Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?

Obowiązek 5 lat

Większość dokumentów firmowych należy przechować przez 5 lat. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy nawet wtedy, kiedy firma zostanie zamknięta.

Takie dokumenty na czas np. zawieszenia firmy lub jej zamknięcia można przekazać do archiwum.

Które dokumenty firmowe przechowujemy 5 lat?

Przez 5 lat przechowujemy poniższe dokumenty firmowe:

• dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące
  - przekazane do ZUS od początku 2012 r.
• dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, np. ZUS ZUA
• księgę przychodów i rozchodów
• księgi rachunkowe
• ewidencje i rejestry podatkowe
• dokumenty z inwentaryzacji
• faktury zakupowe i sprzedażowe
• roczne sprawozdania finansowe

Księgi rachunkowe za 2019 r. należy przechowywać 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te księgi dotyczą, czyli do końca 2024 r. Jednak aby zachować terminy wynikające z przepisów podatkowych, należy je przechowywać do końca 2025 r.

Które dokumenty firmy przechowujemy 10 lat?

Wśród dokumentów firmy, które należy przechowywać 10 lat:

• dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące - przekazane do ZUS do końca 2011 r.
• zgłoszenia ZUS IWA
• dokumentację pracowniczą (listy płac, karty wynagrodzeń itp)

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999  - dokumenty firmowe należy przechowywać 50 lat

Czy okres przechowywania dokumentów firmy może zostać wydłużony?

Tak, może zdarzyć się tak, że w przypadku danej firmy zostanie wszczęte postępowanie w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, Wtedy termin przechowywania dokumentów zostanie wydłużony.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA