Poufność negocjacji

Prawo do zachowania tajemnicy przez właścicieli firm, a także przez osoby zarządzające nimi zawiera sama definicja przedsiębiorstwa, zawarta w Ustawie Kodeks Cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 roku (Dz. U. 1964r. Nr 16 poz. 93). W art. 55 (1) KC przedsiębiorstwo zostało określone jako zorganizowany zespół składników niematerialnych i materialnych przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej. Wśród składników, które stanowią przedsiębiorstwo, w punkcie 8. wymieniono „tajemnice przedsiębiorstwa”.

Co może stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, ustawodawca zdefiniował w sposób ogólny, w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 2003r. Nr 153 poz. 1503).

Art. 11. pkt 4.

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania, w celu zachowania ich poufności.

Odkrywanie kart

Zastrzeżenia, co do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa zazwyczaj skierowane są do pracowników firmy, szczególnie tych, którzy z racji wykonywanych czynności, mają do niej dostęp. Są jednak sytuacje, kiedy tajemnice swojej firmy przedsiębiorca musi ujawnić sam. Szczególnie dochodzi do tego podczas negocjowania umów lub kontraktów z obcym podmiotem. Kodeks Cywilny, w nowelizacji z 2003 r., bierze tę okoliczność pod uwagę.

Art. 72 (1)

par. 1. Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest zobowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej;

par. 2. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w par. 1., uprawniony może zażądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Nowelizacja KC koresponduje z cytowanym wyżej art. 11, pkt. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i ma na celu ochronę interesów obu stron, prowadzących negocjacje, poprzez obowiązek uczciwego ich prowadzenia, zarówno przez jedną, jak i przez drugą. Zapis wyraźnie wskazuje, że informacji ujawnionych przez stronę podczas negocjacji i zastrzeżonych przez nią jako poufne, drugi uczestnik nie może przekazywać stronom trzecim, ani wykorzystywać w celu uzyskania własnych korzyści.

Zastrzeżenie obowiązkowe

Prawo nie nakazuje, co ma stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Właściciele firm lub zarządzający nimi, sami decydują, jakich informacji dotyczących przedsiębiorstwa, nie chcą ujawniać opinii publicznej.

- Podstawowymi informacjami, dotyczącymi przedsiębiorstwa i chronionymi jako jego tajemnica, na podstawie artykułu 11, Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, są na przykład dane objęte sprawozdaniem finansowym, takie jak przychód, dochód firmy, czy też poniesiona przez nią strata - uważa mecenas Grzegorz Chyl, współwłaściciel Kancelarii Prawnej Chyl i Wspólnicy.

Jednocześnie mecenas Chyl zwraca uwagę, że w przypadku podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, dane te są jawne, gdyż akta rejestrowe mogą być udostępnione przez sąd każdemu zainteresowanemu.

- Wykorzystanie i ujawnienie w takim przypadku danych trudno uznać za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa - wyjaśnia mec. Chyl.

Jednak art. 72 (1) KC reguluje - zdaniem mecenasa - odmienną sytuację, kiedy strona uprawniona do dysponowania informacjami, ujawnia je w toku prowadzonych negocjacji drugiej stronie z zastrzeżeniem poufności. Ani więc przypadek firm zarejestrowanych w KRS, ani oczywistość poufności pewnych danych, nie zwalnia przedsiębiorców od stosowania się do prawa, w zakresie obowiązku zabezpieczenia informacji o swoich firmach, które stanowią ich tajemnicę.

- Mając na uwadze literalne brzmienie artykułu 72 (1) Kodeksu Cywilnego wydaje się, że zastrzeżenie poufności w toku prowadzonych negocjacji powinno być wyraźne i nie może być domniemywane - stwierdza mecenas Grzegorz Chyl. - Brak takiego zastrzeżenia, bez względu na rodzaj przekazanych informacji, zwalnia drugą stronę z obowiązku ich nieujawniania.

Należy tu zaznaczyć, że zgodnie art. 72 (1) KC chroni nie tylko informacje o firmie, które mają wartość gospodarczą, ale również inne, jeżeli tylko podczas negocjacji zostało wyrażone zastrzeżenie co do ich poufności.

Można pogrozić

Artykuł 72 (1) KC nie określa formy zastrzeżenia. Zastrzeżenie, że informacje przekazane drugiej stronie są poufne może nastąpić nie tylko w formie pisemnej, ale również w formie ustnej. Jednak umowy negocjacyjne sporządzane są raczej na piśmie. Na ogół czuwają nad tym prawnicy i przedsiębiorcy zasadniczo nie muszą się obawiać, że sprawa tajemnicy przedsiębiorstwa zostanie w nich pominięta.

Umowa zazwyczaj składa się z kilku punktów, niejako tematycznych, np.: przedmiot umowy, dostarczenie towaru, cena i warunki płatności, rozwiązywanie sporów. Sprawy dotyczące zabezpieczenia informacji poufnych stanowią jeden z nich.

Punkt dotyczący informacji poufnych może więc przybrać następującą treść: „wszystkie sprawy związane z niniejszą umową objęte zostają tajemnicą zgodnie z art. 72(1) Kodeksu Cywilnego”.

- W praktyce obrotu gospodarczego, przyjęło się zastrzegać w umowach, że wszelkie lub niektóre dane, dotyczące na przykład przedmiotu umowy, informacji przekazanych kontrahentowi w związku z zawarciem, czy też wykonywaniem umowy, są poufne i ich ujawnienie bez zgody drugiej strony może rodzić określone skutki prawne - wyjaśnia mecenas.

Zabezpieczenie zachowania w tajemnicy niektórych danych może przybrać następująca formę: „strony zobowiązują się zachować jako poufne informacje, które przy uzgadnianiu i realizacji niniejszej umowy otrzymają od drugiej strony i które zostaną uznane za poufne, nie przekazywać tych informacji bez zgody strony udzielającej osobom trzecim i nie wykorzystywać tych informacji w innym celu, jak tylko realizacja stosunku umownego, zawartego z drugą stroną umowy”.

W tym przypadku wyraźnie zastrzeżono poufność informacji nie tylko w trakcie negocjacji, ale także w trakcie realizacji umowy. Można też zapisać skutki ujawnienia przez drugą stronę tajemnic zastrzegającego.

- Można wprost zastrzec, że na przykład ujawnienie tajemnicy zastrzeżonej w umowie przez stronę może dać jej prawo do odstąpienia od umowy, do jej wypowiedzenia, albo że może stanowić podstawę ewentualnego roszczenia odszkodowawczego, czy też wiązać się z obowiązkiem zapłaty kary umownej - tłumaczy mec. Grzegorz Chyl.

Uwaga na słowa

W umowach bardzo często używa się określenia „tajemnica handlowa”. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że w ustawodawstwie polskim takie pojęcie nie istnieje. Przyjmuje się, że pojęcie tajemnicy handlowej mieści się części definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, zawartej cytowanym wyżej art. 11., pkt. 4 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: „lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą”. Będą to więc informacje takie, jak kalkulacja cen, technologia wyrobów, szczególnie nowych produktów, wzory przemysłowe, transakcje - w odróżnieniu od informacji o charakterze organizacyjnym firmy. Jest to jednak rozgraniczenie umowne i aby być w pełnej zgodzie z literą prawa, należałoby stosować termin „tajemnica przedsiębiorstwa”.

Barbara Kozłowska