Czym jest project management w firmie?

Project management w firmie

Project management to zbiór aktywności charakteryzujący się następującymi cechami:

• są ze sobą powiązane w złożony sposób,
• zmierzają do osiągnięcia celu, często poprzez wytworzenie unikatowego produktu, usługi bądź rezultatu,
• posiadają zaplanowany z góry początek i koniec”

Wiedząc zatem już czym jest w teorii projekt, postanowiłem zrobić krok jeszcze i zaczerpnąć z Wikipedii definicję project management’u. Zanim ją zacytuję wytłumaczę się dlaczego to robię, a nie próbuje opisać tego zagadnienia własnymi słowami. Otóż tematyką zarządzania projektami zajmuję się profesjonalnie od ponad dwudziestu lat i nigdy wcześniej tej definicji nie przeczytałem. W momencie, kiedy czytam ją na potrzeby napisania tego artykułu stwierdzam, że jest ona napisana w bardzo ciekawy i mądry sposób, czytelnie odzwierciedlając zasady profesjonalnego zarządzania projektami. Zakładam ponadto, że duży procent kierowników projektów podobnie jak ja tej definicji również nie czytało. Pewnie, tak jak ja, nie z powodu lenistwa, ale z powodu dużej ilości codziennej pracy, naglących tematów, problemów do rozwiązania itp., więc pewnie zarówno dla mnie jak i dla pozostałej grupy kierowników projektów może być to ciekawe. Po zacytowaniu definicji, w dalszej części artykułu podzielę się także własnymi przemyśleniami, po ponad dwudziestu latach pracy, o tym czym jest w praktyce project management.

Definicja Project Management’u i praktyka

„Zarządzanie projektem to dziedzina zarządzania zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu. Jedną ze składowych zarządzania projektem jest praktyczna wiedza o eliminowaniu ryzyka porażki na poziomie całego cyklu życia projektu. Ryzyko w projekcie bierze się głównie z niemożliwości wyeliminowania niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie projektu wynikającej z dynamiki komunikacji pomiędzy uczestnikami, zmiennej wydajności zespołów projektowych, błędnego planowania oraz czynników otoczenia zewnętrznego.

Z innego punktu widzenia, zarządzanie projektem można zdefiniować jako naukę o definiowaniu i osiąganiu celów przy jednoczesnej maksymalnie możliwej optymalizacji użycia zasobów (np. czasu, pieniędzy, ludzi itd.). Zarządzanie projektem to pole działania i odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu.

Ze względu na zakres uprawnień, odpowiedzialności i poziom wymaganych kompetencji najbardziej wyróżniającą się rolą w projekcie jest rola kierownika projektu. Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmuje się koordynacją zadań projektu pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń.

Kim jest sponsor projektu?

Inną istotną rolą w projekcie jest sponsor projektu, który powołuje projekt do życia. Sponsor projektu jest jednocześnie osobą najbardziej uprawnioną do podejmowania wszelkich decyzji w projekcie, ale najczęściej podejmującą w projekcie decyzje kluczowe, w tym również mogące redefiniować zakres, budżet lub czas realizacji projektu. Sponsor podejmuje często również decyzję, co do wyboru kierownika projektu i przez cały czas wspiera jego osobę w trakcie realizacji projektu. Wszelkie decyzje sponsora są zawsze wiążące dla kierownika projektu”.

W moim rozumieniu jednak project management w firmie to coś więcej niż przytoczona definicja, która mówi jak powinno wyglądać skuteczne zarządzanie projektem. Może być ona dobrą instrukcją, natomiast w praktyce project management to także:

Cały skomplikowany, wielowątkowy proces oceny poszczególnych projektów, następnie finalne podjęcie decyzji o tym, które z nich zostaną w firmie zrealizowane. Proces ten służy efektywnemu wykorzystaniu zasobów dostępnych w firmie, jak również zwraca uwagę na obszary gdzie np. będzie trzeba nawiązać dodatkową współpracę.

Umiejętne powiązanie projektów z celami strategicznymi firmy

Jest to bardzo istotny aspekt, ponieważ prowadzi do osiągnięcia przez firmę przewagi konkurencyjnej oraz pomaga firmie posuwać się naprzód na rynku.

Zarządzanie programami i portfelami projektów. Bardzo dużo firm zarządza portfelami poszczególnych grup projektów, ponieważ często to nie sukces pojedynczego projektu, ale sukces całego portfela projektów pozwala osiągać duże cele strategiczne firmy.

Koordynowanie pracy projektowej firmy oraz definiowanie standardów to bardzo duży i ważny obszar realizowany głównie przez Project Management Office, którego powołanie w każdej większej firmie, zdaje się być niemal obowiązkowe.

Coraz więcej firm chce mieć sprawdzony system informatyczny do zarządzania projektami. Należy pamiętać, że system ten, aby był skuteczny należy w mądry sposób wybrać, a wdrożyć i przeszkolić pracowników.

Raportowanie przez kierowników projektów i PMO sytuacji projektowej firmy dla kierownictwa firmy oraz zarządu

Często brak przekazania kluczowych elementów statusu projektu może mieć wpływ na całą sytuację firmy. Dlatego cykliczne, rzetelne raporty oparte na wiarygodnych danych są także ważnym aspektem project managementu.

Regularne przeglądy statusu realizacji projektów i portfeli projektowych w firmie służy weryfikacji dostępnych zasobów i ich efektywnym rozplanowaniu.

Sprawne podejmowanie przez kierownictwo firmy decyzji potrzebnych dla skutecznej realizacji projektów. Skuteczny project management to także zwinność osób nadzorujących oraz efektywność podejmowania decyzji.

Tak jak widzimy, project management w firmie to bardzo obszerne, kompleksowe zagadnienie i bardzo ważne z punktu widzenia dynamicznego rozwoju praktycznie każdej organizacji. Wiedza teoretyczna to jedynie część, główną rolę odgrywa praktyczne podejście do realizacji procesów, które należy rozwijać, dopasowując do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Sukces powodzenia projektów wymaga zatem odpowiedniego podejścia, skoordynowania wielu działań, a ponadto wsparcie technologiczne będzie nieocenione poprzez poprawę efektywności pracy oraz mierzenie i raportowanie poszczególnych elementów.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA