małe oraz średnie firmy mogą skorzystać z zamrożenia cen prądu od grudnia aż do końca 2023 r. Muszą jednak złożyć oświadczenie do 30 listopada!
    Czy kolumna natryskowa jest wyrobem budowlanym?
    Czy kolumna natryskowa jest wyrobem budowlanym w myśl ustawy o wyrobach budowlanych?
    Usługi pośrednika nieruchomości - co trzeba wiedzieć
    Chcąc sprzedać czy też kupić nieruchomość, można to zrobić samemu lub skorzystać z profesjonalnej pomocy pośrednika nieruchomości. Decydując się na tę drugą opcję, należy wybrać odpowiedniego agenta, który pomoże nam jak najkorzystniej spieniężyć mieszkanie lub dom. Sprawdź, na co należy zwrócić uwagę podczas współpracy z pośrednikiem nieruchomości.
    Sprawozdawczość przedsiębiorstw dot. zrównoważonego rozwoju - dyrektywa
    Rada UE ostatecznie zatwierdziła 28 listopada 2022 r. dyrektywę o sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD). Oznacza to, że przedsiębiorstwa wkrótce będą musiały publikować szczegółowe informacje o kwestiach związanych ze zrównoważonym rozwojem.
    Czy kolumna natryskowa prysznica jest wyrobem budowlanym?
    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień, czy kolumna natryskowa (prysznic), wprowadzana do obrotu bez baterii mechanicznej, w myśl ustawy o wyrobach budowlanych jest wyrobem budowlanym?
    Złoto czy Bitcoin? Alternatywne inwestycje w czasach inflacji
    Kryptowaluty od lat elektryzują społeczeństwo. Każdy większy spadek i wzrost na giełdzie jest szeroko komentowany w mediach. Jednak, czy Polacy rzeczywiście wiedzą, czym jest Bitcoin? Które aktywa zyskują popularność? Złoto i Bitcoin zabiegają o względy inwestorów
    Rynki biurowe w regionie Europy Środkowo-Wschodniej w czasach turbulencji
    Efektywność energetyczna nieruchomości to obecnie jedna z kluczowych pozycji na liście deweloperów i najemców biurowych oraz inwestorów poszukujących atrakcyjnych aktywów do zakupu. To właśnie ona, w dobie rozwoju trendu ESG i gwałtownego wzrostu cen energii, w dużej mierze decyduje o rentowności i obłożeniu budynku – wynika z najnowszego raportu Colliers pt. „ExCEEding Borders: CEE-15 Office Markets in Turbulent Times”, analizującego stan rynku w 15 krajach Europy Środkowo-Wschodniej .
    Sieć dróg szybkiego ruchu się rozrasta. Wyższy standard, większe koszty
    Standard istniejących polskich autostrad jest wysoki. Porównując do krajów Europy Zachodniej, możemy pochwalić się nowymi technologiami, przede wszystkim w kontekście ochrony środowiska. Większość tras szybkiego ruchu wciąż powstaje jako drogi dwujezdniowe, wpływa na ograniczoną przepustowość.
    Duży Fiat skończył 55 lat
    Duży Fiat. W czasach PRL synonim luksusu i komfortu, marzenie wszystkich Polaków, w okresie rozwoju kapitalizmu pogardzany symbol minionych czasów. Duży Fiat, kant, kredens, czyli po prostu Fiat 125p, 55 lat temu po raz pierwszy wyjechał z fabryki na warszawskim Żeraniu.
    Rynek ubezpieczeń: większe szkody w rolnictwie z powodu zjawisk pogodowych
    Rok 2022 był trudny dla rolników pod względem szkód wyrządzonych przez zjawiska pogodowe – silne deszcze czy grad, huragany, burze, spowodowane suszą pożary. Szkody objęły uprawy, lasy, budynki i urządzenia.
    Ropa w poniedziałek rano tanieje o prawie 3 proc.
    Ceny ropy na giełdzie. W poniedziałek rano 28 listopada ropa Brent tanieje o 2,82 proc. do 81,27 dolarów za baryłkę, a cena amerykańskiej ropy WTI spada o 2,69 proc. do 74,23 dolarów za baryłkę.
    Ceny miedzi w Londynie w dół z powodu protestów covidowych w Chinach
    Ceny miedzi. Miedź na giełdzie metali LME w Londynie tanieje w reakcji na doniesienia o protestach covidowych w Chinach. Metal w dostawach 3-miesięcznych na LME w Londynie jest wyceniany niżej wobec 8.008,00 USD za tonę - informują maklerzy.
    Jak wybrać agenta nieruchomości?
    Co sprawia, że jesteśmy zadowoleni ze współpracy z agentem nieruchomości? Jakie praktyczne rozwiązania powodują, że współpraca na linii agent i klient przebiega efektywnie? Na te i wiele innych pytań odpowiada Kodeks Agenta Pro
    Gaz ziemny w poniedziałek rano tanieje
    Gaz ziemny. W poniedziałek rano 28 listopada gaz ziemny w holenderskim hubie TTF w kontraktach grudniowych tanieje do 122,37 euro za MWh. Spadają też ceny gazu z dostawą w styczniu - do ok. 126,87 euro za MWh oraz lutym - do 128,44 MWh.
    Inflacja obniżyła poziom ekonomiczny większości konsumentów
    Inflacja a kondycja finansowa konsumentów w Polsce pod koniec 2022 r. Nie widać optymizmu. Wzrost cen wpływa negatywnie na finanse aż 87% osób w naszym kraju, ale nie tylko na nie. Koszty życia, które rosną szybciej niż nasze pensje, źle wpływają na ogólne samopoczucie Polaków (70%).
    Jak oszczędzać prąd (energię elektryczną) i energię cieplną?
    Rządowy serwis cieplo.gov.pl wskazuje praktyczne przykłady i sposoby na oszczędzanie energii elektrycznej i cieplnej w naszych domach i mieszkaniach.
    Prawo budowlane 2023 - pełna cyfryzacja procedur budowlanych
    Do Sejmu trafi wkrótce projekt ustawy wprowadzającej pełną cyfryzację procesu inwestycyjno-budowlanego i zmieniającej Prawo budowlane. Według założeń ustawy w połowie 2023 roku ma już obowiązywać wyłącznie elektroniczny obieg wszystkich dokumentów - wskazuje Główny Urząd Nadzoru Budowlanego.