Optymalizacja czasu i kosztów księgowości w sektorze MŚP przez pryzmat nowych rozwiązań IT

Nowe technologie będące obecnie jednym z najważniejszych punktów w strategii postępowego biznesu, mocno odznaczają swoją obecność również w tym obszarze. To właśnie one umożliwiają między innymi korzystanie z księgowości internetowej, która – obok tradycyjnych biur rachunkowych oraz pracowników na etacie – stanowi kolejną formę prowadzenia zarówno pełnej księgowości, jak i  Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to metoda szczególnie opłacalna dla małych i średnich przedsiębiorstw, start-upów oraz wszystkich tych, którzy samodzielnie chcą prowadzić swoje księgi, nie posiadając przy tym zaawansowanej wiedzy księgowej.

Czym jest zatem księgowość internetowa? Księgowość internetowa to przede wszystkim usługa polegająca na udostępnianiu bardzo prostego w obsłudze oprogramowania, które po wprowadzeniu dokumentów samodzielnie wykonuje operacje związane z prowadzeniem ksiąg, rozliczaniem podatków czy też wystawianiem faktur. Wszystko to jest możliwe dzięki zaawansowanej technologii SaaS (ang. Software as a Service) stanowiącej jeden z modeli chmury obliczeniowej. W modelu SaaS oprogramowanie wraz z całą infrastrukturą informatyczną jest przechowywane oraz utrzymywane u producenta. Użytkownicy będący jednocześnie odbiorcą usługi korzystają z aplikacji udostępnianej przez Internet.

Podstawową ideą księgowości internetowej jest to, iż użytkownik samodzielnie wprowadza do systemu dane oraz dokumenty obrazujące zdarzenia gospodarcze, a następnie system sam – na podstawie wbudowanych algorytmów oraz szablonów – dokonuje automatycznego ich księgowania. Pomimo że system księguje sam, oficjalnie za stronę księgową w pełni odpowiedzialny jest przedsiębiorca.

Typowymi przykładami obsługiwanych w ramach księgowości internetowej dokumentami i zdarzeniami są wydatki i związane z nimi koszty. Rejestrując poniesione wydatki, wystarczy wybrać ich odpowiedni rodzaj i wprowadzić istotne dane z faktury. Dzięki zaprogramowanym schematom księgowym system wykonuje odpowiednią dekretację oraz odpowiednio traktuje kwestie związane z podatkiem VAT. Przykładowo w przypadku mediów VAT odliczany jest w dacie tożsamej z terminem płatności, a nie w dacie otrzymania faktury.

Księgowość internetowa oferuje przedsiębiorcom również szereg rozszerzonych funkcjonalności, których głównym zadaniem jest ułatwienie prowadzenia i zarządzania firmą oraz dopełniania niezbędnych zgodnych z przepisami formalności. Wśród nich na uwagę zasługują moduły do ewidencji środków trwałych i wyposażenia, ewidencji pojazdów, rozliczania kilometrówek, kontroli płatności, windykacji, kadr i płac, czy też przeprowadzania analiz. Niezależnie od tego, jak bardzo rozbudowany i bogaty w dodatkowe funkcjonalności jest system informatyczny, w ramach usług księgowości internetowej użytkownicy mają zapewnioną możliwość łatwego i szybkiego wyliczenia zobowiązań podatkowych zarówno PIT, jak i VAT oraz ubezpieczeniowych ZUS. Sporządzane są deklaracje podatkowe oraz wysyłane do urzędu skarbowego.

Księgowość internetowa to niewątpliwie mająca szereg zalet metoda prowadzenia księgowości. Rozwiązanie to nie jest jednak dedykowane dla wszystkich przedsiębiorstw. Usługi księgowości internetowej najlepiej sprawdzają się w przypadku tych firm, które stosują zasady uproszczonej księgowości lub rozliczają się na podstawie Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów.

Jakie korzyści firmy czerpią z korzystania z księgowości internetowej?  Przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów. Do obsługi systemu informatycznego nie jest potrzebna fachowa wiedza księgowa, a co za tym idzie może na nim pracować każdy, kto tylko zapozna się z zasadami jego obsługi. Nie istnieje zatem potrzeba zatrudniania księgowego, czy też korzystania z usług biura rachunkowego. Biorąc pod uwagę niewielkie koszty abonamentu za dostęp do oprogramowania, rozwiązanie to jest zdecydowanie tanie.

Firmy korzystające z księgowości finansowej z pewnością oszczędzają czas. Raz wprowadzone do systemu informatycznego dane zostają przez niego odpowiednio zaksięgowane, ma miejsce naliczenie podatków, system sporządza deklaracje podatkowe. Wszystko to przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika. Księgowość internetowa, jako rozwiązanie w chmurze posiada również tę zaletę, iż dostępne jest „tu i teraz” w każdym dowolnym miejscu. Wystarczy komputer, laptop czy też smartfon z dostępem do Internetu, aby możliwy był pełny dostęp do swoich danych.

Powstaje jednak pytanie: co branża IT ma do zaoferowania prowadzącym pełną księgowość firmom z sektora MŚP w kwestii optymalizacji czasu i kosztów księgowości? Księgowość online to rozwiązanie, które w obecnych czasach Internetu staje się coraz bardziej powszechnym i budzącym ogromne zainteresowanie przedsiębiorstw, szczególnie z sektora MŚP. W ramach księgowości online firmy z branży IT proponują systemy informatyczne zapewniające przedsiębiorstwom możliwość prowadzenia pełnej księgowości zgodnie i w oparciu o Ustawę o rachunkowości. Systemy te są udostępnianie w ramach usługi SaaS, co wyróżnia je od tradycyjnego modelu dystrybucji oprogramowania, który polega na zakupie praw do użytkowania licencji i instalowaniu go we własnym środowisku informatycznym. Funkcjonalności księgowości online dziś już w żaden sposób nie odbiegają od tego, co oferują tradycyjne systemy informatyczne. Co więcej, duży nacisk kładzie się na rozwój platformy do połączeń online z instytucjami takimi jak urzędy skarbowe, czy też ZUS. W rezultacie jednym kliknięciem można przygotować odpowiednie deklaracje oraz przesłać je drogą elektroniczną do odpowiedniego urzędu.

Korzystanie z księgowości online w praktyce oznacza, iż to dostawca usługi w imieniu usługobiorcy dba o całe rozwiązanie. Jedyną rzeczą, jaką użytkownicy oprogramowania potrzebują, jest dostęp do połączenia z Internetem. Użytkowanie rozwiązań w chmurze daje oczywiście szereg wymiernych korzyści, z których na szczególną uwagę zasługuje, co najmniej kilka.

• Przejrzyste oraz przewidywalne koszty – usługobiorca płaci stały abonament miesięczny. Dla korzystających z chmury przedsiębiorstw oznacza to przede wszystkim koniec z dodatkowymi kosztami IT związanymi z utrzymaniem oraz obsługą sprzętu i oprogramowania.
• Elastyczność – firmy stosujące księgowość online mogą w prosty sposób reagować na zachodzące u siebie zmiany, angażując w pracę mniejszą lub większą liczbę użytkowników. W rozwiązaniu SaaS korzysta się tylko z tych zasobów, które są rzeczywiście potrzebne. Podsumowując, w chmurze płaci się wyłącznie za to, czego się używa.
• Wygoda – księgowość online opiera się na połączeniu internetowym, co z kolei wpływa na nieograniczony dostęp do systemu, zarówno z laptopa, tabletu czy też smartfona – i to z dowolnego miejsca.
• Aktualność rozwiązania – aktualizacja oprogramowania oraz środowiska do najnowszych ich wersji, przywracanie środowiska w przypadku koniecznym - wszystko to całkowicie leży w gestii usługodawcy.
• Bezpieczeństwo – rozwiązania osadzone w chmurze, najczęściej są zabezpieczone dużo lepiej, aniżeli przedsiębiorstwo jest w stanie samodzielnie je zabezpieczyć. Na fakt ten wpływa kilka czynników, wśród nich między innymi: posiadanie wielu źródeł zasilania, wysoki poziom kopii bezpieczeństwa (kopie zapasowe tworzone są nawet kilka razy dziennie), dane chronione są w wysokiej jakości centrach przetwarzania danych i to zgodnie z najwyższymi standardami czy też z regulacjami ISO.
• Niezawodność – to kolejna korzyść z rozwiązania w chmurze, jakim jest księgowość online. Dostępność oprogramowania zapewniona jest 24/7.
• Wiedza specjalistyczna – firmy nie muszą na bieżąco śledzić wszystkich zmian w przepisach. Oprogramowanie jest uaktualniane przy każdej znaczącej zmianie prawa, która wpływa na zasady prowadzenia księgowości. Ponadto, jak powszechnie wiadomo, branża IT rozwija się w niebywałym tempie. Innowacje pojawiają się tak szybko, że niemal niemożliwe jest ich śledzenie dla kogoś, kto nie jest specjalistą. Korzystając z usług w modelu SaaS, firmy pozostawiają poprowadzenie spraw IT ekspertom, uzyskując z oprogramowania po prostu to, co najlepsze.

Mając tak mocne wsparcie w nowych technologiach, coraz więcej firm skłania się ku korzystaniu właśnie z takich modeli rozwiązań. Mobilność, łatwość dostępu, intuicyjność obsługi, oszczędność czasu, opłacalność inwestycji, elastyczność i wygoda użytkowania, bieżące aktualizacje – są dodatkowymi elementami, które – poza oczywistymi funkcjonalnościami systemu księgowego – dają wymierną korzyść i paradoksalnie mogą zdecydować o korzystaniu z takiego, a nie innego modelu rozwiązania.

Źródło: Exact