Jak rozliczyć projekt badawczo-rozwojowy?

W przypadku nieodpowiedniego uzasadnienia poniesionych kosztów na etapie ubiegania się o dotację instytucja wdrażająca ma prawo nie uznać owych wydatków, co doprowadzi do zmniejszenia kwoty dotacji o jaką ubiega się beneficjent. Należy bezwzględnie przestrzegać zasady udokumentowania wszystkich poniesionych przez jednostkę kosztów, również niekwalifikowalnych, stanowiących integralną część projektu.

Jak rozliczyć wynagrodzenie i amortyzację?

Podstawę do rozliczenia wynagrodzeń stanowi lista płac zawierająca dane osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu. Oprócz wysokości wynagrodzenia wnioskodawca zobowiązany jest do opisania rodzaju, a także czasu na jaki pracownik został zatrudniony do przedsięwzięcia. W tym celu należy wypełnić kartę przedstawiającą procent etatu wynikającego z wkładu pracy. Ponadto istnieje obowiązek udokumentowania pozapłacowych kosztów pracy. 

Przeczytaj również: Unijne fundusze na współpracę pomiędzy przedsiębiorcami a sferą B+R

W przypadku rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne koniecznym jest przedstawienie kopii deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, a także imiennych raportów o należnych składkach i świadczeniach ZUS RCX.  Ważne, by do wniosku o płatność dołączyć dowody potwierdzające zapłatę wynagrodzenia w postaci wyciągów bankowych lub potwierdzeń dokonania przelewu. Z kolei w przypadku kosztów pozapłacowych należy dołączyć dokumentację potwierdzającą składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych.

Rozliczania amortyzacji i kosztów aparatury dokonuje się na podstawie tabel amortyzacyjnych. Amortyzacja zarówno sprzętu, jak i aparatury jest kosztem kwalifikowalnym tylko w zakresie i przez okres używania ich w trakcie projektu. Gdy amortyzowany środek został zakupiony w trakcie realizowania projektu należy do wniosku o płatność dołączyć fakturę zakupu sprzętu, dowody płatności oraz dokument OT.

Nabycie lub wytworzenie środka trwałego

By wykazać w projekcie koszty nabycia środka trwałego należy do wniosku o płatność dołączyć poświadczone ze zgodnością z oryginałem kopie faktur, dowody płatności, dokumenty OT, protokoły odbioru. W przypadku gdy środek trwały był używany w ramach etapu badawczego i w ramach wdrożenia wówczas za kwalifikowalne należy uznać odpisy amortyzacyjne. Natomiast w rozliczeniu etapu wdrażania za koszty kwalifikowalne uznaje się cenę nabycia urządzenia pomniejszoną o wartość odpisów amortyzacyjnych. Warto dodać, iż każdy koszt powinien być wykazany oddzielnie.

W trakcie rozliczania kosztów wytworzenia środka należy zwrócić uwagę na zakaz podwójnego finansowania kosztów. Oznacza to zakaz refundacji danego wydatku podwójnie ze środków publicznych - krajowych lub wspólnotowych.

Polecamy ABC funduszy unijnych

Firma decydując się na wytworzenie danego środka trwałego powinna wybrać ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, jako że jest to przedmiot najczęstszych kontroli instytucji wdrażających.

Natalia Kacprzak