Kategorie

Monitoring należności handlowych

Jacek Folga
Dymnicki Marcin
inforCMS
Jednym z podstawowych aktywów wpływających na płynność finansową są należności.

Monitorowanie ich spływu jest kluczem do uzyskania prawidłowych przepływów pieniężnych.

Monitorując należności, przedsiębiorstwo uzyska odpowiedzi na pytania: po ilu dniach płacą klienci, którzy mają największe zadłużenie, gdzie pojawiły się kłopoty z należnościami przeterminowanymi i z czego one wynikają, jakie są cele w zakresie należności i jaki jest ich bieżący status realizacji? Za pomocą jakich narzędzi można to robić?

Pomiar rotacji należności?

Żeby dowiedzieć się, po ilu dniach od wystawienia faktury odbiorcy płacą, zaleca się stosowanie wskaźnika rotacji należności. W literaturze określa się go skrótem DSO. Znajomość rotacji należności umożliwia: planowanie poziomu należności, kształtowanie płynności finansowej, uzyskanie informacji o czasie, po jakim statystycznie płacą odbiorcy. Słowo „statystycznie” jest w tym przypadku bardzo ważne. Jeśli rotacja wyjdzie na poziomie na przykład 36 dni, nie oznacza to, że wszyscy odbiorcy płacą po 36 dniach. Niektórzy mogą płacić wcześniej, niektórzy później. Jednak średnio wszyscy odbiorcy robią to po 36 dniach. W celu interpretacji wyników zaleca się analizę wskaźnika w czasie. Jeśli wskaźnik rośnie, oznacza to, że odbiorcy płacą gorzej niż w okresach poprzednich.

DSO może być liczony na kilka sposobów, jednak najczęściej bazuje on na średniej dziennej sprzedaży. W takim przypadku wykorzystuje się wzór:

Reklama

Średnią dzienną sprzedaż można uzyskać, dzieląc sprzedaż dla wybranego okresu przez liczbę dni tego okresu. Na przykład dla kwartału liczba dni wyniesie 90. Bardzo ważne jest, aby we wskaźniku uwzględniać tylko sprzedaż z tych miesięcy, z których pochodzą należności na koniec okresu. Obok dziennej sprzedaży konieczne jest również ustalenie średniego poziomu należności. Można je oszacować jako średnią stanu należności na początek i koniec okresu (np. początek i koniec roku kalendarzowego). Alternatywą może być stan należności na koniec okresu. Ważne jest w tym przypadku konsekwentne trzymanie się wybranej metody pomiaru (stan średni lub stan końcowy należności). W przeciwnym wypadku wyniki nie będą porównywalne.

Liczona w ten sposób rotacja ma jednak swoje ograniczenia. Jednym z nich są korekty bilansowe. Na przykład utworzenie wysokiego odpisu aktualizującego należności może znacznie obniżyć poziom należności w bilansie. W konsekwencji poprawi się rotacja należności, ale nie będzie to oznaczać, że odbiorcy zaczęli płacić szybciej. Przeciwnie, firma, tworząc odpis aktualizujący, spodziewa się, że część należności w ogóle nie będzie odzyskana. Poza tym DSO mierzy stan tylko na dzień pomiaru. Nie analizuje, jak odbiorcy płacili wcześniej, nie bierze pod uwagę okresu ciągłego, lecz tylko punktowy.

Z tego powodu powinno się te czynniki uwzględnić w interpretacji wyników. Ponadto wynik należy porównywać w czasie oraz na tle branży. Jeśli wynik drastycznie się zmienia, trzeba dokładnie zbadać przyczynę zmiany.

Firma może też zastosować rotację liczoną na podstawie danych wewnętrznych z systemu FK. Jako materiał do obliczeń należy wykorzystać poszczególne faktury. W tym przypadku trzeba policzyć różnicę między datą zapłaty a datą wystawienia faktury. Pokazuje ona, po jakim czasie została zapłacona pojedyncza faktura. Następnie w celu uzyskania informacji o wzorcu płatności odbiorcy należy pomnożyć otrzymany wynik dla każdej faktury przez jej wartość. W efekcie otrzymamy wartość ważoną. Sumę wartości ważonych dla wszystkich faktur odbiorcy należy podzielić przez jego przychody ze sprzedaży do odbiorcy. Przychody te powinny pochodzić z okresu, z którego pochodzi też suma analizowanych faktur. Otrzymany wynik będzie informował o tym, po jakim czasie płacą odbiorcy. Będzie to wynik bardziej zbliżony do rzeczywistości niż rotacja liczona miarą DSO. Wartość ważona z jednej strony wygładza duże opóźnienia nieistotnych wartości, z drugiej - uwzględnia wagę faktury. Dla firmy ważniejsze jest, aby szybciej otrzymać zapłatę za faktury o największej wartości. Ten problem został uwzględniony w tak liczonej rotacji należności.

Struktura wiekowa należności

Reklama

Kolejnym narzędziem, które warto wykorzystać w monitoringu należności, jest struktura wiekowa należności. Dostarcza ona informacji umożliwiających w prosty sposób zidentyfikowanie odbiorców zwlekających z zapłatą. Klasyfikuje należności handlowe odbiorców w przekroju dni, za jakie nie zostały jeszcze zapłacone. Struktura wiekowa należności prezentowana jest w postaci tabeli. Nagłówki kolumn określają przedziały czasowe. Wiersze opisują natomiast nazwy klientów. Wyszczególnianie wszystkich klientów w strukturze wiekowej należności nie jest konieczne, ale pomaga lepiej podejmować decyzje. Należności w terminie to całkowita wartość należności dla poszczególnych odbiorców, których termin płatności jeszcze nie upłynął. Są to wpłaty, których firma powinna oczekiwać w przyszłości. Należności po terminie to zestawienie sumy faktur przeterminowanych, czyli takich, których termin płatności już upłynął. W zależności od tego, ile dni od terminu płatności już minęło, do takiego przedziału zostanie zaklasyfikowana faktura.

Sporządzając strukturę wiekową należności, trzeba bazować na wewnętrznych zapisach księgowych z systemu FK. W przypadku struktury wiekowej należności bardzo ważne jest, aby sporządzać ją systematycznie w określonych wcześniej dniach tygodnia. Pozwoli to na bieżącą kontrolę należności i pracę na aktualnych danych.

Przykładowa struktura wiekowa należności wygląda następująco:

Informacje, jakie firma uzyskuje w wyniku zastosowania struktury wiekowej należności, to przede wszystkim dane na temat ryzyka utraty wpływów. Łatwo odczyta się z niej, jacy klienci mają największy dług i gdzie występują najstarsze przeterminowania w zakresie należności. Dzięki niej komórki odpowiedzialne za windykację uzyskują precyzyjną informację, w przypadku których odbiorców należy zintensyfikować działania.

Analiza prawidłowości spłat

Analiza prawidłowości spłat to bardzo dobre narzędzie uzupełniające informacje uzyskiwane w wyniku zastosowania struktury wiekowej należności. Inna nazwa tego narzędzia, którą można spotkać w literaturze, to bilansowe zestawienie należności. Analiza prawidłowości spłat obok funkcji wykorzystywanych w monitoringu należności może być wykorzystywana również we wspomaganiu planowania spływu gotówki.

Podstawowym atutem tego narzędzia jest to, że umożliwia ono obserwację zmian w zakresie wzorca płatniczego odbiorców. Analiza prawidłowości spłat może być sporządzona jako bezwzględna wartość dotycząca zadłużenia lub jako wartość procentowa. Podobnie jak w przypadku struktury wiekowej należności sporządza się ją w postaci tabeli (tabela 1).

Tabela zawiera informacje na temat miesięcy uwzględnianych w analizie. Znajdują się one w nagłówkach wierszy i kolumn. Wiersze informują o miesiącach, z których pochodzą niespłacone należności na dzień przeprowadzania analizy. Kolumny oznaczają miesiąc, w którym przeprowadzana jest analiza.

Obok nich znajduje się dodatkowa kolumna zawierająca informacje o wartości wykonanej sprzedaży na kredyt. Kolumna ta umożliwia oszacowanie, jaki był procent sprzedaży z wykorzystaniem kredytu kupieckiego w danym miesiącu oraz jaka część przychodów ze sprzedaży nie została jeszcze odzyskana przez firmę.

Wyniki analizy prawidłowości spłat można interpretować, odczytując dane w pionie i poziomie. Interpretacja danych w pionie dostarcza wiedzy na temat tego, jakie były należności całkowite na koniec dowolnego miesiąca. Dodatkowo można uzyskać informację, jaka wartość tych należności pochodzi ze sprzedaży bieżącej, a jaka dotyczy sprzedaży z miesięcy poprzednich. Natomiast interpretacja w poziomie umożliwia monitoring zmian należności w badanym okresie dla sprzedaży dotyczącej dowolnego miesiąca.

Przykład analizy pionowej dla kwietnia (dane z tabeli 1).

Suma należności w kwietniu wynosiła 320 000 zł. Należności te składały się z:

1) 30 000 zł należności niespłaconych wynikających ze sprzedaży wykonanej w styczniu,

2) 40 000 zł należności niespłaconych wynikających ze sprzedaży wykonanej w lutym,

3) 50 000 zł należności niespłaconych wynikających ze sprzedaży wykonanej w marcu,

4) 200 000 zł należności niespłaconych dotyczących sprzedaży bieżącej.

Przykład analizy poziomej dla stycznia.

W styczniu 100% sprzedaży o wartości 250 000 zł zostało objęte kredytem kupieckim. W lutym kwota niezapłaconych należności ze styczna wynosiła jeszcze 100 000 zł. Należności te malały w kolejnych miesiącach, jednak w kwietniu nadal było niezapłaconych jeszcze 30 000 zł za sprzedaż zrealizowaną w styczniu.

Jak wspomnieliśmy, analiza prawidłowości spłat jest powiązana ze strukturą wiekową należności. W jaki sposób? Zauważmy, że w przypadku analizy prawidłowości spłaty posiadamy informację o tym, jaka sprzedaż z miesiąca X nie została spłacona w kolejnych okresach roku. Jednak nie mamy informacji, czy są to już należności po terminie. Takie informacje uzyskamy dzięki zastosowaniu struktury wiekowej należności.

Planowanie należności

Bardzo ważną rolę w monitoringu należności odgrywa dobry plan zadłużenia odbiorców. Wiele przedsiębiorstw popełnia błąd, rezygnując ze sporządzania planów finansowych. Plan w przypadku należności określa cel, jaki powinno osiągnąć przedsiębiorstwo. Poza tym plan jest pewną mapą działań umożliwiającą opracowywanie działań kluczowych, które trzeba podjąć w celu jego osiągnięcia. Odbywa się to poprzez porównanie wartości rzeczywiście osiągniętych z wartościami planowanymi. Różnica informuje o szansach i zagrożeniach, jakie pojawiają się w przypadku należności. Na przykład w czerwcu nadmiernie wzrosły należności przeterminowane od kluczowych klientów. Jest to sygnał, że natychmiast trzeba podjąć działania naprawcze. Dobry plan należności umożliwia także sporządzenie prognozy spływu gotówki i lepsze dopasowanie źródeł kapitałów finansujących płynność.

Kolejny błąd, jaki popełniają przedsiębiorstwa, polega na sporządzaniu planu metodą stałej stopy wzrostu. W tym przypadku zmiana przychodów ze sprzedaży pociąga za sobą proporcjonalną zmianę należności. Niestety, w rzeczywistości tak nie jest. Zmienność otoczenia jest na tyle duża, że nawet samo ułożenie kalendarza i dni wolnych od pracy może decydować o tym, jaki będzie poziom należności w bilansie przedsiębiorstwa. W związku z tym konieczne jest bardziej szczegółowe planowanie należności. Plan minimum w takiej formie powinien uwzględniać podział na jednolite grupy klientów, a w ich ramach na należności w terminie i po terminie. Należności w terminie najłatwiej można zaplanować, mnożąc planowane przychody ze sprzedaży w okresie przez średnioważony termin płatności udzielany klientom. W przypadku należności po terminie stosujemy identyczną formułę, tylko zamiast średnioważonego terminu płatności stosujemy średnioważone opóźnienie w zapłacie. Dodatkowo bieżące przychody ze sprzedaży trzeba zastąpić przychodami z okresów poprzedzających, ponieważ to one będą tworzyć należności po terminie. Jeśli jest to zbyt skomplikowane, wówczas należności po terminie można zaplanować jako wartość celu do osiągnięcia przez osoby odpowiedzialne za windykację.

Marcin Dymnicki

Jacek Folga

Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Zawieranie umów w formie elektronicznej, zarządzanie dokumentami online. Czy prawnicy pozbędą się papierów?

    Zawieranie umów w formie elektronicznej. Tak jak biznesmeni rozpoczynający swoją karierę w latach 80-tych i 90-tych są przyzwyczajeni do noszenia znacznej ilości gotówki w kieszeni, tak prawnicy są przyzwyczajeni do wszystkiego, co jest „na piśmie”, „stwierdzone pismem”, ma „formę pisemną”, itp. Jak słusznie wskazała Rzecznik Generalna TSUE (w swojej opinii w sprawie C-258/16), teksty zapisuje się od tysięcy lat na różnych nośnikach – na glinianych tabliczkach, papirusie, marmurze czy granicie. Współcześnie coraz powszechniej używa się jednak elektronicznych środków przekazu. Odchodzi się od utożsamiania formy pisemnej wyłącznie z formą papierową (wydrukiem papierowym).

    Jak firma powinna informować o realizacji zadania publicznego?

    Od 25 czerwca br. będą obowiązywały nowe regulacje dla beneficjentów programów finansowanych z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych, w tym z PFRON. Jakie obowiązki informacyjne ma firma?

    Zarządzanie firmą budowlaną - dostęp do danych w czasie rzeczywistym

    Zarządzanie firmą budowlaną. Sektor budowlany wyszedł obronną ręką z zawirowań związanych z pandemią koronawirusa. Duży wpływ miały m.in. inwestycje zakontraktowane jeszcze przed wybuchem pandemii. Jednak wydajność prac prowadzonych w zaostrzonym reżimie sanitarnym spadła o ok. 5-20 proc. (zob. Raport PZPB “Sektor budownictwa w obliczu COVID-19”). Poszukiwanie możliwości optymalizacji powinno być więc jednym z priorytetów tej branży. Szansą na znaczne poprawienie wyników oraz lepszą organizację pracy jest bieżący dostęp do danych oraz ich analiza, która pozwala podejmować słuszne decyzje biznesowe.

    Czy przedsiębiorca może sprawdzić kto jest zaszczepiony?

    Była wojna o maseczki, będzie o dowody szczepienia? Przedsiębiorcy mają wątpliwości, jak sprawdzać czy klient jest zaszczepiony. Jakie obowiązki ma pracodawca, a jakie prawa pracownik?

    Co 4 firma ma kłopoty ze spłata rat kredytu lub leasingu

    Co druga firma z sektora MŚP w ciągu ostatnich trzech miesięcy poniosła w związku z pandemią dodatkowe koszty. Pojawiły się problemy ze spłatą rat leasingu. Ale te wydatki to nie jedyne zmartwienie firm. Jakie kłopoty finansowe mają firmy?

    Rynek konsumenta. Kto kupuje zdalnie, a kto stacjonarnie?

    Zakupy przez internet zyskały przez pandemię. W wyniku kolejnych obostrzeń nakładanych na branżę i wielu tygodni niemal całkowitego zakazu handlu drogą stacjonarną dla wielu sklepów handel internetowy był jedynym kanałem dystrybucji.

    Wynajem - jedno mieszkanie, podwójny zysk

    Wynajem nieruchomości. W obliczu rosnącej inflacji, która w maju br. sięgnęła już blisko 5%, warto zastanowić się, co zrobić, aby zaoszczędzone pieniądze nie straciły na wartości. Jedną z inwestycji, po którą wciąż chętnie sięgają Polacy są nieruchomości. Mimo rosnących cen mieszkań, nadal jest to najbezpieczniejsza i najpewniejsza forma lokaty kapitału. Ponadto na rynku pojawił się nowy produkt mający przyspieszyć zwrot z takiej inwestycji – tzw. Wehikuł Inwestycyjny.

    Kiedy ruszy Krajowy Rejestr Zadłużonych?

    Krajowy Rejestr Zadłużonych miał zacząć działać w lipcu tego roku, ale poczekamy jeszcze na jego uruchomienie. Kto trafi do Krajowego Rejestru Zadłużonych?

    Mixed-use, czyli budownictwo wielofunkcyjne

    Budownictwo wielofunkcyjne - mixed-use. Nowoczesne kompleksy wielofunkcyjne, otwarte na interakcje społeczne i zapewniające lokalne potrzeby, które wygrywają dziś z tradycyjnymi biurowcami, wyznaczają kierunek rozwoju inwestycji w sektorze komercyjnym.

    Lokalny program "Mój Deszcz"

    Lokalny program "Mój Deszcz". Miejski program dotacji do łapania deszczówki, uzupełniający program centralny, rozpoczyna samorząd Gliwic. Na wykonanie zbiorników do łapania i wykorzystania wód deszczowych ma być przeznaczone do 4 tys. zł – w ramach półmilionowego budżetu.

    Zdjęcie samochodu z rejestracją nie narusza RODO

    Zdjęcie samochodu z rejestracją spokojnie można publikować. Powód? Numer rejestracyjny pojazdu nie stanowi danych osobowych.

    Cupra Ateca [TEST]: w 4,9 sek. do setki w... rodzinnym SUV-ie

    Cupra Ateca choć ma typowo rodzinne ubranie, oferuje kierowcy aż 300 koni. Czy takie połączenie sprawdza się na drodze?

    Jak sprawdzić numer PKK? Kierowcę czeka wizyta w urzędzie...

    Jak sprawdzić numer PKK? Niestety, ale ustawodawca nie przewidział możliwości sprawdzenia online. To oznacza, że kierowca musi zawitać w urzędzie.

    Co zawiera pakiet dla zagranicznych inwestorów?

    Proponowany pakiet dla zagranicznych inwestorów to m.in.: "jedno okienko", w którym firma będzie mogła ustalić wszystkie podatkowe aspekty inwestycji, czy możliwość odliczania VAT od usług finansowych.

    Rynek nieruchomości biurowych w Europie

    Rynek nieruchomości biurowych. Z powodu pandemii Covid-19 spadło zapotrzebowanie na biura w Europie i inwestycje w nowe nieruchomości. W Londynie ten trend zaczyna się odwracać. We Francji wzrasta zapotrzebowanie na zielone dachy i tarasy. W Szwecji myśli się o "biurach przyszłości". Nadal puste pozostają biura we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

    Kasa fiskalna 2021 - rejestracja i zwolnienie

    Bez względu na rodzaj kasy przedsiębiorca ma obowiązek dokonania jej fiskalizacji i uzyskać numer ewidencyjny. Jak zarejestrować kasę fiskalną? Kto może to zrobić? Ile to kosztuje?

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym: jak wygląda, jakie dokumenty do niego dołączyć i ile kosztuje załatwienie sprawy?

    Dlaczego pracownicy wolą model hybrydowy?

    Aż 61 proc. pracowników chce pracować w modelu hybrydowym, pracę wyłącznie z domu chciałoby świadczyć zaledwie 15 proc. Jak ten trend wpływa na rynek nieruchomości biurowych?

    Dlaczego ciągłość IT jest numerem 1 dla firm?

    Zdolność firm do szybkiego odtworzenia środowiska pracy w wyniku awarii lub cyberataku jest dziś wystawiana na bardzo trudną próbę. Bardzo wiele biznes „zawdzięcza” tutaj pandemii i powszechnemu przejściu na pracę zdalną.

    Ile czasu jest ważny numer PKK?

    Ile czasu jest ważny numer PKK? To pytanie, które mogą zadać kandydaci na kierowców. A więc? Postaramy się odpowiedzieć na nie w naszym materiale.

    Backup w firmie - dlaczego jest taki ważny?

    Backup w firmie powinien być obowiązkowy. Przypadkowo usunięty dokument, złośliwe oprogramowanie lub uszkodzenie sprzętu – przyczyn utraty danych może być co najmniej kilka. W każdym przypadku konsekwencje są jednak takie same. Jak można ich uniknąć?

    Wakacje 2021 - jakie są trendy turystyczne?

    Gdzie wyjedziemy na tegoroczne wakacje? Wybierzemy urlop w kraju czy za granicą? Jakie kierunki są popularne? Czy biura podróży mają szansę w tym sezonie na odrobienie strat?

    Dotacja na założenie firmy - zabezpieczenie środków [VIDEO]

    Jedną z najpopularniejszych form wsparcia z urzędu pracy, dostępną dla zarejestrowanych osób bezrobotnych, jest dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej. Jak zabezpieczyć zwrot dofinansowania?

    Bitcon i kryptomilionerzy - gdzie zapłacą swoje podatki?

    Na świecie ujawniają się pierwsi miliarderzy, którzy dorobili się tylko na bitconie, a w Polsce jest coraz więcej krypto-milionerów. Czy odprowadzają podatki do polskiej kasy?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód. Co to oznacza?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód tworzy poważny problem dla kierowcy. Powód? Samochód nie przejdzie przeglądu technicznego!