Jak rekrutować do pracy nie łamiąc RODO?

Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które są niepotrzebne do przeprowadzenia rekrutacji. Dane osobowe nie mogą być też zbierane na zapas,  tj. bez wykazania przez administratora zgodnego z prawem celu ich pozyskania i niezbędności do realizacji tego celu.

Polecamy: Oferta specjalna: Pakiet książek – Nowa matryca stawek VAT Towary i Usługi z programem INFORLEX PKWiU + CN, stawki VAT i WIS na 2 m-ce

Które dane można pozyskać w procesie rekrutacji?

Zgodnie z art. 221 par. 1 Kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Oprócz tych danych pracodawca może żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, "ale tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku". Katalog danych, które mogą być przetwarzane w procesie rekrutacji przez pracodawcę jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres. UODO podkreśla przy tym, że do przetwarzania wymienionych danych nie jest potrzebna zgoda.

"Dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Zgoda, a w szczególności wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych, może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach. Na przykład, kandydat może zgodzić się na przetwarzanie jego danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas" - wskazuje UODO.

Referencje to nie zgoda na kontakt

Złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie.

"Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat" - zastrzega Urząd.

Zbędne dane

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w Kodeksie pracy, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika.