Krótszy okres archiwizacji dokumentów pracowniczych od 2019 r.

Sejm uchwalił projekt ustawy dotyczącej elektronizacji i krótszej archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Za jej przyjęciem głosowali posłowie wszystkich klubów. Świadczy to o tym, że mają świadomość jak ważne dla pracodawców są to zmiany.

Pracodawcy czekali na te zmiany od 2011 r., kiedy to pojawiły się one w projekcie w tzw. ustawy deregulacyjnej. Prace legislacyjne nad tą ustawą trwały dość długo i poprzedzone były szerokimi konsultacjami społecznymi. Dobrze, że w końcu udało się je doprowadzić do końca. Nowe przepisy wejdą w życie z początkiem 2019 r.

Najważniejszą zmianą jest skrócenie dotychczasowego, absurdalnie długiego, okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika - z aż 50 do 10 lat. Jest to dobre rozwiązanie, o które pracodawcy apelowali od dawna. Co więcej, jest ono zgodne ze standardami europejskimi. Dokumentacja jest przechowywana przez okres 10-letni przykładowo we Francji i Niemczech, a w niektórych państwach np. Danii, jeszcze krócej, bo 5 lat. Należy mieć jednak na uwadze to, że krótszy okres archiwizacji będzie powiązany z obowiązkiem po stronie pracodawcy przekazywania do ZUS comiesięcznych raportów informacyjnych. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. Co ważne, rozwiązaniem tym objęto także zleceniobiorców, aby również ta duża grupa mogła korzystać ze zmian w zakresie dysponowania przez ZUS danymi do przyznania świadczeń emerytalno-rentowych i ustalenia ich wysokości.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Kolejną istotną zmianą wynikającą z nowej ustawy jest umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Dotychczas pracodawcy stosowali formę elektroniczną jedynie jako pomocniczą, ponieważ przepisy wymagały tradycyjnej formy papierowej. Wykorzystanie formy elektronicznej wpłynie na zmniejszenie dokumentacji prowadzonej w firmach, a co za tym idzie – kosztów, które w całej gospodarce są szacowane na ok. 130 mln zł rocznie. Skróceniu ulegnie także czas poświęcany przez służby kadrowe na prowadzenie dokumentacji pracowniczej, a realizowanie stricte biurokratycznych obowiązków związanych z zatrudnianiem pracownika będzie szybsze i tańsze. Ograniczanie obowiązków i kosztów po stronie przedsiębiorców jest jak najbardziej pożądane. Tego rodzaju działania ułatwiają prowadzenie działalności gospodarczej, wpływają na rozwój firm i wzrost zatrudnienia.

Ustawa wprowadza także zmiany w zakresie sposobu wypłaty wynagrodzenia. Preferowana będzie teraz forma bezgotówkowa, co jest zgodne z oczekiwaniami pracodawców i pracowników, a ponadto ograniczy szarą strefę. Szacuje się, że zmiana ta spowoduje wzrost o 20 proc. liczby pracowników otrzymujących wynagrodzenie w formie bezgotówkowej. Należy jednak zaznaczyć, że na wniosek pracownika będzie on mógł otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych.

Szkoda, że ostatecznie w projekcie nie znalazły się przepisy dotyczące elektronicznego sposobu komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Propozycja zakładała, że m.in. umowy o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy, wnioski urlopowe pracowników oraz realizacja obowiązków informacyjnych ciążących na pracodawcach, mogłyby mieć postać elektroniczną. Tego rodzaju rozwiązania stanowiłoby istotne ułatwienie dla pracodawców, dlatego liczymy, że prace nad nimi będą kontynuowane.

Zobacz: Prawo dla firm

Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP