Outsourcing jako narzędzie optymalizacji procesów zarządzania

Trzeba rozważyć przede wszystkim takie czynniki, jak cel, jaki chcemy osiągnąć, oraz szczegółowe oczekiwania wobec firmy, od której będziemy outsourcować usługi czy sprzęt.

Mówiąc o sensowności korzystania z outsourcingu jako narzędzia wpływającego na optymalizację procesów zarządzania i racjonalizację finansową, można wyróżnić dwie grupy argumentów, które decydują o słuszności jego wykorzystywania w prowadzonej działalności biznesowej: są to motywy bezpośrednio mierzalne (finansowe) oraz pozostałe: trudnomierzalne i pozafinansowe.

Kiedy outsourcing ma sens - przesłanki mierzalne

Wszystkie podejmowane przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą działania mają aspekt finansowy. Nawet decyzja o sprzedawaniu produktów poniżej kosztów produkcji musi mieć uzasadnienie w postaci realizacji zysku i powinna opierać się na kompleksowej analizie i kalkulacji finansowej. Warto korzystać z outsourcingu w sytuacji, gdy jego efekty bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe naszej działalności. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy mamy do zrealizowania złożone projekty wymagające zaangażowania specjalistów z różnych branż w niepełnych wymiarach czasu, w ograniczonym okresie trwania.

Pozyskanie do pracy specjalistów zainteresowanych pracą na część etatu oraz tylko na czas trwania danego projektu jest bardzo trudne (inaczej wygląda to na stanowiskach o niższych, „podstawowych” kwalifikacjach, jak sekretarka, kasjerka - tu czasowe zatrudnianie pracowników jest dość popularne i dostępne). W takiej sytuacji firma ma problem - zapłacić za 100% etatu specjalisty, wykorzystując tylko 25% czasu pracy zatrudnionego pracownika, czy nie? Właśnie w takim przypadku rozwiązaniem jest outsourcing. Firma outsourcingowa zatrudnia specjalistów na cały etat i „sprzedaje” ich do kilku projektów równocześnie. Jeśli zatem klient i firma outsourcingowa podzielą się po połowie różnicą między 100% a 25%, to obydwie strony zarabiają - mamy do czynienia z sytuacją win-win, kiedy obydwie strony odnoszą korzyści.

W życiu przedsiębiorstwa pojawiają się również inne sytuacje, kiedy wdrożenie outsourcingu sprzętu, usług i procesów pozwala na uzyskanie oszczędności kosztowej, np. kiedy w związku z realizacją projektu musimy kupić, a następnie po zakończeniu wdrożenia szybko sprzedać składnik aktywów, oznacza to dla firmy:

● utratę wartości w momencie sprzedaży tego aktywa,

● konieczność pozyskania finansowania na jego zakup (koszt),

● np. znajomość obsługi urządzenia, które musimy kupić.

Ponadto często specjalistyczny sprzęt trudno szybko sprzedać. W każdym przypadku są to policzalne koszty. W takiej sytuacji outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem:

● realizując zadania o charakterze ciągłym, w których duże znaczenie ma „efekt skali”, np.: data center (inwestycja), księgowość i finanse (różnorodność kompetencji - fakturzystka, główna księgowa, dyrektor finansowy, kontroler, doradca podatkowy);

● przy projektach wymagających dużych nakładów jednorazowych, przy okresowym wykorzystaniu, np. call center.

Outsourcing jest również dla firm, w których pojawiło się zapotrzebowanie na specjalistyczny sprzęt i osoby potrafiące go obsłużyć, ale relatywnie na krótki okres.

Trudnomierzalne i pozafinansowe aspekty outsourcingu

Przedsiębiorcy, myśląc o optymalizacji procesów zarządzania w swoich firmach, muszą pamiętać, że zatrudnienie osób to nie tylko ich pensja, ale również zajmowana przez nich powierzchnia (a tę każda firma ma ograniczoną), inwestycje w stworzenie miejsca pracy (meble, komputery, pozostałe wyposażenie), nowe linie telefoniczne, a także infrastruktura: toalety, kuchnie.

Outsourcowanie nawet stałych funkcji pozwala łatwiej zredukować koszt w czasie kryzysu. Najczęściej zanim przedsiębiorca zwolni pracownika, analizuje możliwe scenariusze postępowania przed podjęciem ostatecznej decyzji o redukcji zatrudnienia. Współpracując z firmą outsourcingową, jeśli cena zależy od ilości pracy, przedsiębiorca może zmniejszyć koszt nawet bez rozwiązywania umowy.

W razie konieczności przeprowadzenia restrukturyzacji często bliskie relacje wewnątrz organizacji nie pozwalają na szybkie „zredukowanie” pewnych funkcji. Te same relacje utrudniają wprowadzenie zasad jednoznacznej oceny efektywności pracy i „dokręcania śruby”. Współpracując z firmą zewnętrzną, jednostka odczuwa mniejszą barierę w komunikacji i w związku z tym niezbędne zmiany są przeprowadzane szybciej i łatwiej są podejmowane radykalne decyzje w powyższym zakresie.

W procesie życia firmy ginie dużo „drobnych” kosztów (telefony, catering, kurierzy itp.). Koszty te na ogół nie są rozpisywane na dane zespoły projektowe czy działy, więc nie są brane pod uwagę, kiedy oceniamy efektywność zadań realizowanych wewnątrz firmy. Wytransferowanie ich „na zewnątrz” powoduje jednoznaczne przypisanie wszystkich kosztów danemu zadaniu.

Należy zwrócić uwagę, że specjalistów nie zatrudnia się nadmiarowo. W czasie choroby, urlopu czy rezygnacji z pracy powstaje luka, której jednostka nie wypełni. Firma outsourcingowa ma wielu specjalistów i w krytycznym momencie może okresowo przesuwać ich między klientami.

Pozostałe pozafinansowe motywy outsourcowania usług to m.in.:

● zachowanie poufności informacji (np. outsourcing płac),

● większa odpowiedzialność firmy zewnętrznej w porównaniu z odpowiedzialnością pracownika i możliwość egzekwowania ewentualnych odszkodowań,

● ubezpieczenie OC wykupione przez firmy,

● nadzór managementu nad zespołem specjalistów - zarząd firmy może nie mieć czasu na dodatkowe obowiązki,

● większa elastyczność outsourcingu w przypadku kryzysu,

● element psychologiczny - łatwiej zmienić firmę niż pracownika,

● pozbycie się ryzyka rotacji pracowników i związanych z tym ewentualnych kosztów rekrutacji oraz szkoleń,

● eliminacja ryzyka absencji w pracy (urlopy, choroby) i wynikających z tego opóźnień w realizacji prac,

● okresowy wzrost zapotrzebowania na specjalistów powoduje też wzrost zapotrzebowania na back office.

Ponadto:

● chcąc zatrudnić samodzielnie specjalistów, ponosimy ryzyko związane z rekrutacją - możemy zatrudnić osoby, które mają zdolności do autoprezentacji, ale nie posiadają wymaganej wiedzy merytorycznej,

● firma decydująca się na outsourcing pewnych usług może łatwiej ocenić efektywność świadczenia danej usługi,

● pewnych zadań najczęściej nie da się zrealizować własnymi zasobami, np. restrukturyzacji.

We wszystkich tych aspektach pomocny może okazać się outsourcing. Jednak trzeba pamiętać, że zawsze należy zdefiniować cele, jakie jednostka stawia przed firmą mającą świadczyć jej tego rodzaju usługi. Jasno określone cele i ich kontrolowanie pozwolą na efektywne zarządzanie współpracą i racjonalne podejmowanie decyzji o jej kontynuacji bądź zaprzestaniu.

Przykładowe cele wykorzystywane w outsourcingu usług księgowych to np.:

● dostarczanie raportów do określonego dnia,

● poprawne i terminowe naliczanie zobowiązań publicznoprawnych,

● czas reakcji na zadawane pytania,

● okresowa weryfikacja poprzez bieżącą kontrolę oraz np. coroczne audyty.

Oprócz jasnych celów, jakie dana jednostka chce osiągnąć dzięki wdrożeniu outsourcingu, musi ona zdawać sobie sprawę, że jest to proces, którym trzeba zarządzać.

Niezbędna jest również okresowa weryfikacja wyznaczonych celów oraz cykliczna analiza opłacalności outsourcingu na podstawie założonych mierników.

Okresowa analiza opłacalności outsourcingu oraz weryfikacja celów może przebiegać następująco: jeśli dana jednostka jest małą organizacją, może nie mieć dużych potrzeb lub może jej nie być stać na jakość rozwiązań stosowanych przez największe firmy outsourcingowe (a więc i wysoką cenę) - wówczas należy wybrać małą firmę outsourcingową. Gdy jednostka rozwija się, jakość małej firmy outsourcingowej może nie wystarczać i może mieć sens zmiana firmy obsługującej na droższą, ale stosującą nowocześniejsze (droższe) rozwiązania, np. zapewniające większe bezpieczeństwo lub wyższą jakość.

Robert Rogala

ekspert w dziedzinie outsourcingu usług finansowych, Partner, Centrum Doradztwa Biznesowego Sp. z o.o.