Finanse na start - case study - część III

Zespół projektowy

W celu realizacji projektu stworzono zespół, na który składają się:

Analityk systemowy – zatrudnienie w pierwszym etapie projektu w celu dopracowania założeń systemu oraz optymalizacji jego budowy od strony techniczno-informatycznej. W wyniku pracy analityka powstała dokumentacja systemu, z której korzystają informatycy-koderzy na etapie programowania poszczególnych funkcji programu.
Konsultant ds. bezpieczeństwa systemu – bezpieczeństwo danych finansowo-księgowych stanowi priorytet każdej firmy. E-usługa musi posiadać odpowiednie systemy zabezpieczeń, aby odpowiednio chroniła dane wrażliwe i budziła zaufanie wśród potencjalnych odbiorców.
Project manager – koordynowanie projektu i nadzorowanie jego wykonania. Koordynacja projektu od strony merytorycznej oraz pierwszych integracji z przewidzianymi systemami finansowo-księgowymi.
Koderzy – zatrudnieni informatycy będą kodowali program oraz kolejne rozwiązania (integracja z kolejnymi systemami).
Administrator systemu – nadzór nad poprawnym działaniem serwerów oraz zapewnienie jego bezpieczeństwa i bezawaryjności działania przez cały czas trwania Projektu.
Tester oprogramowania – przetestowanie oraz usunięcie ewentualnych niedociągnięć przed rozpoczęciem etapu wdrożenia u klienta.

Przeczytaj także: Jaką drogą pozyskiwać dotacje

Etapy realizacji projektu

Projekt ze względów organizacyjnych został podzielony na 4 etapy:
Etap 1. Stworzenie jądra systemu FINEUS.
W skład tego etapu wchodzi zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania, zatrudnienie zespołu projektowego oraz stworzenie jądra programu FINEUS (wraz z testami nowego oprogramowania). Na tym etapie będą podejmowane również działania promocyjne projektu.

Etap 2. Integracja systemu FINEUS z systemem finansowo-księgowym.

Zakładano, że firma podpisze pierwszą umowę na wdrożenie nowo stworzonego systemu informatycznego FINEUS i jego integrację z systemem finansowo-księgowym przedsiębiorstwa klienta – przyjęto, że będzie to popularny system księgowy CDN OPT!MA. Założono, że firma Talento Consulting Sp. j. zacznie generować pierwsze przychody. Na tym etapie powstaje oprogramowanie do integracji z systemem rachunkowo-księgowym firmy, z którą miała zostać podpisana umowa. Obowiązki controllera finansowego będzie pełnił zatrudniony project manager (osoba z adekwatnym do tego wykształceniem finansowym). Wydatki operacyjne na tym etapie zaczynają być pokrywane z przychodów firmy.

Etap 3. Integracja systemu FINEUS z systemem finansowo-księgowym SYMFONIA.

To podpisanie kolejnej umowy o wdrożenie systemu, zostanie stworzona kolejna integracja z systemem finansowo-księgowym, w tym etapie przewidziana została integracja FINEUSA z systemem SYMFONIA. W przypadku, gdy firma, z którą zostanie podpisana umowa będzie posiadała analogiczny system do poprzednio wdrażanego (CDN OPT!MA) prace rozwojowe zaplanowano przeprowadzić niezależnie (dostosowanie do jednego z najpopularniejszych systemów finansowo-księgowych na rynku – SYMFONIA). Na tym etapie przychód ma pochodzić zarówno ze sprzedaży wdrożeń systemu, jak i z pierwszych opłat abonamentowych.

Etap 4. Integracja systemu FINEUS z systemem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics.

To podpisanie kolejnej umowy wdrożeniowej oraz integrację FINEUSA z kolejnym programem finansowo-księgowym (Microsoft Dynamics). Przychody firmy miały pochodzić z wdrożeń systemu i z opłat.

FINEUS jako e-usługa

Według definicji zamieszczonej w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego, dotyczącym wdrażania działania 8.1., przez e-usługi należy rozumieć „usługi świadczone w sposób zautomatyzowany przez użycie technologii informacyjnych, za pomocą systemów teleinformatycznych w publicznych sieciach telekomunikacyjnych, na indywidualne żądanie usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron w tej samej lokalizacji”.
W przypadku FINEUSA, e-usługa polega na stworzeniu systemu controllingu przeznaczonego dla MSP, który funkcjonuje on-line i w pełni automatycznie. 

Polecamy serwis Mała firma

Wydatki kwalifikowane

Wydatki zaplanowane w projekcie:

• zatrudnienie osób na umowę o dzieło, przede wszystkim na zatrudnienie analityka programowego oraz konsultantów do spraw bezpieczeństwa systemu (na początkowym etapie projektu niezbędne jest przeprowadzenie analiz od strony technicznej oraz weryfikacji poprawności projektu systemu),
• zakup niezbędnego sprzętu (głównie serwery, komputery i oprogramowanie),
• zatrudnienie przez okres trwania projektu informatyków pracujących nad projektem oraz osoby prowadzącej konsultacje od strony merytorycznej systemu,
• szkolenia specjalistyczne dla informatyków dotyczące realizowanego projektu, w szczególności bezpieczeństwa aplikacji,
• najem pomieszczeń przez okres trwania projektu wraz z podstawowymi kosztami funkcjonowania biura,
• marketing oraz działania PR (w szczególności na budowę portalu wiedzowego, projekt i wydruk profesjonalnych materiałów reklamowych oraz organizację spotkań dla zainteresowanych zakupem programu przedsiębiorców).

Wartość wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem w ramach projektu wynosiła ponad 600 tys. PLN. Decyzję o dofinansowaniu projektu przedsiębiorstwo uzyskało w grudniu, zaś umowa o dofinansowanie została podpisana w styczniu. Było więc istotne zaplanowanie projektu tak, by pierwsze wydatki kwalifikowane nie były ponoszone wcześniej, niż w styczniu.

Problemy występujące przy realizacji projektu:

• zbyt późne podpisanie umów (umowa o dofinansowanie została podpisana dopiero pod koniec stycznia, co opóźniło projekt (planowany termin rozpoczęcia realizacji 02-01-2009),
• pośpiech przy planowaniu planu promocji (konieczność zmiany w pierwszym etapie realizacji projektu – przesunięcia w wydatkach),
• opóźniania w rozliczaniu wniosków o płatność wynikające z braku odpowiedniej współpracy z Instytucją Zarządzającą.

Podsumowanie realizacji projektu z PO IG 8.1.

Projekt aktualnie jest realizowany, a jego realizacja przebiega bez zastrzeżeń. Brak znacznych problemów w realizacji wynika głównie z doświadczenia zespołu projektowego oraz z odpowiedniego harmonogramu realizacji prac. Planowanie projektu na okres roku, było bardzo korzystne z punktu widzenia występowania opóźnień w realizacji (bezproblemowe przyjęcie aneksu przesuwającego termin realizacji projektu).

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka działanie 6.1 „Paszport do eksportu”

Przedsiębiorstwo od początku tworzenia e-usługi przewidywało możliwość eksportu wypracowanych w kraju rozwiązań na rynki międzynarodowe. Po rozwinięciu usługi na rynku polskim (zakończeniu realizowanego obecnie projektu PO IG 8.1. przewidywane jest na czerwiec 2010 roku) planowane jest wprowadzenie produktu firmy na rynki zagraniczne. W szczególności wnioskodawca jest zainteresowany możliwościami eksportu e-usługi na rynki o szczególnie dużej ilości MSP, tj. Niemiec, krajów skandynawskich oraz Hiszpanii.
Prace w ramach I Etapu działania 6.1. zostały przewidziane na III i IV kwartał 2009 roku. Pozwolą one na przygotowanie Planu Eksportu i rozpoczęcie działań prowadzących do eksportu e-usługi od początku 2010 roku. Wniosek aktualnie przeszedł ocenę formalną i znajduje się w ocenie merytorycznej.

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka działanie 8.2.

Wsparciem w ramach działania 8.2 będą objęte mikro-, małe- lub średnie przedsiębiorstwa, współpracujące na podstawie zawartych umów o współpracy z co najmniej dwoma innymi przedsiębiorstwami (planowana jest współpraca z innymi mikroprzedsiębiorcami). W ramach działania planowana jest integracja kilku systemów informatycznych (różnych firm) i automatyzacja realizowanych między sobą procesów biznesowych związanych z księgowością. Docelowo ma powstać platforma, która umożliwi tworzenie wspólnych danych finansowych dla kilku spółek.

Podsumowanie

Planowanie rozwoju firmy w oparciu o fundusze unijne z jednej strony stanowi bardzo kuszącą perspektywę dla przedsiębiorcy, z drugiej jednak jest bardzo ryzykowne. Otrzymanie dotacji w drodze konkursu bardzo często związane jest z czynnikiem losowym. Jeśli jednak decydujemy się na taką strategię powinniśmy planować przyszłość firmy w perspektywie długoterminowej i zakładać dużą elastyczność działań (zmiany w wytycznych, zmiany terminów).