E- fakturowanie w zamówieniach publicznych od kwietnia 2019 r.

"Zmniejszenie zatorów płatniczych i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu, łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, oszczędność czasu i pieniędzy to tylko niektóre efekty wejścia w życie nowych przepisów" – mówi minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz. 

Ustawa implementuje przepisy unijne do polskiego prawa - Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Polska była mocno zaangażowana w prace nad dokumentem, ze względu na jej pozytywne efekty. Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być przygotowani na odbiór faktury w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Zgodnie z Dyrektywą, faktury elektroniczne dla zamówień publicznych będą miały odpowiedni format, co oznacza, że będzie to faktura ustrukturyzowana. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika w tym procesie, w przeciwieństwie do faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego  wprowadzania danych do systemu księgowego.

Polecamy: Jak stosować split payment (PDF)

Dla przedsiębiorców i jednostek publicznych zostanie uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której będzie można bezpłatnie korzystać przez stronę internetową. Duże podmioty będą mogły zintegrować się z tą platformą czyli automatycznie pobierać faktury z systemu.

"Platforma elektronicznego fakturowania będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień" – informuje wiceminister przedsiębiorczości i technologii Tadeusz Kościński.

Inne ustrukturyzowane dokumenty to zamówienie dostawy, awziowanie dostawy, potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa.Dla wykonawców wprowadzono możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych. 

"Dla przedsiębiorców oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne. Przed 1 sierpnia 2019 r. zamawiający nie będzie miał obowiązku przyjmowania przez platformę faktur o wartości poniżej 30 tys. euro" – podkreśla wiceszef MPiT.