Jaka jest cena podpisu elektronicznego? Zyski i straty w firmie

Dlaczego rośnie popularność e-podpisu?

Wzrost zainteresowania e-podpisem wynika z tego, że świadomość ludzi na temat korzyści, które wiążą się z cyfryzacją procesów biznesowych rośnie. Wygoda, bezpieczeństwo, oszczędność czasu i ekologia to tylko niektóre z powodów, które przekonują przedsiębiorców do rezygnacji z papieru na rzecz e-dokumentów i e-podpisu.

Polecamy: Ulgi na rozwój i innowacje w PIT i CIT. Zmiany 2021

Od czego zależy cena e-podpisu i czy jest ważna?

Koszt podpisu elektronicznego w dużej mierze zależy od relacji, do których będzie on wykorzystywany, ponieważ różne relacje mogą wymagać innego rodzaju e-podpisu. Na rynku dostępne są różne rozwiązania, które należy dostosować do: przepisów prawa; wymaganego poziomu bezpieczeństwa dokumentów; kwalifikacji pracowników, klientów i kontrahentów; procesów firmowych, w taki sposób, żeby były maksymalnie zoptymalizowane. Każde z tych rozwiązań, oprócz sposobu użytkowania i charakterystyki, różni się również ceną.

Niektóre z dostępnych na rynku rozwiązań w zakresie podpisu elektronicznego:

• zwykły podpis elektroniczny/ kwalifikowany podpis elektroniczny;
• e-podpis jednorazowy lub służący do podpisania kilku dokumentów miesięcznie/ abonament na określony czas;
• e-podpis wymagający czytnika, karty kryptograficznej i oprogramowania/ mobilny podpis elektroniczny.

Warto zwrócić uwagę na to, że koszt e-podpisu nie powinien być najważniejszym kryterium wyboru, a jego dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa. W przypadku odpowiedniego doboru narzędzia oszczędności będą największe. Przykładowo cena kwalifikowanego podpisu elektronicznego wynosi około 300zł na rok (kwota będzie inna u różnych dostawców), jednak podpisywanie z jego pomocą wymaga doświadczenia i większej ilości godzin roboczych niż w przypadku zwykłego podpisu elektronicznego. Przy opatrywaniu dokumentu zwykłym e-podpisem potrzebna jest jedynie umiejętności obsługi poczty elektronicznej i kilka kliknięć. Zakładając, że jego cena jest taka sama, koszty zwrócą się szybciej – poprzez zaoszczędzony czas i brak potrzeby podnoszenia kwalifikacji pracowników.

Chcesz dowiedzieć się więcej o podpisie elektronicznym? Pobierz bezpłatny ebook "Podpis elektroniczny w Twojej firmie. Jak zdepapieryzować swój biznes i zarządzać dokumentami online"

Ile można zaoszczędzić przy podpisie elektronicznym?

W przypadku, gdy firma obsługuje 600 dokumentów rocznie i korzysta z papierowego obiegu dokumentów, koszty które się z nim wiążą to 23 160zł. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zamknięcie się w kwocie 8 250zł, daje to oszczędności równe 14 910 zł rocznie. Bezpośredni wpływ na tak dużą różnicę w kosztach ma możliwość zrezygnowania z wysyłek kurierskich, archiwizowania, drukowania i obsługiwania papierowych wersji dokumentów przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego. W e-Booku “Podpis elektroniczny w Twojej firmie. Jak zdepapieryzować swój biznes i zarządzać dokumentami online” przedstawione są dokładniejsze wyliczenia i założenia, które zostały do nich przyjęte. Z publikacji można się również dowiedzieć jak najlepiej wprowadzić e-podpis w firmie.