BSA radzi: Osiem krokow do wdrożenia systemu zarzadzania oprogramowaniem

Zielone światło

Wdrożenie procedur zarządzania oprogramowaniem oznacza istotną zmianę w kulturze organizacji, dlatego należy upewnić się, że zarówno kadra kierownicza jak i pracownicy popierają takie podejście i rozumieją konieczność właściwego zarządzania oprogramowaniem.

Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za oprogramowanie

Trudno jest zarządzać oprogramowaniem w firmie bez wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za jego nadzorowanie. Niekoniecznie musi to być ktoś z działu informatycznego, jakkolwiek osoba posiadająca doświadczenie w zarządzaniu programami komputerowymi i zakupach oprogramowania będzie najlepszym kandydatem. Jeśli wyznaczona została tylko jedna osoba, co jest częste szczególnie w małych firmach, należy jasno zdefiniować jej zadania w opisie stanowiska pracy.

Audyt oprogramowania i licencji

Aby uzyskać precyzyjne informacje na temat tego, jakie oprogramowanie jest faktycznie używane w firmie i jakich wymaga licencji, konieczne jest przeprowadzenie
inwentaryzacji posiadanego oprogramowania.

Bardzo ważne jest posiadanie aktualnej wiedzy na temat tego jakie oprogramowanie jest zainstalowane w firmowych komputerach i ile komputerów jest faktycznie używanych, oraz czy znajdują się na nich kopie oprogramowania, które mogły zostać zainstalowane samowolnie przez pracowników. Tak przygotowany raport pozwoli na zdefiniowanie potencjalnych obszarów zagrożeń i podjęcie środków zaradczych.

Stworzenie bazy danych posiadanego oprogramowania

Stworzenie bazy danych, w której gromadzone będą aktualne informacje na temat posiadanego oprogramowania stanowi klucz do sukcesu w strategii zarządzania oprogramowaniem. Korzyści będą bezcenne, niezależnie od tego, czy użyjemy zwykłego arkusza kalkulacyjnego czy zainwestujemy w specjalistyczną aplikację.

Centralizacja zakupów i dystrybucji oprogramowania

Bez spójnej strategii zaopatrzenia nie będzie możliwe osiągnięcie pełnych korzyści z wdrożenia procedur zarządzania oprogramowaniem.

Ustalenie zasad i procedur

Najlepszym środkiem zapobiegawczym jest kontrola oprogramowania, które trafia do firmy. Zwiększy ją ustanowienie jasno określonych zasad dla pracowników, z których dowiedzą się co jest dozwolone, a co zabronione. Upewnienie się, że pracownicy rozumieją procedury i przestrzegają zasad pozwoli na większą kontrolę nad tym jak oprogramowanie trafia do firmy.

Regularny monitoring

Należy pamiętać, że zarządzanie oprogramowaniem jest procesem ciągłym i dla sprawnego funkcjonowania wymaga stałego nadzoru poprzez regularne audyty oprogramowania. Skorzystaj z pomocy niezależnego konsultanta Aby pomóc firmom uniknąć zagrożeń związanych z używaniem oprogramowania bez licencji, BSA udostępniło na swojej stronie internetowej (www.bsa.org) porady i narzędzia służące do zarządzania oprogramowaniem.

Źródło: BSA (Business Software Alliance)