Do kiedy przedsiębiorca musi przeprowadzić inwentaryzację?

• Inwentaryzacja w firmie
• Dokumentowanie inwentaryzacji
• Kontrola po inwentaryzacji

Inwentaryzacja w firmie

Te spółki, w których rok obrotowy biegnie tym samym torem, co rok kalendarzowy, mają czas do 15 stycznia na zakończenie inwentaryzacji. Przeprowadzenie prac zobowiązuje przedsiębiorcę do rozliczenia wykrytych różnic.

Termin rozliczenia wyników inwentaryzacji nie jest bezpośrednio wskazany przez ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1241; Dz.U. z 2009 r., Nr 165, poz. 1316; Dz.U. z 2010 r., Nr 47, poz. 278). Ustawodawca w art. 24 ust. 5 pkt. 2 stwierdza bowiem, że z bieżącym prowadzeniem ksiąg rachunkowych będziemy mieli do czynienia, gdy zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Dodatkowo oznacza termin jako pozwalający na sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

W przypadku zaś roku obrotowego termin upływa nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. Rozliczenie wyników inwentaryzacji nastąpić musi przed obrotówką (zestawieniem sald i obrotów). Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to 25 marca.

Dokumentowanie inwentaryzacji

Proces przeprowadzenia inwentaryzacji, a także jej wyniki należy odpowiednio udokumentować oraz powiązać z księgami rachunkowymi.

Istotne jest, aby zwrócić szczególną uwagę na termin inwentaryzacji w kontekście ksiąg rachunkowych, w których należy wyjaśnić i rozliczyć ujawnione w toku procesu różnice zachodzące pomiędzy stanem rzeczywistym i stanem wykazanym. Zgodnie bowiem z ustawą o rachunkowości trzeba je uwzględnić w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Kontrola po inwentaryzacji

Organy skarbowe mogą doszukiwać się zaistnienia nieprawidłowości w przeprowadzanej inwentaryzacji w terminie do 14 dni po jej zakończeniu. Kontrola, w wyniku której stwierdzone zostaną naruszenia zasad, może skutkować nałożeniem na spółkę kary za nierzetelne sporządzenie inwentaryzacji. Kluczowe może okazać się także zachowanie terminu. Będzie on dotrzymany, o ile inwentaryzację:

• składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż na 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego, a zakończono w terminie do 15 dnia następnego roku (wyłączeniu podlegają aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku produkcji oraz materiały, towary i produkty gotowe, określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy);

Niezbędne jest jednocześnie ustalenie stanu w drodze dopisania lub odpisania od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń, które pojawiły się między datą spisu (potwierdzenia) i datą ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Należy zwrócić jednocześnie uwagę, że stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

• przeprowadzono jeden raz w okresie dwóch lat w przypadku: zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;
• przeprowadzono raz w ciągu 4 lat w odniesieniu do: nieruchomości zaliczonych do środków trwałych i inwestycji oraz innych środków trwałych zlokalizowanych na terenie strzeżonym, a także maszyn albo urządzeń stanowiących składniki środków trwałych w budowie; 
• dokonano raz w roku, gdy chodzi o zapasy towarów i materiałów poddanych ewidencji wartościowej w punktach obrotu detalicznego;
• zapasów drew.

Polecamy: Jak oznaczyć cenę sprzedawanych towarów i usług?

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA