REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing jako narzędzie optymalizacji procesów zarządzania

Rogala Robert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing to efektywne narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom optymalizację procesów zarządzania. Jednak kierujący firmami menedżerowie przed podjęciem decyzji o wykorzystaniu tego narzędzia powinni zastanowić się, czy w danej sytuacji jest to faktycznie najlepsze rozwiązanie z punktu widzenia wzrostu efektywności funkcjonowania ich firmy.

Trzeba rozważyć przede wszystkim takie czynniki, jak cel, jaki chcemy osiągnąć, oraz szczegółowe oczekiwania wobec firmy, od której będziemy outsourcować usługi czy sprzęt.

REKLAMA

Mówiąc o sensowności korzystania z outsourcingu jako narzędzia wpływającego na optymalizację procesów zarządzania i racjonalizację finansową, można wyróżnić dwie grupy argumentów, które decydują o słuszności jego wykorzystywania w prowadzonej działalności biznesowej: są to motywy bezpośrednio mierzalne (finansowe) oraz pozostałe: trudnomierzalne i pozafinansowe.

Kiedy outsourcing ma sens - przesłanki mierzalne

REKLAMA

Wszystkie podejmowane przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą działania mają aspekt finansowy. Nawet decyzja o sprzedawaniu produktów poniżej kosztów produkcji musi mieć uzasadnienie w postaci realizacji zysku i powinna opierać się na kompleksowej analizie i kalkulacji finansowej. Warto korzystać z outsourcingu w sytuacji, gdy jego efekty bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe naszej działalności. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy mamy do zrealizowania złożone projekty wymagające zaangażowania specjalistów z różnych branż w niepełnych wymiarach czasu, w ograniczonym okresie trwania.

Pozyskanie do pracy specjalistów zainteresowanych pracą na część etatu oraz tylko na czas trwania danego projektu jest bardzo trudne (inaczej wygląda to na stanowiskach o niższych, „podstawowych” kwalifikacjach, jak sekretarka, kasjerka - tu czasowe zatrudnianie pracowników jest dość popularne i dostępne). W takiej sytuacji firma ma problem - zapłacić za 100% etatu specjalisty, wykorzystując tylko 25% czasu pracy zatrudnionego pracownika, czy nie? Właśnie w takim przypadku rozwiązaniem jest outsourcing. Firma outsourcingowa zatrudnia specjalistów na cały etat i „sprzedaje” ich do kilku projektów równocześnie. Jeśli zatem klient i firma outsourcingowa podzielą się po połowie różnicą między 100% a 25%, to obydwie strony zarabiają - mamy do czynienia z sytuacją win-win, kiedy obydwie strony odnoszą korzyści.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W życiu przedsiębiorstwa pojawiają się również inne sytuacje, kiedy wdrożenie outsourcingu sprzętu, usług i procesów pozwala na uzyskanie oszczędności kosztowej, np. kiedy w związku z realizacją projektu musimy kupić, a następnie po zakończeniu wdrożenia szybko sprzedać składnik aktywów, oznacza to dla firmy:

● utratę wartości w momencie sprzedaży tego aktywa,

● konieczność pozyskania finansowania na jego zakup (koszt),

● np. znajomość obsługi urządzenia, które musimy kupić.

Ponadto często specjalistyczny sprzęt trudno szybko sprzedać. W każdym przypadku są to policzalne koszty. W takiej sytuacji outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem:

● realizując zadania o charakterze ciągłym, w których duże znaczenie ma „efekt skali”, np.: data center (inwestycja), księgowość i finanse (różnorodność kompetencji - fakturzystka, główna księgowa, dyrektor finansowy, kontroler, doradca podatkowy);

● przy projektach wymagających dużych nakładów jednorazowych, przy okresowym wykorzystaniu, np. call center.

Outsourcing jest również dla firm, w których pojawiło się zapotrzebowanie na specjalistyczny sprzęt i osoby potrafiące go obsłużyć, ale relatywnie na krótki okres.

Trudnomierzalne i pozafinansowe aspekty outsourcingu

REKLAMA

Przedsiębiorcy, myśląc o optymalizacji procesów zarządzania w swoich firmach, muszą pamiętać, że zatrudnienie osób to nie tylko ich pensja, ale również zajmowana przez nich powierzchnia (a tę każda firma ma ograniczoną), inwestycje w stworzenie miejsca pracy (meble, komputery, pozostałe wyposażenie), nowe linie telefoniczne, a także infrastruktura: toalety, kuchnie.

Outsourcowanie nawet stałych funkcji pozwala łatwiej zredukować koszt w czasie kryzysu. Najczęściej zanim przedsiębiorca zwolni pracownika, analizuje możliwe scenariusze postępowania przed podjęciem ostatecznej decyzji o redukcji zatrudnienia. Współpracując z firmą outsourcingową, jeśli cena zależy od ilości pracy, przedsiębiorca może zmniejszyć koszt nawet bez rozwiązywania umowy.

W razie konieczności przeprowadzenia restrukturyzacji często bliskie relacje wewnątrz organizacji nie pozwalają na szybkie „zredukowanie” pewnych funkcji. Te same relacje utrudniają wprowadzenie zasad jednoznacznej oceny efektywności pracy i „dokręcania śruby”. Współpracując z firmą zewnętrzną, jednostka odczuwa mniejszą barierę w komunikacji i w związku z tym niezbędne zmiany są przeprowadzane szybciej i łatwiej są podejmowane radykalne decyzje w powyższym zakresie.

W procesie życia firmy ginie dużo „drobnych” kosztów (telefony, catering, kurierzy itp.). Koszty te na ogół nie są rozpisywane na dane zespoły projektowe czy działy, więc nie są brane pod uwagę, kiedy oceniamy efektywność zadań realizowanych wewnątrz firmy. Wytransferowanie ich „na zewnątrz” powoduje jednoznaczne przypisanie wszystkich kosztów danemu zadaniu.

Należy zwrócić uwagę, że specjalistów nie zatrudnia się nadmiarowo. W czasie choroby, urlopu czy rezygnacji z pracy powstaje luka, której jednostka nie wypełni. Firma outsourcingowa ma wielu specjalistów i w krytycznym momencie może okresowo przesuwać ich między klientami.

Pozostałe pozafinansowe motywy outsourcowania usług to m.in.:

● zachowanie poufności informacji (np. outsourcing płac),

● większa odpowiedzialność firmy zewnętrznej w porównaniu z odpowiedzialnością pracownika i możliwość egzekwowania ewentualnych odszkodowań,

● ubezpieczenie OC wykupione przez firmy,

● nadzór managementu nad zespołem specjalistów - zarząd firmy może nie mieć czasu na dodatkowe obowiązki,

● większa elastyczność outsourcingu w przypadku kryzysu,

● element psychologiczny - łatwiej zmienić firmę niż pracownika,

● pozbycie się ryzyka rotacji pracowników i związanych z tym ewentualnych kosztów rekrutacji oraz szkoleń,

● eliminacja ryzyka absencji w pracy (urlopy, choroby) i wynikających z tego opóźnień w realizacji prac,

● okresowy wzrost zapotrzebowania na specjalistów powoduje też wzrost zapotrzebowania na back office.

Ponadto:

● chcąc zatrudnić samodzielnie specjalistów, ponosimy ryzyko związane z rekrutacją - możemy zatrudnić osoby, które mają zdolności do autoprezentacji, ale nie posiadają wymaganej wiedzy merytorycznej,

● firma decydująca się na outsourcing pewnych usług może łatwiej ocenić efektywność świadczenia danej usługi,

● pewnych zadań najczęściej nie da się zrealizować własnymi zasobami, np. restrukturyzacji.

We wszystkich tych aspektach pomocny może okazać się outsourcing. Jednak trzeba pamiętać, że zawsze należy zdefiniować cele, jakie jednostka stawia przed firmą mającą świadczyć jej tego rodzaju usługi. Jasno określone cele i ich kontrolowanie pozwolą na efektywne zarządzanie współpracą i racjonalne podejmowanie decyzji o jej kontynuacji bądź zaprzestaniu.

Przykładowe cele wykorzystywane w outsourcingu usług księgowych to np.:

● dostarczanie raportów do określonego dnia,

● poprawne i terminowe naliczanie zobowiązań publicznoprawnych,

● czas reakcji na zadawane pytania,

● okresowa weryfikacja poprzez bieżącą kontrolę oraz np. coroczne audyty.

Oprócz jasnych celów, jakie dana jednostka chce osiągnąć dzięki wdrożeniu outsourcingu, musi ona zdawać sobie sprawę, że jest to proces, którym trzeba zarządzać.

Niezbędna jest również okresowa weryfikacja wyznaczonych celów oraz cykliczna analiza opłacalności outsourcingu na podstawie założonych mierników.

Okresowa analiza opłacalności outsourcingu oraz weryfikacja celów może przebiegać następująco: jeśli dana jednostka jest małą organizacją, może nie mieć dużych potrzeb lub może jej nie być stać na jakość rozwiązań stosowanych przez największe firmy outsourcingowe (a więc i wysoką cenę) - wówczas należy wybrać małą firmę outsourcingową. Gdy jednostka rozwija się, jakość małej firmy outsourcingowej może nie wystarczać i może mieć sens zmiana firmy obsługującej na droższą, ale stosującą nowocześniejsze (droższe) rozwiązania, np. zapewniające większe bezpieczeństwo lub wyższą jakość.

Robert Rogala

ekspert w dziedzinie outsourcingu usług finansowych, Partner, Centrum Doradztwa Biznesowego Sp. z o.o.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA