REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie kosztami

Folga Małgorzata
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ostra konkurencja wymusza na firmach walkę o klienta, która nierzadko wyniszcza finansowo walczące o rynek podmioty. W tej sytuacji efektywne zarządzanie kosztami jest niezbędne.

Informacja, jakie procesy o które działy generują wypływ pieniędzy jest podstawą do zarządzania kosztami. Żeby ją otrzymać i żeby była wiarygodna warto wdrożyć system określający miejsca powstawania kosztów.

REKLAMA

Czym jest miejsce powstawania kosztów?

REKLAMA

Przedsiębiorstwa z reguły zorganizowane są w struktury działowe/departamentowe, które odpowiadają za określony wycinek działalności. Dodatkowo, w obrębie działów/departamentów zostają wyodrębnione osobne komórki odpowiedzialne za realizację wyznaczonych zadań, ponieważ przekazanie pracownikom większej decyzyjności warunkuje efektywne ich funkcjonowanie. Każda z komórek, wykonując swoją pracę automatycznie generuje koszty. Informacja o ich wielkości musi trafić do zarządu, żeby ten mógł świadomie zarządzać firmą. Można ją szybko uzyskać wprowadzając system określający miejsca powstawania kosztów (MPK). Wiedza o miejscach powstawania kosztów umożliwia sprawowanie pełnej nad nimi kontroli. Rozwiązuje problem przypisania wydatków do generujących je komórek/obiektów, pozwala na stały monitoring i pełną analizę. Bez tego trudno mówić o pilnowaniu wyniku finansowego.

Koszty przypisane do MPK mogą być kosztami stałymi i zmiennymi. Właściciel MPK, czyli osoba, której zostaje powierzone zarządzanie, odpowiada nie tylko za realizację zadań, ale i za to żeby zadania były realizowane zgodnie z przydzielonym MPK budżetem.

Kryteria wyodrębnienia MPK

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Najprostszy sposób wyselekcjonowania miejsc powstawania kosztów opiera się na istniejącej strukturze działowej. Chcąc zrobić to jeszcze bardziej szczegółowo, można wydzielić konkretne stanowiska, kanały sprzedaży czy też produkty. MPK mogą dotyczyć również procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Może na przykład istnieć osobne MPK na koszty złych długów. Każdemu MPK przydziela się budżet, który składa się z podstawowych kategorii kosztów generowanych przez codzienne czynności. Mogą to być na przykład koszty paliwa czy też koszty telefonów. Ocena kierownika MPK z wykonania budżetu powinna być przeprowadzana na koniec okresu rozliczeniowego, np. po zakończeniu każdego kwartału. Poza samym pomiarem odchyleń, trzeba zdefiniować przyczyny, bo tylko w ten sposób zidentyfikuje się potrzeby oraz zagrożenia w kolejnych planach budżetowych.

MPK powinien pełnić również rolę narzędzia umożliwiającego uczenie się, ponieważ dzięki szczegółowej analizie można określić, czy wydatki przełożyły się na realizację postawionych przed działem zadań.

Ponadto, w ramach miejsc powstawania kosztów można prowadzić dodatkowy monitoring. W tym celu pomocne będzie wprowadzenie systemu zleceń, które opisują działania, jakie realizuje dana firma, np. mogą to być wydatki ponoszone na sklepy w województwie zachodniopomorskim, związane ze sprzedażą produktu X.

Miejsca powstawania kosztów, a zakładowy plan kont

Miejsce powstawania kosztów powinno być skorelowane z funkcjonującym w przedsiębiorstwie planem kont. Koszty ewidencjonowane dotychczas jedynie na kontach księgi głównej można dodatkowo księgować w miejscu ich powstawania. Do jednego konta księgi głównej można przypisać nawet kilka MPK. Takie rozwiązanie jest zgodne z wymogami stawianymi przez ustawę o rachunkowości, powodując jednocześnie wzrost przejrzystości dekretowanych kosztów. Alternatywnie można oczywiście prześledzić poszczególne księgowania, jednak manualna analiza jest czasochłonna i nie daje bezpośredniej informacji, który dział je wygenerował. Istotne jest też zagrożenie ograniczające perspektywę zarządzania, bo jeśli ogólny budżet kosztów nie został przekroczony, controling może sądzić, że wszystkie procesy zachodzą poprawnie. Tymczasem może być tak, że korzystny wynik globalny jest efektem na przykład ponad standardowych oszczędności drugiego działu.

Jak poprawnie wdrożyć MPK?

Wdrożenie systemu miejsc powstawania kosztów powinno przynosić wymierne korzyści pod warunkiem, że poprawnie się odbędzie. Co trzeba zrobić?

Po pierwsze należy opracować strukturę MPK wraz z określeniem ich liczby oraz obszarów firmy, które będą nimi objęte. Kryterium podziału mogą stanowić: zadania wykonywane przez dział, miejsce w strukturze organizacyjnej, etap zaangażowania w procesie produkcyjnym, itp. Każde z miejsc powstawania kosztów powinno mieć określony standardowy symbol, np. DR1 - dział rachunkowości sekcja należności.

Bardzo ważne jest wprowadzenie zmian w systemie ewidencji dokumentów tak aby na dokumentach księgowych dotyczących kosztów zawsze był podany symbol danego MPK. Przyspieszy to księgowanie i przypisywanie kosztów do właściwych miejsc powstawania. Poza tym należy przeszkolić osoby odpowiedzialne za rachunkowość, żeby po zmianie oprócz konta księgi głównej księgowanie odbywało się również w odpowiednim MPK. W tym celu warto zaimplementować zmiany w systemie finansowo - księgowym, żeby pole MPK było obowiązkowe do wypełnienia.

Kolejny warunek, to opracowanie budżetów dla MPK. Za opracowanie budżetu powinien być odpowiedzialny kierownik każdego MPK. Oczywiście zawsze taki budżet musi jeszcze zweryfikować dyrektor odpowiadający za finanse firmy. Po skonstruowaniu budżetu trzeba wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie swoim MPK. Całkowita swoboda w zarządzaniu budżetem zwiększa się świadomość ponoszonych wydatków i wpływa na poziom odpowiedzialności.

Po wdrożeniu MPK, kolejnym krokiem jest opracowanie systemu raportowania i kontroli. To narzędzie pozwala właścicielowi MPK na przeprowadzanie monitoringu ponoszonych kosztów i analizę przyczyn powstałych odchyleń. Stosowny raport musi dostarczać informacji na temat rodzaju poniesionego kosztu, odwołania do faktur i not dokumentujących ten fakt, daty poniesienia kosztu, osoby dekretującej go w MPK, krótkiego opisu czego zadekretowany wydatek dotyczył.

Korzyści

Wdrożenie miejsc powstawania kosztów wymaga przeprowadzania wielu zmian w strukturze organizacyjnej firmy oraz całym planie kont, co wymaga to zaangażowania nie tylko osób z działów finansowo-księgowych. Co to w zamian daje firmie?

Po pierwsze, wyodrębnienie MPK umożliwi zwiększenie elastyczności w zarządzaniu wydatkami. Każda czynność będzie dokładniej kontrolowana, decyzje będą mogły być podejmowane szybciej, a wprowadzenie budżetu i powiązanie go z celami pracowników zwiększy świadomość, jak podejmowane codziennie czynności wpływają na wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Wprowadzenie systemu MPK dostarczy również informacji o udziale działów/departamentów i procesów w generowaniu kosztów. To bardzo dobry materiał do przeprowadzania restrukturyzacji. System budżetowania MPK daje wiedzę na temat przekroczenia wydatków w stosunku do planu, może to być pierwszym sygnałem do działań naprawczych.

Poza tym miejsca powstawania kosztów mogą być użyte w celu dokonania oceny efektywności wykorzystania zasobów przez działy i pracowników firmy. Wyznaczając budżet dla wybranego MPK stawia się jednocześnie cel przed pracownikami mającymi wpływ na wydatki co motywuje do dyscypliny finansowej.

MPK wywierają również ważny wpływ na jakość sprawozdawczości. Ewidencja kosztów staje się bardziej przejrzysta, a informacja na ich temat bardziej szczegółowa. Tym samym poprawia się system informacyjny rachunkowości, co pozytywnie usprawnia proces decyzyjny.

Czy MPK ma sens w małych firmach?

Wprowadzenie MPK jest czasochłonne i też kosztuje. Czy to się opłaca mniejszym przedsiębiorstwom? Wskazane korzyści nie są zarezerwowane tylko dla dużych firm. Są również w zasięgu mniejszych podmiotów, choć skala wdrożenia nie musi być tak duża. Nawet jeśli jest to tylko sprzedaż, zaopatrzenie i dział księgowości, taka klasyfikacja pozwoli monitorować wydatki.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Małgorzata Folga

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budownictwo narzeka na brak kredytów i sięga po faktoring, to za sprawą coraz wyższych nieregulowanych na czas wzajemnych zobowiązań

Wskaźniki koniunktury poprawiają się i coraz więcej firm prognozuje poprawę płynności. Ale szukające finansowego wsparcia przedsiębiorstwa z budownictwa nie zawsze mogą liczyć na przychylność banków w staraniach o kredyt. Stały się za to klientem numer jeden dla firm faktoringowych. Dotyczy to zwłaszcza mikrofirm.

Pieniądze z KPO. Kto zyska, a kto może stracić?

W ramach KPO do Polski trafiło już 7 mld euro. Czy optymizm inwestycyjny sprawi, że w Polsce na każdym kroku będzie plac budowy, a inflacja znów poszybuje w górę? Które firmy mogą rekordowo zyskać? A kto straci?

Finansowanie ze środków UE. Z jakich programów mogą korzystać przedsiębiorcy z MŚP?

Z jakich programów finansowania może skorzystać przedsiębiorca w 2024 roku? Unia Europejska kontynuuje swoje zaangażowanie we wsparcie przedsiębiorców z MŚP. Stawia na różnorodne programy i ułatwienia, które mają na celu stymulowanie innowacyjności, wzrostu gospodarczego oraz konkurencyjności firm w UE.

Od 12 czerwca zapłacisz okiem za zakupy. W których sklepach?

12 czerwca w pięciu salonach Empik w całej Polsce rozpoczyna się pilotażowy program płatności biometrycznych. To innowacyjne rozwiązanie opiera się na fuzji biometrii tęczówki oka i twarzy. Dostawcą tej technologii jest polski fintech PayEye, we współpracy z Planet Pay. Program jest pierwszym tego rodzaju w Europie i działa w ramach programu Mastercard Biometric Checkout.

REKLAMA

Będzie zakaz nowych licencji na transport międzynarodowy, zablokuje zakładanie jednoosobowych firm

Planowany przez Ministerstwo Infrastruktury pomysł zakazu wydawania licencji dla transportu międzynarodowego może okazać się dużym problemem dla polskich przewoźników. To praktycznie zakaz zakładanie nowych jednoosobowych firm. Ponadto blokada zakupu nowych ciężarówek.

Mikrofirmy budowlane mogą się pożegnać z kredytami?

Przeterminowane zaległości firm budowlanych to już ponad półtora miliarda złotych. Większość zadłużonych przedsiębiorców to mikrofirmy. Prognozowana poprawa płynności wcale nie oznacza, że firmy mogą liczyć na kredyty bankowe.

Rewolucja w handlu internetowym. Szczegółowe dane trafią do skarbówki

Szczegółowe informacje o transakcjach internetowych, w tym wynajmu mieszkań, będą przekazywane do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo, konta na platformach takich jak Allegro, OLX czy Vinted mogą zostać zablokowane, a wypłaty wstrzymane - informuje "Gazeta Wyborcza".

Połowa konsumentów deklaruje, że wybierze firmę wspierającą odpowiedzialny rozwój zamiast tej, która nie podejmuje takich działań

Inwestowanie ESG (Environmental, Social, Governance), czyli społeczna odpowiedzialność biznesu może być odpowiedzią na pościg za wynikami. Celem działalności firm powinno być dziś nie tylko osiąganie dobrych wyników finansowych, widocznych w raportach kwartalnych, ale także budowanie otoczenia społecznego, ochrona środowiska czy wspieranie ważnych inicjatyw. To istotne dla wielu inwestorów instytucjonalnych, jak również detalicznych, którzy wybierają inwestycje online mające na uwadze środowisko i otoczenie społeczne.

REKLAMA

Co robią małe firmy gdy kontrahent nie płaci. Zaległe płatności sięgnęły już 10 miliardów złotych

Ponad połowa firm wysyła wezwania do zapłaty, 47 proc. negocjuje z dłużnikiem, a co 5. zleca odzyskanie należności kancelarii prawnej – tak najczęściej postępują małe i średnie przedsiębiorstwa, kiedy kontrahent im nie płaci.

Dlaczego duże, międzynarodowe firmy opuszczają Polskę?

Levis Strauss czy Beko - dlaczego duże, międzynarodowe firmy opuszczają Polskę? Przyjrzyjmy się przyczynom i skutkom. Jak należy reagować na tego typu odejścia z polskiego rynku?

REKLAMA