Przedsiębiorca jedzie (wreszcie) na wakacje. Co może i powinien zrobić przedtem?

• Kto może zastąpić przedsiębiorcę?
• Uprawnienia pełnomocnika
• Uprawnienia prokurenta
• Kwestie organizacyjne
• Zawieszenie działalności na czas urlopu
• Jak zgłosić zawieszenie działalności gospodarczej?
• Konsekwencje podatkowe zawieszenia działalności
• Obowiązki wobec ZUS
• Sprawy mniej oczywiste

Kto może zastąpić przedsiębiorcę?

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą samodzielnie, to wyłącznie jemu przysługuje prawo do reprezentowania firmy. Aby przekazać je innej osobie, musi udzielić jej pełnomocnictwa. Dobrym pomysłem jest również ustanowienie prokurenta. 

Uprawnienia pełnomocnika

Prawa do reprezentowania firmy nie nabywa automatycznie ani księgowa prowadząca, ani współmałżonek czy inny członek rodziny. Dopiero pełnomocnictwo upoważnia wskazaną osobę do wykonywania czynności prawnych w imieniu przedsiębiorcy. Można je ograniczyć czasowo, wyznaczając okres jego obowiązywania, lub przedmiotowo. 

Przedmiotowe ograniczenie to zawężenie zakresu spraw, jakich dotyczy upoważnienie. Księgowa może uzyskać prawo do reprezentowania przed konkretnymi urzędami, a pracownik do zawierania umów na kwotę np. do 15 tysięcy złotych. To od przedsiębiorcy zależy kogo i do czego chce upoważnić. 

Uprawnienia prokurenta

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa. Można z niego skorzystać, jeżeli jest się przedsiębiorcą wpisanym do rejestru CEIDG bądź prowadzi przedsiębiorstwo podlegające wpisowi do KRS. Informacja o ustanowieniu prokurenta trafia do tych rejestrów i będzie widoczna dla kontrahentów. 
Jaki zakres uprawnień ma prokurent? Może on podejmować czynności sądowe i pozasądowe związane z działalnością firmy. Jego kompetencje są wprawdzie szersze od kompetencji pełnomocnika, ale wciąż ograniczone. Prokurent nie ma prawa np. do zbycia firmy czy też nieruchomości przedsiębiorcy. Co ważne, prokurę można odwołać w dowolnym momencie.

Kwestie organizacyjne

Nieobecność w firmie może zaburzyć jej funkcjonowanie, dlatego warto zadbać też o sprawy organizacyjne. Konieczne jest wyznaczenie lidera, który zastąpi właściciela i będzie czuwał nad prawidłowym funkcjonowaniem firmy. Ważne, by ustalić, jakie sprawy będą wymagały telefonicznej konsultacji, a jakie decyzje zastępca podejmie samodzielnie. To pozwoli uniknąć częstych telefonów z pytaniami, które mogą skutecznie zrujnować urlop. 

Zawieszenie działalności na czas urlopu

Gdy przedsiębiorca obawia się powierzenia firmy w obce ręce albo nie chce prowadzić jej w okresie urlopu, może zawiesić prowadzoną działalność gospodarczą. Skorzysta z tej opcji pod warunkiem, że nie zatrudnia pracowników. Minimalny okres zawieszenia to 30 dni. To wystarczająco długi czas na udany urlop z dala od wszystkich związanych z firmą obowiązków, ale ponosi za sobą szereg konsekwencji. Taką decyzję warto skonsultować z księgową. Jak mówi Patrycja Pawlak, liderka zespołu księgowego w CashDirector SA: Podczas zawieszenia przedsiębiorca nie może prowadzić działalności gospodarczej. Oznacza to brak możliwości świadczenia usług. W okresie zawieszenia przedsiębiorca powinien wstrzymać również działania promocyjne, a także nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów niektórych wydatków poniesionych w tym okresie (podczas zawieszenia możemy rozliczyć tylko koszty stałe, takie jak leasing czy najem).

Jak zgłosić zawieszenie działalności gospodarczej?

Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej - CEIDG-1 można złożyć:

• elektronicznie, poprzez portal biznes.gov.pl,
• osobiście, w urzędzie miasta lub gminy,
• listownie - potrzebne będzie notarialne poświadczenie podpisu, 
• przez pełnomocnika.

CEIDG przekazuje następnie uzyskaną od przedsiębiorcy informację do innych urzędów - GUS, US i ZUS. Nie musi on więc składać tam analogicznych informacji.

Konsekwencje podatkowe zawieszenia działalności

Co do zasady za okres zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku składania rozliczenia  JPK_V7M lub JPK_V7K. Jeśli chodzi o podatek dochodowy, nie wpłaca zaliczek. Ważny jest jednak czas powstania obowiązku podatkowego. Jeśli powstał w okresie przed zawieszeniem działalności, przedsiębiorca musi zapłacić podatek, nawet jeśli termin zapłaty wypadnie w okresie zawieszenia działalności. Ostatni podatek i składkę ZUS zapłacić należy zatem w miesiącu następnym po zawieszeniu działalności.

Ważne także, że podczas zawieszenia działalności przedsiębiorca również ma obowiązek złożyć rozliczenia roczne PIT i ZUS DRA.

Gdy przedsiębiorca rozlicza się w formie karty podatkowej, a okres zawieszenia lub przerwy zgłoszonej do Naczelnika Urzędu Skarbowego wynosi co najmniej 10 dni, nie płaci podatku za okres trwania tej przerwy. 

Obowiązki wobec ZUS

Po złożeniu wniosku w sprawie zawieszenia działalności gospodarczej ZUS prześle odrębne pismo. Zawiera ono informacje o wyrejestrowaniu z systemu jako płatnika składek. Oznacza to, że w okresie zawieszenia nie ma obowiązku ani ich opłacania, ani składania dokumentów rozliczeniowych. Tym samym jednak traci się prawo do ubezpieczeń, jeżeli nie podlega się im z innych tytułów.

Szczególnie dotkliwa może być utrata ubezpieczenia zdrowotnego, która nastąpi po 30 dniach od wygaśnięcia obowiązku ubezpieczeniowego. Korzystne jest więc zaplanowanie urlopu przed upływem tego okresu bądź dołączenie do dobrowolnego ubezpieczenia. W tym celu składa się wniosek do NFZ.

Sprawy mniej oczywiste

Jeśli przedsiębiorca nie planuje zawieszać działalności na czas urlopu, powinien wziąć pod uwagę sprawy, które mogą się wydarzyć w międzyczasie. Musi pamiętać o terminowym płaceniu podatków i składek, a jeśli data płatności przypada na okres nieobecności - zapłacić wcześniej lub zaplanować przelew. Jak mówi Patrycja Pawlak: “Na wakacjach warto zadbać o swoje bezpieczeństwo. Dobrze też uregulować wszystkie zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i ZUSu jeszcze przed wyjazdem, żeby mieć spokojną głowę. Jeśli wyjazd wakacyjny połączony jest również z prowadzeniem działalności, polecam także zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów kosztowych, np. zrobić zdjęcie faktury kosztowej i przesłać ją księgowej, zanim faktura ulegnie zniszczeniu w morzu czy na słońcu.”

Zabezpieczenie firmy oraz własnych interesów to czynności konieczne do tego, by urlop był udany. Warto zadbać o wymienione kwestie odpowiednio wcześnie, a okres letniego wypoczynku będzie czasem beztroski i oderwania od codziennej rutyny.