Jak zdobyć fundusze z UE?

Kiedy już zrobimy listę projektów których realizacja spowoduje, że nasza firma będzie bardziej konkurencyjna na rynku. Gdy obliczymy koszty projektów i tego o jaką kwotę chcemy się starać. Kiedy już dowiemy się gdzie – do jakiego programu i działania możemy aplikować o środki na dany projekt to czeka nas jeszcze jedna decyzja. Jeśli mały lub średni przedsiębiorca ma kilka pomysłów to najprawdopodobniej będzie musiał ustalić priorytety czyli który projekt jest najważniejszy a który najmniej ważny.

Może się bowiem zdarzyć tak, że nie wszystkie projekty będą mogły zostać złożone w konkursach. Dzieje się tak gdy jeden projekt kwalifikuje się do konkursu do więcej niż jednego programu czy działania. Jeden projekt nie może być finansowany z dwóch lub więcej źródeł. Jednak jeśli są to dwa różne projekty to nie widzę przeszkód. Pierwszym takim projektem może być np. zakup linii produkcyjnej a drugim zakup oprogramowania do zarządzania jakością w firmie. To tylko przykłady, ale mam nadzieję, że pokazują, iż muszą to być dwa różne projekty.

Jak już ustalimy czy kwalifikujemy się do programu ogólnopolskiego czy regionalnego to trzeba zabrać się za lekturę wytycznych ws. kosztów kwalifikowalnych, aby ustalić które spośród wydatków w ramach projektu są kwalifikowalne. Jest to konieczne aby zweryfikować swoje wstępne obliczenia finansowe (opisane w poprzednim artykule) czyli o jaką kwotę będziemy chcieli aplikować.

Trzeba też pomyśleć o strukturze organizacyjnej w firmie, ponieważ przepisy unijne wymagają utworzenia oddzielnego systemu księgowego, oddzielnego konta itp. rzeczy dla projektu. Poza tym utworzenie osobnej księgowości dla projektu zdecydowanie ułatwia rozliczanie projektu i w ten sposób unikamy wątpliwości co należy do projektu finansowanego ze środków UE a co z budżetu firmy.

Zobacz: Kapitał na biznes - 8 sposobów na jego zdobycie

Przygotowując aplikację należy dokładnie sprawdzić termin rundy aplikacyjnej. Czy jest to nabór otwarty czy też nabór zamknięty. Czym się one różnią od siebie? Otóż nabór otwarty jest nieprzerwany od chwili jego ogłoszenia do wyczerpania środków, natomiast zamknięty ma ogłoszoną datę rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków. 

Kompletując dokumenty do wniosku pamiętać należy, że dokumenty finansowe mają ograniczoną ważność i niektóre są aktualne 3 miesiące a niektóre 6 miesięcy. Dla własnego bezpieczeństwa warto jednak przyjąć ten krótszy okres ważności. Ważne jest też aby wszystkie urzędowe decyzje miały pieczęcie potwierdzające, że decyzja jest prawomocna, natomiast kopie powinny mieć pieczęcie potwierdzające za zgodność z oryginałem. 

Ostatnią kwestią do przemyślenia jest to czy pisać samemu taki wniosek i kompletować całą dokumentację (co jest bardzo czasochłonne) samemu czy zlecić to na zewnątrz firmie doradczej takiej jak moja. Tutaj także bardzo pomocna jest analiza SWOT. W tej kwestii należy pamiętać o tym, że na rynku jest dużo firm doradczych oferujących napisanie wniosku a nawet jego kompleksową obsługę.

Trzeba jednak pamiętać, że niestety na rynku obok uczciwych firm funkcjonuje sporo oszustów. Najłatwiej ich rozpoznać po tym, że całą kwotę za napisanie wniosku chcą z góry. Najczęściej jednak jest tak, że 30% lub 50% kwoty płaci się po podpisaniu umowy a pozostałą część w chwili przekazania dokumentacji Klientowi lub w chwili złożenia wniosku – jednak to już jest indywidualna kwestia do omówienia pomiędzy Klientem a firmą doradczą.

Można też samemu pisać wniosek a podpisać umowę z firmą konsultingową jedynie na doradztwo – czyli jednorazowe spotkania na których omawiają Państwo poszczególne problemy. Tutaj indywidualnie negocjuje się stawkę za godzinę takich konsultacji. Trzeba też przewidzieć, że niektóre firmy mogą odmówić napisania naszego wniosku, ponieważ im się to po prostu nie opłaca. Firmom doradczym nie opłaca się pisać wniosków dla sektora MSP ponieważ są to głównie projekty o małej wartości (do kilku kilkunastu milionów złoty) a pracy jest tyle samo co przy dużych projektach (czyli takich ponad 20 mln euro).

Tutaj trzeba wiedzieć, że kwota za napisanie wniosku to jedno, a firmy doradcze żyją głównie z tzw. nagrody od sukcesu. Czyli gdy projekt którego wniosek przygotowywała firma doradcza dostanie dotację to firma doradcza otrzymuje procent od przyznanej dotacji. Przy dużych projektach waha się to między 2 a 5 %, natomiast przy małych projektach może to być od 5 nawet do 11 a nawet 12 % przyznanej dotacji.

Najbardziej przestrzegam jednak przed hurra optymizmem. Trzeba realnie ocenić możliwości na zamiary i starać się realnie ułożyć harmonogram realizacji projektu. Przyznanie dotacji i podpisanie umowy o dofinansowanie to tylko początek. Należy też przewidzieć co będzie po zakończeniu realizacji projektu ponieważ Komisja Europejska ma prawo skontrolować ten projekt w ciągu 5 lad od jego zakończenia.

Jeszcze raz do znudzenia przypominam, że wsparcie pochodzące z UE jest udzielane na zasadzie REFINANSOWANIA czyli pierwsze ponosimy konkretny wydatek, który po kilku miesiącach jest zwracany na podstawie wniosku o płatność. Trzeba też pamiętać o zachowaniu wszystkich faktur i rachunków a dopiero po poniesieniu wydatku składamy wniosek o płatność zazwyczaj raz na kwartał. Warto też wiedzieć, że nie dostajemy refundacji poniesionych kosztów następnego dnia. Czasami ten proces trwa kilka tygodni a nawet i miesięcy. Tutaj wszystko zależy od przelewów z Brukseli do Warszawy.

Ostatnio też coraz częściej mówi się o zaliczkowaniu czyli jeśli projekt otrzymał pozytywną decyzję ws. Dofinansowania to po podpisaniu umowy z Instytucją Wdrażającą może złożyć wniosek o zaliczkę. Taka praktyka będzie najbardziej popularna w dużych – ogólnopolskich programach, chociaż nie wykluczam, że będzie też stosowana w regionalnych. Trzeba jednak być wstrzemięźliwym w kwestii zaliczek bo mówi się o nich sporo a czasami są one bardziej uciążliwe niż samodzielne rozpoczęcie realizacji projektu za własne środki które później będę zrefundowane. Przede wszystkim są bardzo drogie, ponieważ wniosek o zaliczkę musi mieć w załączeniu różnego rodzaju gwarancje bankowe, a przecież wiemy jakie są obecnie realia kredytów i poręczeń bankowych…

Generalnie rzecz ujmując nie należy do funduszy unijnych podchodzić jak do czegoś nierealnego. Warto próbować. Przecież nie ryzykuje się niczym a można zyskać doświadczenie unijne wsparcie. Nie trzeba też zrażać się porażką, tylko wyciągnąć wnioski z popełnionych błędów, naprawić je i startować w następnym najbliższym naborze.

Pamiętajcie Państwo, że wraz z informacją o tym, że projekt nie zakwalifikował się na listę rankingową, IW udziela także informacji o przyczynach. Jeśli takiej informacji nie ma to każdy Beneficjent ma prawo poprosić o szczegółową informację a Instytucją Wdrażająca ma obowiązek udzielić takiej odpowiedzi. Jeśli są to błędy formalne to znaczy że były uchybienia w dostarczonych dokumentach. Jeśli były to błędny merytoryczne, to może to oznaczać, że projekt był niezgodny z wytycznymi danego działania. Jeśli w piśmie nie będzie informacji gdzie popełnili Państwo błąd i na czym on polegał to warto zwrócić się na piśmie do IW i poprosić o wyjaśnienie.

Taka informacja jest bardzo przydatna, ponieważ złożony projekt, który został negatywnie oceniony, poprawiamy w punktach o których jest mowa w piśmie i startujemy w kolejnej rundzie konkursowej. 

Zobacz: Jak finansować nową firmę funduszami pożyczkowymi?

Zatem do dzieła! I pamiętajmy, napisanie wniosku i podpisanie umowy o dofinansowanie to dopiero początek. A im dalej w las tym więcej drzew...

Pisałam już Państwu o tym co może zrobić przedsiębiorca aby myśleć o aplikowaniu o fundusze unijne. W następnym artykule będzie mowa o tym gdzie szukać pieniędzy na założenie firmy, na rozpoczęcie działalności gospodarczej i jakie to mogą być kwoty. Tak jak w poprzednich artykułach w tym także będą mieć Państwo informacje z pierwszej ręki ponieważ ja swoją firmę założyłam właśnie aplikując o dotacje na założenie własnej działalności gospodarczej. 

Przedsiębiorców natomiast już funkcjonujących na rynku bardzo proszę o sugestie co chcieliby przeczytać w kolejnych artykułach. Proszę napisać z jakimi problemami się borykacie i co sprawia najwięcej trudności. Ja w swoich kolejnych artykułach postaram się poruszyć interesujące Was tematy.

O Autorze