REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza po zmianach od 1 stycznia 2019 r. /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Krótszy okres przechowywania akt, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej także w wersji elektronicznej - m.in. te zmiany wejdą w życie już od 1 stycznia 2019 r. Co jeszcze się zmieni?

REKLAMA

Każda firma posiada i przetwarza dokumenty zawierające informacje o różnym stopniu poufności, do których należy zaliczyć dokumentację pracowniczą. Bardzo ważną kwestią jest ich odpowiednie zabezpieczenie. Obowiązujące prawo z tego właśnie zakresu, nie przystaje do rzeczywistości, niejednokrotnie doprowadzając do potrzeby ponoszenia przez pracodawców znacznych kosztów związanych z archiwizacją tej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 roku zaczną obowiązywać znowelizowane przepisy prawa, wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych.

REKLAMA

Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie określony w sposób jednoznaczny, i będzie on wynosił 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Nowy termin będzie dotyczył dokumentacji pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., skrócenie czasu archiwizacji dokumentacji pracowniczej do 10 lat będzie zależało od decyzji samego pracodawcy.

Krótszy okres przechowywania to jednak nie jedyna zmiana. Pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej – jak do tej pory – lub elektronicznej. Uprawnienie do dokonania tego wyboru będzie wynikać wprost z nowego brzmienia art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Jakie korzyści niesie za sobą ta druga forma?

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019

REKLAMA

Roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców to w skali roku około 130 mln zł – wynika z szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Dzięki zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji, koszty te mają się zdecydowanie obniżyć. Jednak nie jest to jedyny plus.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wykorzystanie formy cyfrowej ma docelowo ułatwić pracę nad dokumentacją pracowniczą. Wszystkie informacje o pracownikach muszą być jednak w dalszym ciągu przechowywane w sposób gwarantujący im odpowiedni poziom bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Nowa e-Teczka może oznaczać większą efektywność zarówno w przechowywaniu jak i zabezpieczeniu danych zawartych w aktach pracowniczych co jest szczególnie istotne ze względu na wymagania RODO w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Warto pamiętać, że programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji powinny być wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, m.in. odnośnie zabezpieczenia dostępu i kopi bezpieczeństwa danych. W zakresie odpowiednich zabezpieczeń dotyczących elektronicznej formy prowadzenia akt, kluczowym może okazać się nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt aktu przewiduje bowiem szczególne wymagania dotyczące jej prowadzenia i przechowywania – mówi adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Więcej przeczytasz w serwisie: Kadry

Warto również pamiętać o pozostałych zmianach przepisów prawa, które mają dostosować polskie prawo do RODO.

Nowe brzmienie Kodeksu pracy, przewidziane w projekcie ustawy zmieniającej polskie przepisy prawa w zw. z zapewnieniem stosowania przepisów RODO., w art. 22[1] § 1-3 określa nowy katalog kategorii danych osobowych. Są one niezbędne do pozyskania przez pracodawcę - w związku z podejmowaniem przez niego działań - przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej podpisaniu. Według przywołanego przepisu, pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy zmieniającej dane osobowe, które nie zostały wymienione w katalogu określonym w art. 22[1] § 1-3 kodeksu pracy, pracodawca będzie mógł przetwarzać jedynie, gdy będzie to niezbędne do realizacji ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub jeżeli uzyska stosowną zgodę pracownika. Dopuszczenie jej jako podstawy przetwarzania danych pracownika może stanowić istotną zmianę dotychczasowych poglądów w tym zakresie – wskazuje adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Autor: ODO 24

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż mieszkań wykorzystywanych w działalności gospodarczej - kiedy nie zapłacimy podatku?

Wykorzystanie mieszkania w ramach działalności gospodarczej stało się powszechną praktyką wśród przedsiębiorców. Wątpliwości pojawiają się jednak, gdy przychodzi czas na sprzedaż takiej nieruchomości. Czy można uniknąć podatku dochodowego? Skarbówka rozwiewa te wątpliwości w swoich interpretacjach.

PARP: Trwa nabór wniosków o wsparcie na rozszerzenie lub zmianę profilu dotychczasowej działalności

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości uruchomiła kolejny nabór wniosków o wsparcie na rozszerzenie lub zmianę profilu dotychczasowej działalności prowadzonej w sektorach takich jak hotelarstwo, gastronomia (HoReCa), turystyka lub kultura. Działanie jest realizowane w ramach programu finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).

Dlaczego premiera kontraktów na Ethereum jest ważną chwilą dla kryptowalut

Debiut funduszy ETF na największą z kryptowalut, czyli bitcoin, okazał się absolutnym sukcesem. Premiera tego instrumentu inwestycyjnego opartego o kryptowalutę pozwoliła na dostęp do zakupów BTC inwestorom instytucjonalnym, a to podbiło cenę do kryptowaluty do rekordowych poziomów. Choć regulacyjna saga i batalia banków inwestycyjnych oraz emitentów funduszy trwała kilka lat, zakończyła się sukcesem. W marcu bitcoin osiągnął rekordową cenę ponad $73 000 i choć od tamtej pory jego kurs uległ korekcie, to nadal utrzymuje się powyżej $63 000, a więc znacznie wyżej niż w ubiegłych latach. 

Zadbaj o siebie i swoje przywództwo, czyli wyzwania współczesnego menedżera

Dzisiejszy świat zarządzania wymaga od menedżerów nieustannej ewolucji. Hasło „menedżer od nowa” może oznaczać zarówno rozpoczęcie czegoś od początku, jak i wprowadzenie zmian poprawiających istniejący stan rzeczy. W obliczu dzisiejszych wyzwań, pełnych zawirowań i rozlicznych ścieżek, nowoczesne zarządzanie staje się sztuką balansowania między tradycją a innowacją.

REKLAMA

Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

REKLAMA