REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing jako narzędzie optymalizacji procesów zarządzania

Rogala Robert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing to efektywne narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom optymalizację procesów zarządzania. Jednak kierujący firmami menedżerowie przed podjęciem decyzji o wykorzystaniu tego narzędzia powinni zastanowić się, czy w danej sytuacji jest to faktycznie najlepsze rozwiązanie z punktu widzenia wzrostu efektywności funkcjonowania ich firmy.

Trzeba rozważyć przede wszystkim takie czynniki, jak cel, jaki chcemy osiągnąć, oraz szczegółowe oczekiwania wobec firmy, od której będziemy outsourcować usługi czy sprzęt.

REKLAMA

Mówiąc o sensowności korzystania z outsourcingu jako narzędzia wpływającego na optymalizację procesów zarządzania i racjonalizację finansową, można wyróżnić dwie grupy argumentów, które decydują o słuszności jego wykorzystywania w prowadzonej działalności biznesowej: są to motywy bezpośrednio mierzalne (finansowe) oraz pozostałe: trudnomierzalne i pozafinansowe.

Kiedy outsourcing ma sens - przesłanki mierzalne

REKLAMA

Wszystkie podejmowane przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą działania mają aspekt finansowy. Nawet decyzja o sprzedawaniu produktów poniżej kosztów produkcji musi mieć uzasadnienie w postaci realizacji zysku i powinna opierać się na kompleksowej analizie i kalkulacji finansowej. Warto korzystać z outsourcingu w sytuacji, gdy jego efekty bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe naszej działalności. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy mamy do zrealizowania złożone projekty wymagające zaangażowania specjalistów z różnych branż w niepełnych wymiarach czasu, w ograniczonym okresie trwania.

Pozyskanie do pracy specjalistów zainteresowanych pracą na część etatu oraz tylko na czas trwania danego projektu jest bardzo trudne (inaczej wygląda to na stanowiskach o niższych, „podstawowych” kwalifikacjach, jak sekretarka, kasjerka - tu czasowe zatrudnianie pracowników jest dość popularne i dostępne). W takiej sytuacji firma ma problem - zapłacić za 100% etatu specjalisty, wykorzystując tylko 25% czasu pracy zatrudnionego pracownika, czy nie? Właśnie w takim przypadku rozwiązaniem jest outsourcing. Firma outsourcingowa zatrudnia specjalistów na cały etat i „sprzedaje” ich do kilku projektów równocześnie. Jeśli zatem klient i firma outsourcingowa podzielą się po połowie różnicą między 100% a 25%, to obydwie strony zarabiają - mamy do czynienia z sytuacją win-win, kiedy obydwie strony odnoszą korzyści.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W życiu przedsiębiorstwa pojawiają się również inne sytuacje, kiedy wdrożenie outsourcingu sprzętu, usług i procesów pozwala na uzyskanie oszczędności kosztowej, np. kiedy w związku z realizacją projektu musimy kupić, a następnie po zakończeniu wdrożenia szybko sprzedać składnik aktywów, oznacza to dla firmy:

● utratę wartości w momencie sprzedaży tego aktywa,

● konieczność pozyskania finansowania na jego zakup (koszt),

● np. znajomość obsługi urządzenia, które musimy kupić.

Ponadto często specjalistyczny sprzęt trudno szybko sprzedać. W każdym przypadku są to policzalne koszty. W takiej sytuacji outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem:

● realizując zadania o charakterze ciągłym, w których duże znaczenie ma „efekt skali”, np.: data center (inwestycja), księgowość i finanse (różnorodność kompetencji - fakturzystka, główna księgowa, dyrektor finansowy, kontroler, doradca podatkowy);

● przy projektach wymagających dużych nakładów jednorazowych, przy okresowym wykorzystaniu, np. call center.

Outsourcing jest również dla firm, w których pojawiło się zapotrzebowanie na specjalistyczny sprzęt i osoby potrafiące go obsłużyć, ale relatywnie na krótki okres.

Trudnomierzalne i pozafinansowe aspekty outsourcingu

REKLAMA

Przedsiębiorcy, myśląc o optymalizacji procesów zarządzania w swoich firmach, muszą pamiętać, że zatrudnienie osób to nie tylko ich pensja, ale również zajmowana przez nich powierzchnia (a tę każda firma ma ograniczoną), inwestycje w stworzenie miejsca pracy (meble, komputery, pozostałe wyposażenie), nowe linie telefoniczne, a także infrastruktura: toalety, kuchnie.

Outsourcowanie nawet stałych funkcji pozwala łatwiej zredukować koszt w czasie kryzysu. Najczęściej zanim przedsiębiorca zwolni pracownika, analizuje możliwe scenariusze postępowania przed podjęciem ostatecznej decyzji o redukcji zatrudnienia. Współpracując z firmą outsourcingową, jeśli cena zależy od ilości pracy, przedsiębiorca może zmniejszyć koszt nawet bez rozwiązywania umowy.

W razie konieczności przeprowadzenia restrukturyzacji często bliskie relacje wewnątrz organizacji nie pozwalają na szybkie „zredukowanie” pewnych funkcji. Te same relacje utrudniają wprowadzenie zasad jednoznacznej oceny efektywności pracy i „dokręcania śruby”. Współpracując z firmą zewnętrzną, jednostka odczuwa mniejszą barierę w komunikacji i w związku z tym niezbędne zmiany są przeprowadzane szybciej i łatwiej są podejmowane radykalne decyzje w powyższym zakresie.

W procesie życia firmy ginie dużo „drobnych” kosztów (telefony, catering, kurierzy itp.). Koszty te na ogół nie są rozpisywane na dane zespoły projektowe czy działy, więc nie są brane pod uwagę, kiedy oceniamy efektywność zadań realizowanych wewnątrz firmy. Wytransferowanie ich „na zewnątrz” powoduje jednoznaczne przypisanie wszystkich kosztów danemu zadaniu.

Należy zwrócić uwagę, że specjalistów nie zatrudnia się nadmiarowo. W czasie choroby, urlopu czy rezygnacji z pracy powstaje luka, której jednostka nie wypełni. Firma outsourcingowa ma wielu specjalistów i w krytycznym momencie może okresowo przesuwać ich między klientami.

Pozostałe pozafinansowe motywy outsourcowania usług to m.in.:

● zachowanie poufności informacji (np. outsourcing płac),

● większa odpowiedzialność firmy zewnętrznej w porównaniu z odpowiedzialnością pracownika i możliwość egzekwowania ewentualnych odszkodowań,

● ubezpieczenie OC wykupione przez firmy,

● nadzór managementu nad zespołem specjalistów - zarząd firmy może nie mieć czasu na dodatkowe obowiązki,

● większa elastyczność outsourcingu w przypadku kryzysu,

● element psychologiczny - łatwiej zmienić firmę niż pracownika,

● pozbycie się ryzyka rotacji pracowników i związanych z tym ewentualnych kosztów rekrutacji oraz szkoleń,

● eliminacja ryzyka absencji w pracy (urlopy, choroby) i wynikających z tego opóźnień w realizacji prac,

● okresowy wzrost zapotrzebowania na specjalistów powoduje też wzrost zapotrzebowania na back office.

Ponadto:

● chcąc zatrudnić samodzielnie specjalistów, ponosimy ryzyko związane z rekrutacją - możemy zatrudnić osoby, które mają zdolności do autoprezentacji, ale nie posiadają wymaganej wiedzy merytorycznej,

● firma decydująca się na outsourcing pewnych usług może łatwiej ocenić efektywność świadczenia danej usługi,

● pewnych zadań najczęściej nie da się zrealizować własnymi zasobami, np. restrukturyzacji.

We wszystkich tych aspektach pomocny może okazać się outsourcing. Jednak trzeba pamiętać, że zawsze należy zdefiniować cele, jakie jednostka stawia przed firmą mającą świadczyć jej tego rodzaju usługi. Jasno określone cele i ich kontrolowanie pozwolą na efektywne zarządzanie współpracą i racjonalne podejmowanie decyzji o jej kontynuacji bądź zaprzestaniu.

Przykładowe cele wykorzystywane w outsourcingu usług księgowych to np.:

● dostarczanie raportów do określonego dnia,

● poprawne i terminowe naliczanie zobowiązań publicznoprawnych,

● czas reakcji na zadawane pytania,

● okresowa weryfikacja poprzez bieżącą kontrolę oraz np. coroczne audyty.

Oprócz jasnych celów, jakie dana jednostka chce osiągnąć dzięki wdrożeniu outsourcingu, musi ona zdawać sobie sprawę, że jest to proces, którym trzeba zarządzać.

Niezbędna jest również okresowa weryfikacja wyznaczonych celów oraz cykliczna analiza opłacalności outsourcingu na podstawie założonych mierników.

Okresowa analiza opłacalności outsourcingu oraz weryfikacja celów może przebiegać następująco: jeśli dana jednostka jest małą organizacją, może nie mieć dużych potrzeb lub może jej nie być stać na jakość rozwiązań stosowanych przez największe firmy outsourcingowe (a więc i wysoką cenę) - wówczas należy wybrać małą firmę outsourcingową. Gdy jednostka rozwija się, jakość małej firmy outsourcingowej może nie wystarczać i może mieć sens zmiana firmy obsługującej na droższą, ale stosującą nowocześniejsze (droższe) rozwiązania, np. zapewniające większe bezpieczeństwo lub wyższą jakość.

Robert Rogala

ekspert w dziedzinie outsourcingu usług finansowych, Partner, Centrum Doradztwa Biznesowego Sp. z o.o.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rolnicy ruszyli do skupów. Czy da się jeszcze zarobić na zbożu?

    W obliczu obaw o dalszy spadek cen, rolnicy postanowili sprzedać zboża ze swoich magazynów. Już w styczniu, punkty skupu zakupiły 538,8 tys. ton zbóż, co stanowi wzrost o 10% w porównaniu z analogicznym okresem w roku 2023 i o 17% w stosunku do grudnia poprzedniego roku. 

    Dojście do niskiej inflacji wymaga kontraktu społecznego, który jest jak umowa widmo

    Niska inflacja to kontrakt społeczny. Taki kontrakt jest jak umowa widmo, ale osiągany jest głównie wysiłkiem banku centralnego, bo NBP jest odpowiedzialny za stabilność cen w gospodarce.

    Sektor MŚP chętniej sięga po kredyty, a banki zaostrzają kryteria ich przyznawania

    Popyt na kredyty długoterminowe ze strony małych przedsiębiorców jest najwyższy od lat. Jedocześnie banki przyznają, że zaostrzają kryteria kredytowe. Czy alternatywna forma finansowania, czyli faktoring, będzie przeżywał ożywienie?  

    Przedsiębiorcy mają obawy czy uda się wydać pieniądze z KPO. Polska ma na to o połowę mniej czasu niż inne kraje

    Pieniądze z Krajowego Planu Odbudowy – KPO dla Polski to doskonała wiadomość, ale trzeba się pospieszyć, by je efektywnie wydać, apelują przedsiębiorcy. Kraje, które dostały pieniądze europejskie bez opóźnień aktualnie są już w połowie drogi w ich wydatkowaniu. Polska będzie musiała wdrożyć wysokie tempo, by żadne dotacje nie przepadły.

     

    REKLAMA

    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    REKLAMA