Home office, obsługa klienta - jak zarządzać firmą w obliczu covid-19?

Home Officers

Jak usprawnić dotychczasową organizację pracy? Jak zadbać o bezpieczeństwo i zdrowie pracujących zdalnie i w jaki sposób zaangażować pracowników w zarządzanie bhp?

W związku z nieustannym falowaniem krzywej epidemii - nagłymi wzrostami i spadkami liczby zakażonych wirusem SARS-CoV-2 - część pracodawców w szybkim tempie przeorganizowała swoje zakłady pracy, wysyłając pracowników na pracę zdalną. Nie oznacza to jednak, że problemy związane z organizacją pracy czy zarządzaniem pracownikami się u nich skończyły. Dla niektórych pracodawców wirtualne zarządzanie „home officers” jest czymś nowym, zwłaszcza w sytuacji, gdy „domowe środowiska pracy” dość często diametralnie różnią się od dotychczasowych miejsc pracy. Jak usprawnić dotychczasową organizację pracy? Jak zadbać o bezpieczeństwo i zdrowie pracujących zdalnie i w jaki sposób zaangażować pracowników w zarządzanie bhp? To są jedne z kluczowych pytań, które zadają sobie zarządzający „home officers”.

Możliwe rozwiązania:

• system monitoringu komputera i poczty elektronicznej (urządzenia GPS);
• codzienne brefingi i odprawy za pośrednictwem aplikacji;
• system raportowania przez pracowników;
• kalendarze zawierające zadania i wyniki pracy;
• listy zadań połączone z programem pocztowym;
• aplikacje ewidencjonujące czas pracy;
• regulamin przydzielania zleceń i rozliczania zadań;
• ewidencjonowanie sprzętu pracodawcy wykorzystywanego do home office;
• wsparcie od IT odnośnie korzystania ze sprzętu i oprogramowania;
• regulamin pracy pracowników wykonujących pracę w trybie home office;

Polecamy: PPK Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Obsługa klienta

Zarządzanie pracującymi w zespołach lub stałej obsłudze klientów to wyzwanie dla wielu przedsiębiorców.

Jak zmniejszyć ryzyko zakażenia? Jak sobie radzić z wysokim wskaźnikiem absencji pracowników? Co zrobić w przypadku podejrzenia, że pracownik jest zarażony wirusem SARS-CoV-2?

Przed podobnymi dylematami stają również pracodawcy tych branż, którzy nie mogą polecić wykonywania pracownikom pracy zdalnej ze względu na charakter czy specyfikę pracy. Dotyczy to wielu pracowników zatrudnionych m.in. w przemyśle, budownictwie, usługach i handlu, transporcie publicznym, użyteczności publicznej, policji czy służbach bezpieczeństwa. Osoby wykonujące te prace są w stałym fizycznym kontakcie z wieloma innymi osobami, a w związku z tym są najbardziej narażone na ryzyko zachorowania na COVID-19. W jaki sposób ograniczyć te ryzyko oraz zmniejszyć transmisję wirusa pomiędzy pracownikami w miejscu pracy? Jak sobie radzić z wysokim wskaźnikiem absencji pracowników? Co zrobić w przypadku podejrzenia, że pracownik jest zarażony wirusem SARS-CoV-2? I jak postępować z pracownikiem z dodatnim testem na COVID-19? Te pytania równie często spędzają pracodawcom sen z powiek.

Możliwe rozwiązania:

• przeprowadzenie oceny ryzyka i wdrożenie systemu hierarchii kontroli;
• odpowiednia organizacja pracy, przeorganizowanie stanowisk pracy; stosowanie środków technicznych ograniczających fizyczną inter-akcję;
• ograniczenie skupisk ludzkich, ograniczenie zasad korzystania w przestrzeniach wspólnych;
• dobór właściwych środków ochrony indywidualnej, w tym ubrań ochronnych;
• praca w zespołach o stałych składzie;
• stosowanie narzędzi tele-wideo konferencyjnych;
• rejestracja osób trzecich przychodzących z zewnątrz do zakładu pracy i określenie zasad ich obsługi;
• ustalenie odpowiednich zasad higieny w miejscu pracy;
• ograniczenie obciążeń psychicznych spowodowanych epidemią;
• szkolenia on-line;
• procedura postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia/stwierdzenia zakażenia;
• ustalenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i kontrolę ww. procedury.

Lawinowy wzrost zachorowań w zakładzie pracy

Jak powinien wyglądać plan zamknięcia zakładu pracy lub przejścia części pracowników na pracę zdalną? Jak przygotować się do wznowienia pracy, uwzględniając zasady bezpieczeństwa i higieny pracy?

Przedmiotem niepokoju pracodawców w związku z lawinowymi wzrostami zachorowań na COVID-19 jest też coraz bliższa perspektywa zamknięcia zakładu pracy na określony czas. Jak w takiej sytuacji powinien wyglądać plan zamknięcia zakładu pracy lub przejścia części pracowników na pracę zdalną? Jak przygotować się do wznowienia pracy, uwzględniając zasady bezpieczeństwa i higieny pracy?

Możliwe rozwiązania:

• aktualizacja oceny ryzyka;
• dostosowanie organizacji miejsca pracy w celu ograniczenia transmisji COVID-19;
• zamykanie/wznawianie miejsc pracy etapami;
• procedury i szkolenia przed wznowieniem pracy;
• pomoc dla pracowników dotkniętych chorobą COVID-19;

Odpowiedzi na te pytania powinien dostarczyć pracodawcom akt wewnątrzzakładowy w postaci regulaminu określającego zasady działalności przedsiębiorstwa w stanie epidemii wywołanej wirusem SARS-CoV-2.

                                                                 Marcin Szymańczyk, Adwokat, Partner Zarządzający 

Aneta Walewska-Borsuk, Adwokat, Senior Associate

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA