Kategorie

Jakie błędy popełniają firmy przy planowaniu inwestycyjnym?

Pierwszym krokiem do sukcesu projektu inwestycyjnego jest zrozumienie celu, jaki organizacja chce osiągnąć nową inwestycją
Shutterstock
O czym pamiętać przy planowaniu procesu inwestycyjnego? Co zrobić, aby nie był on karkołomnym zadaniem oraz jakich potencjalnych błędów unikać?

Cel nowej inwestycji

Reklama

Pierwszym krokiem do sukcesu projektu inwestycyjnego jest zrozumienie celu, jaki organizacja chce osiągnąć nową inwestycją. Na tym etapie niezwykle ważne jest zadanie sobie licznych pytań, które ukierunkują inwestora na właściwe ścieżki procurementu (działu zakupów) specjalistów i wykonawców, którzy będą niezbędni do realizacji zadania.

- Podstawowe pytania, które należy sobie postawić przed rozpoczęciem procesu inwestycyjnego, dotyczą celu realizacji inwestycji, jak np. powiększenie lub zmniejszenie powierzchni, zmiana / poprawa funkcji pomieszczeń lub ich przekształcenie, przeprowadzka do innej lokalizacji (już znanej lub dopiero poszukiwanej), poprawa jakości powierzchni w celu sprzedaży lub wynajmu, upgrade mający na celu dostosowanie do aktualnych normom np. bezpieczeństwa pożarowego lub zwykły remont / odświeżenie powierzchni. Po ustaleniu jasnego celu przychodzi czas na określenie czasu realizacji oraz wysokości budżetu – mówi Aleksandra Kozdra, Project Manager, Cushman & Wakefield.

BŁĄD PIERWSZY: Zbyt późne podjęcie decyzji o inwestycji

Wygasająca umowa najmu, brak stanowisk pracy dla nowozatrudnionych pracowników lub niegotowa powierzchnia dla kluczowego najemcy to główne powody podjęcia kroków projektowych. Jednak dobrze przeprowadzony proces wyposażenia przestrzeni powinien zacząć się dużo wcześniej ze względu na swoją złożoność i wieloetapowość – mówi Michał Jaraczewski, Associate, Project & Development Services, Cushman & Wakefield.

Zwłaszcza w dobie pandemii, warto poradzić się eksperta ile czasu przeznaczyć na realizację całego projektu inwestycyjnego.

Podstawowe etapy samej realizacji projektu to:

  • Zapewnienie funduszy (z odpowiednim zapasem).
  • Wyłonienie (samodzielnie lub w ramach przetargu) projektantów, a następnie projektowanie przestrzeni – zwykle jest to także wieloetapowe działanie.
  • Wyłonienie wykonawców oraz budowa – działanie również złożone z licznych etapów
  • Wyposażenie w niezbędne sprzęty oraz meble, a także rozruchy systemów (np. IT czy AudioVideo).

BŁĄD DRUGI: zbyt późne zaangażowanie project managera

Reklama

Kolejne pytanie, jakie należy sobie zadać na etapie projektowym, brzmi: kto ma odpowiadać za prowadzenie inwestycji? Dobrze jest, by project manager był zaangażowany w projekt już na etapie rozmów komercyjno-biznesowych. Jest on specjalistą w swojej dziedzinie i jego wkład w kwestiach harmonogramu oraz budżetu, czy logistyki od samego początku może okazać się kluczowy.

Project Manager może być pracownikiem w strukturach inwestora, ale może też być zewnętrznym ekspertem z firmy specjalizującej się w zarządzaniu projektami. Proces inwestycyjny potrafi być długotrwały, a dla inwestora jest to bardzo duży i czasochłonny projekt. Zaangażowanie zewnętrznego project managera to dobry pomysł nie tylko z racji jego doświadczenia i wiedzy, ale też, dlatego, że mało, jaki inwestor może pozwolić sobie na zawieszenie swoich codziennych obowiązków, by zająć się prowadzeniem i koordynowaniem inwestycji budowlanej – podkreśla Aleksandra Kozdra.

BŁĄD TRZECI: niewłaściwe założenia budżetowe

Jednym z najczęstszych błędów procesu inwestycyjnego jest niedoszacowanie budżetu, które z kolei prowadzi do znacznych przekroczeń. W przypadku braku własnego doświadczenia warto skorzystać z porady specjalisty - Cost Managera, który, otrzymując wytyczne od klienta, potrafi bardzo dobrze oszacować budżet.

- Wiele podmiotów wychodzi z założenia, że z niskim budżetem da się zrealizować wszystkie założenia projektowe. Prawdą jest, że można przeprowadzić całkiem udane inwestycje przy mocno ograniczonych zasobach finansowych, ale trzeba naprawdę wiedzieć jak tego dokonać. Brak rozeznania i doświadczenia może skończyć się produktem, który okaże się rozczarowujący – mówi Michał Jaraczewski.

BŁĄD CZWARTY:  brak zaufania do projektantów / podwykonawców

W zależności od charakteru projektu inwestycyjnego główną rolę projektową będą grali albo architekci, albo inżynierowie. Większość inwestycji jednak będzie wymagała udziału nie tylko tych dwóch specjalistów, ale także całego grona innych ekspertów – specjalistów IT,Workplace Strategy, BHP, akustyki, od systemów AV, systemów security (kamery, kontroli dostępu), a także mebli specjalnych itd. Każda z tych dziedzin ma swoją specyfikę i specjalistów. Nikt nie oczekuje od inwestora, by znał się na wszystkich aspektach projektowych, dlatego należy zatrudnić projektantów, których inwestor obdarzy zaufaniem.

- W przypadku realizacji projektu wola inwestorska oczywiście bierze pierwszeństwo, bo to w końcu projektanci mają realizować wizje i zapotrzebowania inwestorskie. Niemniej jednak nadmierne kwestionowanie rozwiązań projektowych często kończy się zmianami podczas prac budowlanych, a co za tym idzie, znacznie wzrastają koszty i pojawiają się opóźnienia. Projektanci znają się na materiałach i technologii, warto więc mieć do nich zaufanie. Zazwyczaj prezentują oni różnie opcje kosztowe, jednak negowanie ich porad i usilne wdrażanie własnych rozwiązań, będących wbrew zaleceniom projektantów, może mieć przykre i kosztowne skutki – mówi Michał Jaraczewski.

BŁĄD PIĄTY: Niepoinformowanie projektantów/project managerów/kosztorysantów o wysokości budżetu

- Projektanci chętnie puszczą wodze fantazji, jeśli nie mają podanych ścisłych ram kosztowych. Proponując konkretne rozwiązania są zorientowani w kosztach, dlatego zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest projektowanie od początku z uwzględnieniem określonego budżetu. W przeciwnym razie po kilku miesiącach pracy może okazać się, że budżet jest „przestrzelony” o dwa lub trzy razy, albo wręcz przeciwnie, że nie wykorzystano możliwości i zastosowano tańsze produkty nie do końca spełniające swoją funkcję lub wymagania jakościowe – mówi Aleksandra Kozdra.

Niezwykle ważne jest, aby inwestor – po zakończeniu projektu (koncepcyjnego bądź wykonawczego) – poświęcił należyty czas z projektantami i kierownikiem projektu, aby przejść krok po kroku przez cały projekt, w którym znajduje się mnóstwo informacji zaprezentowanych na rysunkach technicznych, które nie są od razu czytelne dla osób niekorzystających z tego typu dokumentacji na co dzień. Mimo że proces drobiazgowej prezentacji projektu może trwać nawet kilka godzin, warto pozwolić kierownikowi projektu lub architektowi go przeprowadzić jeszcze przed akceptacją całości. Pozwoli to uniknąć niespodzianek na budowie, gdy pojawią się elementy, których się nie spodziewało lub, gorzej, gdy zabraknie rzeczy kluczowych – choćby z zakresu IT czy AV.

Kolejna istotna kwestia w procesie projektowym to obecność osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji dotyczących projektu aż do samego końca realizacji. Jeżeli po stronie inwestora nie ma osoby dedykowanej do podejmowania odpowiedzialnych decyzji podczas projektowania, to należy koniecznie taką osobę wyznaczyć oraz zadbać o zachowanie ciągłości zaangażowania osób kluczowych. W praktyce oznacza to, że osoba podejmująca kluczowe decyzje na początku projektu powinna brać udział w projekcie aż do jego zakończenia, by uniknąć sytuacji, w której zespół obecny przy końcowych fazach realizacji nie ma pojęcia o wytycznych, wedle których powstał projekt, a które zostały przez innych podjęte na początku procesu.

BŁĄD SZÓSTY: Nieuwzględnienie w zakresie prac nadzoru autorskiego projektantów w czasie budowy

Projekt koncepcyjny i projekt wykonawczy są często wykonywane przez zupełnie innych projektantów.  Koncepcja, jak nazwa wskazuje, określa “look and feel”, ogólny zarys i wygląd, wykonawczy zaś jest wielobranżową dokumentacją, zestawem instrukcji „jak budować” dla wykonawców. Nie zawsze projekt wykonawczy odzwierciedla idealnie koncepcję, czy też, nie zawsze wyłapie korelację między branżami, czego następstwem jest konieczność korygowania koncepcji i właśnie na tym etapie niezastąpione jest wsparcie oryginalnych pomysłodawców. Architekt odpowiedzialny za projekt często najszybciej wyłapie ewentualne błędy wykonawcze czy też niezgodności wykonania z projektem, dlatego tak ważne jest zaangażowanie go w prace wykonawcze oraz uwzględnienie zakresu jego nadzoru w pierwotnej wycenie projektu.

BŁĄD SIÓDMY: Brak czasu między odbiorami budowlanymi na uruchomienie własnych systemów, prace instalacyjne, czy też dostawę i montaż mebli

W przypadku typowego fit-outu większej powierzchni niejednokrotnie nawet miesiąc okazuje się być ledwo wystarczający do przygotowania nowej powierzchni na pierwszy oficjalny dzień działalności. Zadaniem inwestora, przy wsparciu project managera, jest wyszczególnienie prac instalacyjnych, które powinny zostać przeprowadzone i oszacowanie bezpiecznego na to czasu.

Mogą to być na przykład:

  • Instalacja mebli ruchomych (biurka, stoły, krzesła, regały itd.);
  • Instalacja i testy systemów AV, IT, kamer CCTV i kontroli dostępu;
  • Uruchomienie mediów, nie mniej Internetu i WIFI;
  • Szkolenia pracowników w systemach zastosowanych na nowej powierzchni.

Project manager od samego początku inwestycji pomoże także upewnić się, że każdy biorący czynny udział w projekcie, wie kto za co odpowiada i czym się na projekcie zajmuje. Takie zrozumienie sprawia, że projekt jest łatwiejszy dla wszystkich zaangażowanych i powoduje mniej nieporozumień. W łatwiejszej komunikacji pomaga lista kontaktów zawierająca namiary na każdą osobę zaangażowaną w projekt. Należy dopilnować, by wszystkie dokumenty były znane i dostępne dla każdej osoby zaangażowanej oraz były aktualizowane na bieżąco.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Źródło: Cushman & Wakefield
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    14 cze 2021
    Zakres dat:

    Wakacje 2021 - jakie są trendy turystyczne?

    Gdzie wyjedziemy na tegoroczne wakacje? Wybierzemy urlop w kraju czy za granicą? Jakie kierunki są popularne? Czy biura podróży mają szansę w tym sezonie na odrobienie strat?

    Dotacja na założenie firmy - zabezpieczenie środków [VIDEO]

    Jedną z najpopularniejszych form wsparcia z urzędu pracy, dostępną dla zarejestrowanych osób bezrobotnych, jest dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej. Jak zabezpieczyć zwrot dofinansowania?

    Bitcon i kryptomilionerzy - gdzie zapłacą swoje podatki?

    Na świecie ujawniają się pierwsi miliarderzy, którzy dorobili się tylko na bitconie, a w Polsce jest coraz więcej krypto-milionerów. Czy odprowadzają podatki do polskiej kasy?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód. Co to oznacza?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód tworzy poważny problem dla kierowcy. Powód? Samochód nie przejdzie przeglądu technicznego!

    Koniec systemu opustów od przyszłego roku - co to oznacza dla przedsiębiorców?

    Zapowiedź końca systemu opustów od początku przyszłego roku ogłoszona w projekcie nowelizacji ustawy - Prawo energetyczne i ustawy o odnawialnych źródłach energii zatrzęsła branżą PV i wywołała burzę wśród osób planujących w najbliższym czasie inwestycję w fotowoltaikę.

    Ponad 6,5 tys. spraw w wydziale dla frankowiczów

    W ostatnich dwóch miesiącach do nowo utworzonego wydziału dla frankowiczów wpłynęło ponad 6,4 tys. pozwów. Z tego prawie 3 tys. przesunięto z innych wydziałów. Z czego wynika wzrost liczby pozwów?

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku. Wynajem 50-metrowego mieszkania bez liczników i opłat dodatkowych to wydatek od 800 zł miesięcznie. W drogich zazwyczaj Wrocławiu czy Krakowie można znaleźć oferty oscylujące wokół 1000 zł. Aż 5890 zł to najwyższa stawka w Warszawie. Za tak duże różnice odpowiada m.in. lokalizacja i standard wykończenia.

    Nowy Lexus NX. Wygląda jak stary, ale jest nowy i ma plug-ina

    Nowy Lexus NX został oficjalnie zaprezentowany. Druga odsłona SUV-a segmentu D zdaniem producenta otrzymała aż 95 proc. nowych komponentów.

    Dynamiczny wzrost aktywności deweloperów

    Rynek nowych nieruchomości mieszkaniowych. Obserwujemy dynamiczny wzrost aktywności deweloperów. Znacznie więcej wydanych pozwoleń na budowę i rozpoczętych inwestycji.

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?

    Co piąta firma zamierza zatrudnić nowych pracowników

    Przedsiębiorcy myślą intensywnie o tym, jak najlepiej wykorzystać sytuację rosnącej konsumpcji. Blisko 18 proc. firm planuje inwestycje, głównie w sprzęt i maszyny. Równocześnie rośnie poziom zatrudnienia.

    Rejestr REGON. Przybyło nowych firm

    W maju w rejestrze REGON zarejestrowano 32,76 tys. firm, +5,0 proc. mdm - poinformował Główny Urząd Statystyczny. Ile firm zawiesiło swoją działalność?

    Czy deweloperzy będą budować na gruntach gminnych?

    Inwestycje mieszkaniowe. Czy będą powstawać osiedla na gruntach gminnych w ramach współpracy opartej o nowe przepisy dotyczące rozliczania lokali lub budynków w cenie nieruchomości zbywanych z gminnego zasobu nieruchomości, tzw. ustawy lokal za grunt? Jak deweloperzy oceniają możliwość realizacji projektów w nowym programie? Czy gminne grunty są dla nich interesujące?

    Luzowanie obostrzeń - większe limity w hotelach, otwarte dyskoteki

    Od 26 czerwca zwiększa się maksymalne obłożenie hoteli. Podniesiony zostanie też limit osób na targach, konferencjach i koncertach. Do limitów osób nie będą wliczały się osoby zaszczepione.

    Jacek Bisiński (Google): Agroturystyka wysoko w wyszukiwarkach [PODCAST]

    Jak podaje Google, w ostatnim miesiącu 7 na 10 wyszukiwań związanych z podróżami dotyczyło miejsc w Polsce, a 31% było związanych z zagranicą. Jakie kierunki najczęściej wpisujemy do wyszukiwarki? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Jak założyć PKK przez internet?

    Jak założyć PKK przez internet? Wystarczy że kandydat na kierowcę odwiedzi rządową stronę i po wypełnieniu zatwierdzi wniosek profilem zaufanym.

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu? Czy się da?

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu rejestracyjnego pojazdu? No i tu pojawia się pewien problem. Bo przepisy mówią nie o usunięciu, a raczej wykreśleniu.

    Gaz nie wbity w dowód: jak zalegalizować LPG w aucie?

    Gaz nie wbity w dowód? Jak zalegalizować obecność instalacji LPG w aucie? Błąd podczas montażu będzie kosztować kierowcę trochę... czasu!

    Łączenie w jednym oświadczeniu różnych zgód - wyrok NSA

    Czy łączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgody na telemarketing w jednym oświadczeniu klienta jest zgodne z prawem?

    Kredyt denominowany w walucie obcej - wyrok TSUE dot. przedawnienia zwrotu pieniędzy

    Kredyt denominowany w walucie obcej. Wobec konsumenta, który zawarł umowę kredytu denominowanego w walucie obcej i nie ma wiedzy w zakresie nieuczciwego charakteru warunku zawartego w umowie kredytu, nie może obowiązywać jakikolwiek termin przedawnienia w odniesieniu do zwrotu kwot zapłaconych na podstawie tego warunku - orzekł 10 czerwca 2021 r. Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawach dotyczących kredytów denominowanych we franku szwajcarskim (CHF), gdzie walutą spłaty było euro (EUR). Zdaniem TSUE, informacje przekazane konsumentowi przez kredytodawcę dotyczące istnienia ryzyka kursowego nie spełniają wymogu przejrzystości, jeżeli opierają się na założeniu, że parytet między walutą rozliczeniową a walutą spłaty pozostanie stabilny przez cały okres obowiązywania tej umowy.

    Subskrypcyjny model sprzedaży - zagrożenia dla firm

    76 % internautów nie rozumie powodów, dla których należałoby płacić za dostęp do artykułów w sieci. Jest to poważna bariera dla rozwoju modelu subskrypcyjnego w polskich mediach.